Трактиръ: Back-Office Бухгалтерский учет в ресторане и кафе

Ведение учета в разрезе нескольких юридических лиц в одной базе данных. Все юридические лица организации могут иметь свою учетную политику и применять свой режим налогообложения. Такой подход позволяет организации существенно оптимизировать затраты на налоги при полном соблюдении требования фискального законодательства.
Как правило предприятия выделяют юридическое лицо для торговли алкогольной продукцией, работа с которой налагает дополнительные требования к виду юридического лица и применяемой системы налогообложения. При этом весь остальной оборот проводят через другое юридическое лицо, применяющее льготную систему налогообложения.

Такое разделение требует дополнительных усилий при учете, но позволяет существенно экономить на налогах. Системы Трактиръ позволяют максимально упростить такой учет, автоматически разделяя оплаты на нужные кассовые аппараты, формируя внутрифирменные перемещения, учитывая раздельное движение денежных средств и формируя нужную регламентированную отчетность.

Бэк-офисные системы Трактиръ представляют собой расширение типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия». Поэтому все возможности, реализуемые на типовой конфигурации, полностью сохранены, и можно пользоваться ими точно также, как если бы вы установили на свой компьютер стандартную версию «1С:Бухгалтерия» (т.е. сохранены все константы, документы, отчеты, план счетов и т.д.). Кроме того, можно обновлять и редактировать регламентированные формы отчетности.

Подчеркнем — не нужно делать никаких «выгрузок» в «1С:Бухгалтерию»! Она уже есть в бэк-офисных версиях систем Трактиръ.

Примечания

1. Если на вашем предприятии функциональные возможности Трактира нужны двум сотрудникам, а с программой «1С:Бухгалтерия» работает, скажем, десять, то для таких условий работы достаточно приобрести двухпользовательскую версию Трактира, а не версию для десяти пользователей.
2. Если вы уже используете в работе типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия» и не изменяли ее самостоятельно, то для перехода на использование программных продуктов Трактиръ вам будет достаточно произвести стандартное объединение конфигураций: вашей и Трактира. Данная процедура является штатной для платформ «1С:Предприятие 7.7» или «1С:Предприятие 8».

Поддерживаются:

- Общая система налогообложения,

- Упрощенная система налогообложения,

- Учет деятельности, облагаемой ЕНВД.

В бэкофисных конфигурациях все формы первичных документов и отчетов взяты из журнала унифицированных форм отчетности для предприятий общественного питания.

Позиционирование объектов сетевых ресторанов или какие-то маркетинговые задачи локального ресторана могут потребовать наличия разных вариантов приготовления одного и того же блюда. Например, для ланчей суп может быть «беднее» по ингредиентам, чем по обычному меню, или в ресторане сети в центре города вложения рыбы в ролл больше, чем в заведениях на окраине. Если рестораны сети расположены в разных городах или районах, то у них могут возникнуть сложности с закупкой полностью одинаковых ингредиентов, а это также потребует наличия нескольких одновременно действующих ТТК одного и того же блюда для разных объектов сети.

В нашей системе для каждого блюда может существовать несколько ТТК. В карточке номенклатуры действующая на данный момент ТТК в разделе «Калькуляция» на закладке «Производство» отмечается галочкой (в системе «Трактиръ: Back-Office» на закладке «Калькуляция»). Это свойство привязано к объекту реализации для автоматического определения действующей в данном ресторане калькуляции.   

Поддерживаются:

- Общая система налогообложения,

- Упрощенная система налогообложения,

- Учет деятельности, облагаемой ЕНВД.

В бэкофисных конфигурациях все формы первичных документов и отчетов взяты из журнала унифицированных форм отчетности для предприятий общественного питания.

В бэк-офисных системах Трактиръ учет продуктов и блюд может происходить на нескольких кухнях и точках реализации. Весь список необходимых точек реализации, кухонь и других мест хранения вносится в справочник «Места хранения МПЗ». Для каждого элемента необходимо указать тип склада (оптовый или розничный).

В бэк-офисных системах Трактиръ для товаров, продукции (блюд) или полуфабрикатов есть возможность контролировать минимальные остатки. Если необходимо вести контроль за минимальными остатками номенклатурной единицы, то следует установить флаг «контролировать минимальный остаток» в карточке товара на закладке «Минимальные остатки».

Контроль минимальных остатков в конфигурации может вестись как в целом по всем местам хранения, так и с привязкой к некоторым из них. Для хранения информации о минимальных остатках в разрезе мест хранения данной номенклатурной единицы в конфигурациях существует справочник «Минимальные остатки товаров», подчиненный справочнику «Номенклатура».

С помощью отчета «Контроль минимальных остатков» можно получить информацию о фактических и плановых остатках номенклатуры на любую дату как в разрезе различных мест хранения, так и по всему предприятию в целом.

В системе реализован механизм поиска «вхождений» выбранной номенклатурной единицы в калькуляционных карточках блюд и полуфабрикатов с формированием отчета по результатам поиска.

С помощью отчета «Поиск вхождений МПЗ в ТТК» можно сформировать табличный документ, содержащий перечень всех блюд и полуфабрикатов, в состав которых входит выбранная номенклатурная единица.

Для получения данных об остатках товаров в кладовых можно сформировать отчет «Акт о передаче товаров и тары (форма ОП-18)». Этот документ применяется для оформления передачи товаров и тары при смене материально ответственных лиц при пересменке.

Акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается у материально ответственного лица, сдающего товар и тару, второй — у лица, принимающего товар, тару, а третий передается в бухгалтерию. «Акт о передаче товаров и тары» можно сформировать на любую дату по любому виду места хранения (складу, производству, месту реализации), а также по любому типу цен.

Данные о реализации в бэк-офисе отражаются в бухгалтерском учете документом «Продажа в розницу». Чтобы произвести расчет сырья, можно воспользоваться механизмом «Ввод на основании». Так на основании документа «Продажа в розницу» можно ввести документ «Выпуск продукции (блюд)», на основании которого, в свою очередь, можно ввести документ «Требование в кладовую», который служит основанием для получения необходимого количества сырья из кладовой. На основании «Требования в кладовую» можно ввести документ «Перемещение товаров». Схема может отличаться в зависимости от того, какая технологическая схема учета применяется на предприятии.

С помощью отчета «Оборотная ведомость МПЗ» можно получить:

• информацию об остатках на начало и конец периода,
• информацию о движении товаров, блюд и материалов в разрезе номенклатуры и мест хранения,
• возможность развернуть информацию по документам.

Работа с мероприятиями — это отдельный бизнес-процесс в общественном питании, который для многих заведений может составлять важную или даже основную часть деятельности. Банкеты и фуршеты  могут быть экономически выгоднее, чем обслуживание клиентов по классической схеме за счет того, что потребность в блюдах заранее известна, а значит их приготовление и закупка может быть просчитана и оптимизирована. Это позволяет даже при уменьшении цены на меню получить большую прибыль за счет сокращения затрат.

Однако, учет мероприятий несет в себе и дополнительную нагрузку на заведение. Ведь заказчику нужно заранее предложить несколько вариантов меню с разным наполнением, разным уровнем обслуживания и ценами. При этом каждый вариант нужно просчитать, проверить на рентабельность и наличие продуктов, учесть скидки и т.д.

Трактиръ поддерживает несколько вариантов работы с мероприятиями. Они определяются видами документа «План-меню» и учитываются в разрезе мероприятий (корпоративный семинар, свадьба, банкет и т.д.), видов меню (завтрак, обед, ужин и т.д.) и вариантов меню (бюджетный, обычный, люкс и т.д.).

В общем случае одно мероприятие может включать в себя несколько приемов пищи. В свою очередь, каждый из них может быть запланирован и рассчитан в нескольких вариантах, отличающихся, например, подбором блюд или обслуживанием.

По каждому варианту меню для мероприятия мы можем оценить себестоимость, выручку и прибыль в целом по банкету и в пересчете на гостя. 

Прямо из рабочего места по планированию меню есть возможность оперативно пересчитывать банкет на другое количество гостей. 

Для шеф-повара и закупщиков формируется специальный отчет, в котором указана недостача продуктов для проведения мероприятия, расчет того, что нужно приготовить. Управляющему инструмент дает возможность держать под контролем все специальные мероприятия, проводимые в ресторане и быстро вносить изменения в меню в соответствии с пожеланиями гостей.

В документе «Поступление товаров" присутствует флаг «Автоматически оприходовать излишки». При включенном флаге происходит следующее.

Если на момент проведения документа конечное сальдо по счету 41.1 для указанного в табличной части товара отрицательно (что может произойти, если в программе отключен контроль отрицательных остатков и количество проданных (списанных в производство) товаров превысило имеющиеся на складе), то при проведении документа, по каждому наименованию товара, указанному в табличной части, будут сформированы проводки, имеющие то же назначение, что и при проведении инвентаризации.

При этом количество каждого товара в проводке берется равным его количеству в отрицательных остатках, а цена определяется по текущей себестоимости данного товара.

В документе «Списание товаров (продуктов, блюд и полуфабрикатов)» есть возможность указать на какой счет списывать стоимость товаров и готовых изделий при проведении документа. В зависимости от счета списания запрашиваются дополнительные аналитические признаки (субконто).

При выборе признака «Списание на себестоимость» списание будет произведено на себестоимость реализованных товаров и блюд (счет 90.2.1 «Себестоимость продаж, не облагаемых ЕВНД» или счет 90.2.2 «Себестоимость продаж, облагаемых ЕВНД», если установлен соответствующий флаг).

Как и в типовой бухгалтерии, при проведении документа «Закрытие месяца» происходит автоматический расчет реализованной торговой наценки, при условии ведения учета товаров в розничной торговле по продажным ценам. Расчет производится по каждому торговому подразделению. Также происходит определение финансового результата.

При поступлении товара существует возможность автоматически обновлять основную цену приобретения в карточке товара. Для этого устанавливается соответствующий флажок в документе «Поступление товаров». В дальнейшем удобно использовать цену из карточки при подстановке ее в другие документы.

Реквизит «Цена» у блюда или товара является периодическим и хранит историю своего изменения. Поэтому в любой момент можно посмотреть историю изменения отпускных цен для конкретного блюда или товара.

Позиционирование объектов сетевых ресторанов или какие-то маркетинговые задачи локального ресторана могут потребовать наличия разных вариантов приготовления одного и того же блюда. Например, для ланчей суп может быть «беднее» по ингредиентам, чем по обычному меню, или в ресторане сети в центре города вложения рыбы в ролл больше, чем в заведениях на окраине. Если рестораны сети расположены в разных городах или районах, то у них могут возникнуть сложности с закупкой полностью одинаковых ингредиентов, а это также потребует наличия нескольких одновременно действующих ТТК одного и того же блюда для разных объектов сети.

В нашей системе для каждого блюда может существовать несколько ТТК. В карточке номенклатуры действующая на данный момент ТТК в разделе «Калькуляция» на закладке «Производство» отмечается галочкой (в системе «Трактиръ: Back-Office» на закладке «Калькуляция»). Это свойство привязано к объекту реализации для автоматического определения действующей в данном ресторане калькуляции.   

Плановая себестоимость, рассчитанная на момент печати калькуляционной карточки блюда, хранится в карточке товара и ее значение всегда доступно для анализа. Обращаем внимание, что при непосредственном выпуске блюд учитывается фактическая себестоимость на момент выпуска — фактическое количество и цены продуктов, зафиксированные в базе данных.

При закрытии смены в заведении автоматически формируются отчеты кассовой смены. Эти отчеты могут быть загружены в «Трактиръ: Management» (документ «Отчет ФО») и «Трактиръ: Back-Office». При проведении этих документов можно настроить режим автоматического формирования документов «Выпуск продукции» и «Перемещение товаров» по тем блюдам, реализация которых произошла за смену. В этом случае будет происходить списание продуктов с того склада, где хранятся ингредиенты и осуществляется производство, а оприходование готовой продукции будет производиться сразу на розничный склад, с которого идет продажа. Такой подход к работе «по факту» позволяет существенно облегчить задачи по учету ингредиентов для бухгалтера-калькулятора, что позволит ему уделять больше времени фактическому контролю за движением запасов в заведении.

Необходимые схемы движения продуктов и блюд нужно заранее указать на закладке «Товародвижение» в карточке номенклатуры.

Ведение учета в разрезе нескольких юридических лиц в одной базе данных. Все юридические лица организации могут иметь свою учетную политику и применять свой режим налогообложения. Такой подход позволяет организации существенно оптимизировать затраты на налоги при полном соблюдении требования фискального законодательства.
Как правило предприятия выделяют юридическое лицо для торговли алкогольной продукцией, работа с которой налагает дополнительные требования к виду юридического лица и применяемой системы налогообложения. При этом весь остальной оборот проводят через другое юридическое лицо, применяющее льготную систему налогообложения.

Такое разделение требует дополнительных усилий при учете, но позволяет существенно экономить на налогах. Системы Трактиръ позволяют максимально упростить такой учет, автоматически разделяя оплаты на нужные кассовые аппараты, формируя внутрифирменные перемещения, учитывая раздельное движение денежных средств и формируя нужную регламентированную отчетность.

Бэк-офисные решения «Трактиръ» поддерживают обмен данными с широким спектром специализированных кассовых программных продуктов, что позволяет сделать конфигурацию учетной системы заведения более гибкой. Владелец заведения может выбрать кассовую систему под свои потребности или оставить используемую ранее систему, заменив только модуль бэк-офиса.

Для предприятий общественного питания реализована загрузка данных о продажах для следующих решений:

• Трактиръ: Front-Office,
• Frontol
• R-Keeper v.6 и v.7,
• Эвотор.

В общем случае обмен данными осуществляется в двустороннем режиме, когда из бэк-офисного решения во фронт-офис выгружаются данные о продаваемой номенклатуре и розничных складах, а из фронт-офиса в бэк-офисные решения загружаются данные о продажах за смену. 

Для ряда решений реализована возможность получать данные не только на конец смены, но и оперативные данные по текущим продажам, что позволяет получить актуальную информацию по текущим остаткам товаров, блюд и полуфабрикатов на складе. Такая возможность будет полезна для проведения внезапной инвентаризации и формирования заказа поставщикам.

Бэк-офисные системы Трактиръ представляют собой расширение типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия». Поэтому все возможности, реализуемые на типовой конфигурации, полностью сохранены, и можно пользоваться ими точно также, как если бы вы установили на свой компьютер стандартную версию «1С:Бухгалтерия» (т.е. сохранены все константы, документы, отчеты, план счетов и т.д.). Кроме того, можно обновлять и редактировать регламентированные формы отчетности.

Подчеркнем — не нужно делать никаких «выгрузок» в «1С:Бухгалтерию»! Она уже есть в бэк-офисных версиях систем Трактиръ.

Примечания

1. Если на вашем предприятии функциональные возможности Трактира нужны двум сотрудникам, а с программой «1С:Бухгалтерия» работает, скажем, десять, то для таких условий работы достаточно приобрести двухпользовательскую версию Трактира, а не версию для десяти пользователей.
2. Если вы уже используете в работе типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия» и не изменяли ее самостоятельно, то для перехода на использование программных продуктов Трактиръ вам будет достаточно произвести стандартное объединение конфигураций: вашей и Трактира. Данная процедура является штатной для платформ «1С:Предприятие 7.7» или «1С:Предприятие 8».