Планирование работы заведения
Характерно для людей:
Предприятия общественного питания отличаются от многих других видов деятельности тем, что загрузка заведения не является постоянной и меняется в зависимости от дня недели, времени суток, времени года, праздников и различных мероприятий.
Как правило, пиковая загрузка заведений наблюдается во время бизнес-ланча, в вечернее время в пятницу и субботу, а также, например, во время проведения футбольных матчей. Для того, чтобы эффективно выстроить работу заведения, у управляющего всегда под рукой должна быть следующая информация:
- Распределение потока гостей по дням неделям и по часам за месяц
- Сколько столов забронировано и в какое время
- Запланированные банкеты
Наличие этой информации позволит оперативно влиять на количество персонала, задействованного в работе заведения, даст возможность в случае необходимости вызвать "усиление" на кухне и в зале, правильно спланировать закупки, подстраховаться на случай пиковой нагрузки мобильными приложениями для самостоятельного заказа блюд. Современные системы автоматизации позволяют хранить эту информацию и оперативно предоставлять ее для управляющего буквально в одном отчете.
Скорость и точность обслуживания гостей
Возможности ПП «Трактиръ», решающие эту задачу:
Количество гостей в заведениях общепита может сильно варьироваться в зависимости от дня недели, времени суток и других факторов, однако в каждом ресторане можно выделить часы пиковой загрузки. Чтобы оптимально выстроить работу заведения во время большого наплыва посетителей у управляющего всегда должна быть под рукой информация о месячном распределении потока гостей по дням недели и времени суток, количестве забронированных столов, запланированных мероприятиях и других факторах.
Решить эти проблемы на основе математических и экономических показателей поможет облачный программный продукт «Трактиръ: Аналитика», позволяющий анализировать большие объемы информации и выделять ключевые показатели эффективности (KPI) в работе любого ресторана.
На основе полученных данных вы сможете эффективно распределять смены персонала в соответствии с ТК, чтобы в случае необходимости «усиливать» бригады зала и кухни, а также правильно подходить к планированию закупок и подготовке к банкетам. Информация будет предоставлена руководителю за любой период времени, на основании чего он сможет принимать управленческие решения.
30 видов отчетов в любом разрезе и за любой период времени позволят выбрать данные для анализа с детализацией по ресторанам, официантам, группам, категориям товаров или группам печати.
Работа с системой полностью бесплатна. После регистрации вы получите параметры доступа и сможете приступить к анализу.
В системе «Трактиръ: Front-Office» поддерживается услуга бронирования мест и предварительного заказа. Эта услуга, как правило, рассчитана на гостей заведения, которые планируют свое посещение заранее и предпочитают, чтобы все было приготовлено к их приходу. Кроме того, предварительный заказ — необходимая процедура для различных видов корпоративного обслуживания: банкетов, праздничных обедов и ужинов.
Бронирование посадочных мест может производиться как сотрудниками на рабочих местах в зале, так и на рабочем месте администратора заведения, и может включать в себя либо только бронирование нужного столика на определенное время, либо и предварительный заказ необходимых блюд и услуг. Предварительный заказ может сопровождаться внесением предоплаты (например, процента от общей суммы заказа).
Система «Трактиръ: Front-Office» позволяет:
- бронировать за определенным клиентом посадочное место (одно или несколько) на заданную дату и время;
- составлять и сохранять вместе с бронью предварительный заказ (список услуг, товаров и блюд) на забронированное посадочное место, а также распечатать предварительное меню;
- принимать от клиента и регистрировать на ККМ предоплату за сделанный предварительный заказ;
- официанту — автоматически открывать и заполнять заказ на основании имеющейся брони и предварительного заказа;
- вести журнал и график бронирования, и использовать их для наглядной работы с бронью (предварительными заказами);
- на рабочем месте формировать отчеты для менеджера зала и кухни по планируемым на сегодня броням.
В дополнение к возможности бронирования столиков через Интернет реализована выгрузка актуального меню заведения на сайт онлайн-сервисов Трактиръ. Для выгрузки на сайт может использоваться либо отдельно сформированное меню, либо то же самое меню, с которым работают сотрудники на рабочих местах системы.
Посетители сайта могут использовать меню для составления предварительного заказа при бронировании столиков в заведении. Бронируя столик или заказывая банкет, можно сразу указать в заявке нужные позиции меню и прикинуть общую стоимость заказа.
Введенная на сайте заявка на бронирование попадет непосредственно в «Трактиръ: Front-Office» и будет обработана вручную или автоматически в зависимости от настроек. Заполненный предварительный заказ поможет заведению заранее подготовиться к посещению, спланировать приготовление необходимых блюд, учесть особые пожелания гостя.
После заполнения заявки на сайте гость сразу сможет увидеть результат: принята его заявка или нет.
Для начала использования онлайн-сервисов пользователям «Трактиръ: Front-Office» достаточно:
- зарегистрироваться в системе онлайн-сервисов на сайте www.traktir-online.ru;
- настроить в личном кабинете необходимые параметры под свое заведение, добавить описание, фотографии;
- получить уникальную ссылку, которую разместить в контактной информации или использовать на своем сайте для переадресации. По этой ссылке гости ресторана смогут заполнить заявку на бронирование, которая попадет непосредственно в «Трактиръ: Front-Office».
Работа с мероприятиями — это отдельный бизнес-процесс в общественном питании, который для многих заведений может составлять важную или даже основную часть деятельности. Банкеты и фуршеты могут быть экономически выгоднее, чем обслуживание клиентов по классической схеме за счет того, что потребность в блюдах заранее известна, а значит их приготовление и закупка может быть просчитана и оптимизирована. Это позволяет даже при уменьшении цены на меню получить большую прибыль за счет сокращения затрат.
Однако, учет мероприятий несет в себе и дополнительную нагрузку на заведение. Ведь заказчику нужно заранее предложить несколько вариантов меню с разным наполнением, разным уровнем обслуживания и ценами. При этом каждый вариант нужно просчитать, проверить на рентабельность и наличие продуктов, учесть скидки и т.д.
Трактиръ поддерживает несколько вариантов работы с мероприятиями. Они определяются видами документа «План-меню» и учитываются в разрезе мероприятий (корпоративный семинар, свадьба, банкет и т.д.), видов меню (завтрак, обед, ужин и т.д.) и вариантов меню (бюджетный, обычный, люкс и т.д.).
В общем случае одно мероприятие может включать в себя несколько приемов пищи. В свою очередь, каждый из них может быть запланирован и рассчитан в нескольких вариантах, отличающихся, например, подбором блюд или обслуживанием.
По каждому варианту меню для мероприятия мы можем оценить себестоимость, выручку и прибыль в целом по банкету и в пересчете на гостя.
Прямо из рабочего места по планированию меню есть возможность оперативно пересчитывать банкет на другое количество гостей.
Для шеф-повара и закупщиков формируется специальный отчет, в котором указана недостача продуктов для проведения мероприятия, расчет того, что нужно приготовить. Управляющему инструмент дает возможность держать под контролем все специальные мероприятия, проводимые в ресторане и быстро вносить изменения в меню в соответствии с пожеланиями гостей.
