Трактиръ: Back-Office - надежный тыл вашего бизнеса
Полноценный бухгалтерский учет в ресторане, кафе, баре
и на любом другом предприятии общественного питания
![]() |
|
![]() |
Дополнение к "1С: Бухгалтерия"
|
|
В соответствии с законодательством
|
Трактиръ: Back-Office является дополнением к типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия» ,и позволяет бухгалтеру вести учёт в привычной ему среде. Основное предназначение продукта: автоматизация ведения бухгалтерского и налогового учета в ресторане, кафе и на других предприятиях общественного питания. |
|
Трактиръ: Back-Office соответствует актуальному законодательству: в нем представлены унифицированные формы отчетов и документов, что значительно упрощает задачу ведения бухгалтерии в ресторане или кафе. Все обновления программного продукта Трактиръ: Back-Office выходят оперативно, исходя из текущих изменений законодательства. |
|
|
|
![]() |
|
![]() |
Для всех заведений и предприятий общепита
|
|
Одна база для нескольких предприятий
|
Трактиръ: Back-Office подходит для ведения бухгалтерского и налогового учета для любого типа заведений общественного питания: ресторана, кафе, бара, в том числе предприятий по производству полуфабрикатов и готовой продукции с последующей розничной или оптовой продажей. |
|
Программный продукт Трактиръ: Back-Office позволяет вести учет деятельности сразу нескольких предприятий. Для единого учета территориально разрозненных объектов применяется механизм распределенных информационных баз. |
|
|
|
![]() |
|
![]() |
Все необходимые документы для ведения учета
|
|
Учет алкогольной продукции
|
Трактиръ: Back-Office предоставляет набор всех необходимых документов для отражения хозяйственных операций в общественном питании. В программе также реализованы механизмы для планирования банкетов и других мероприятий (расчет экономических показателей, остатков на складе, учет реализации шведского стола и т.д.) |
|
Трактиръ: Back-Office помогает снять «головную боль» бухгалтера, связанную со сдачей алкогольной декларации, ведением журнала учета реализации алкоголя и взаимодействием с ЕГАИС. В программном продукте предусмотрен весь необходимый функционал для учета алкогольной продукции, полностью соответствующий текущему законодательству. |
|
|
|
![]() |
|
![]() |
Широкий спектр возможностей
|
|
Трактиръ: ПРОФ/СТАНДАРТ
|
Программный продукт разработан таким образом, что позволяет обеспечить современному ресторану любую степень контроля и управления предприятием, при этом сокращая большинство рутинных операций и трудоемких расчетов. Исходя из нашего большого опыта автоматизации бухгалтерского учёта, именно благодаря отзывам и пожеланиями наших партнеров и клиентов Трактиръ: Back-Office обладает широким спектром функциональных возможностей для решения наиболее актуальных задач по ведению бухгалтерии в ресторане и кафе XXI века. |
|
В зависимости от поставленных задач при ведении бухгалтерского учёта в ресторане и кафе, в продуктовой линейке представлены версии «Трактиръ: Back-Office ПРОФ» и «Трактиръ: Back-Office СТАНДАРТ». Версия СТАНДАРТ подойдёт для предприятий, где нет необходимости загрузки данных из фронт-офиса: небольших столовых, производственных цехов, организаций, оказывающих услуги общественного питания по безналичному расчету. Версия ПРОФ ориентирована для ресторанов, кафе, баров, столовых с выделенным кассовым местом, где необходим обмен с фронт - офисом. |
|
|
|

Для правомерного использования обновлений программного продукта «Трактиръ: Back-Office» требуется наличие активной подписки на Информационно-технологическое сопровождение фирмы 1С.
Используйте все возможности «Трактиръ: Back-Office»!
Анализ продаж
Метод «Menu engineering» позволяет быстро и точно анализировать данные о продажах и получать общую картину по всему меню, а также давать рекомендации для каждой отдельной позиции. Все это позволяет увеличивать маржинальную прибыль заведения в последующих периодах.
Его авторами считаются американские специалисты в области ресторанного консалтинга Mайкл Касавана и Дональд Смит. В основе данного метода лежит модель Бостонской матрицы (Матрица БКГ), которую Касавана и Смит расширили и адаптировали для ресторанного бизнеса. С тех пор «Menu engineering» является основным инструментом для анализа экономической эффективности и сбалансированности меню различных заведений.
Анализ структуры меню определяет, какой вклад в прибыль заведения вносит каждая из позиций меню в зависимости от ее маржинальной прибыли и популярности. Маржинальная прибыль - это сумма денег, которая позволяет оплачивать затраты на заработную плату и операционные издержки, а также получать операционную прибыль.
Определяя популярность и валовую прибыль каждой позиции меню и сравнивая их со средними значениями для всей структуры меню, все позиции распределяют по четырем группам:
Звезды – позиции с высокой популярностью и высоким уровнем прибыльности.
Рабочие лошадки – позиции с высокой популярностью, но низким уровнем прибыльности.
Загадки – позиции с низкой популярностью, но высоким уровнем прибыльности.
Собаки – позиции с низкой популярностью и низким уровнем прибыльности.
Отчет реализован таким образом, чтобы результаты анализа были представлены наглядно и были удобны для принятия решений. Графическое представление позволяет выделить позиции, которые требуют внимания в первую очередь.
Бухгалтерский учет
Как правило предприятия выделяют юридическое лицо для торговли алкогольной продукцией, работа с которой налагает дополнительные требования к виду юридического лица и применяемой системы налогообложения. При этом весь остальной оборот проводят через другое юридическое лицо, применяющее льготную систему налогообложения.
Такое разделение требует дополнительных усилий при учете, но позволяет существенно экономить на налогах. Системы «Трактиръ» позволяют максимально упростить такой учет, автоматически разделяя оплаты на нужные кассовые аппараты, формируя внутрифирменные перемещения, учитывая раздельное движение денежных средств и формируя нужную регламентированную отчетность.
Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:
- по средней себестоимости (только в продуктах «Трактиръ: Management» и «Трактиръ: Back-Office»);
- по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (ФИФО).
Различные способы оценки могут применяться независимо для каждого юридического лица (в зависимости от ПП).
В дополнение к стандартным возможностям выбора способа учета остатков, в Трактиръ: Management, реализована механизм, который позволяет выбирать для вида номенклатуры, учет будет вестись "по среднему", либо по ФИФО. Это позволит, например, для подачи алкогольных деклараций выбрать для номенклатуры с видом "Алкоголь" метод учета ФИФО, а для вида номенклатуры "Блюда" - "по среднему".
Бэк-офисные системы "Трактиръ" представляют собой расширение типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия". Поэтому все возможности, реализуемые на типовой конфигурации, полностью сохранены, и можно пользоваться ими точно также, как если бы вы установили на свой компьютер стандартную версию "1С:Бухгалтерия" (т.е. сохранены все константы, документы, отчеты, план счетов и т.д.). Кроме того, можно обновлять и редактировать регламентированные формы отчетности.
Подчеркнем — не нужно делать никаких "выгрузок в "1С:Бухгалтерию"! Она уже есть в бэк-офисных версиях систем "Трактиръ".
Примечания
- Если на вашем предприятии функциональные возможности Трактира нужны двум сотрудникам, а с 1С:Бухгалтерией работает, скажем, десять, то для таких условий работы достаточно приобрести двухпользовательскую версию Трактира, а не версию для десяти пользователей.
- Если вы уже используете в работе типовую конфигурацию "1С:Бухгалтерия" и не изменяли ее самостоятельно, то для перехода на использование программных продуктов "Трактиръ" вам будет достаточно произвести стандартное объединение конфигураций: вашей и Трактира. Данная процедура является штатной для платформ "1С:Предприятие 7.7" или "1С:Предприятие 8".
- Общая система налогообложения
- Упрощенная система налогообложения
- Учет деятельности, облагаемой ЕНВД
Ведение технико-технологических карт (ТТК)
Еще одним способом повышения точности работы с ТТК является их расчет не на одно блюдо, а на партию блюд. «Трактиръ» позволяет это делать, вводя в ТТК параметр «Расчет произведен на…», где указывается число порций, которые будут приготовлены по данной ТТК. Потому что соблюсти указанную в ТТК точность при приготовлении, например, одного рола или котлеты гораздо сложнее, чем при приготовлении сразу 100 котлет или 12 роллов – каждый отдельный экземпляр может иметь незначительные отклонения от нормы, но вся партия в целом будет близка к указанным в ТТК значениям. Система правильно спишет использованные ингредиенты, а повара используют при приготовлении именно то количество сырья, которое указано в ТТК.
Для того, чтобы поддерживать ТТК в актуальном состоянии в системе реализован механизм «Корректировки ТТК», который позволяет вносить в систему оперативные изменения, например в составе блюда или количестве ингредиентов. Такая операция может понадобиться в случае временной замены одного или нескольких ингредиентов блюда на аналоги. При этом «Корректировка ТТК» может вводиться на какой-то ограниченный период, который будет указан в документе. Система автоматически изменит механизм списания продуктов при приготовлении блюда по окончании периода действия «Корректировки ТТК», вернув исходные параметры.
Махинации с составом ТТК являются одним из самых распространенных методов мошенничества сотрудников кухни. Немного увеличив количество расходуемых ингредиентов в ТТК какого-то блюда, мошенник может сформировать излишек продуктов на своем складе – программа при каждом выпуске продукции будет списывать больше, чем по факту использует повар. Такой излишек потом может быть использован для покрытия недостачи, порчи или просто продан соседнему ресторану или поставщику за половину стоимости. Поэтому фиксация всех операций с ТТК и контроль за их составом и исполнением является важной задачей безопасности ресторана. Наша система предоставляет для этого все возможности.
Создание ТТК – самая трудоемкая и рутинная работа по настройке автоматизированной системы ресторана. При меню среднего размера в 100-150 позиций такая работа может занять 2-3 дня даже у опытного калькулятора. А ведь вновь созданные карты еще нужно тщательно проверить! Но при этом меню среднего ресторана как правило содержит не более 20-30% уникальных блюд, да и они часто основаны на модификациях уже известных ранее рецептов.
Поэтому для повышения скорости запуска заведения и облегчения работы бухгалтеров-калькуляторов, технологов и шеф-поваров во всех учетных решениях Трактиръ реализована загрузка электронного каталога товаров и готовых технико-технологических карт и калькуляционных карточек из сервиса FoodCOSTЕще одним вариантом использования сервиса FoodCOST может быть проверка созданных вашими сотрудниками ТТК на их соответствие стандартным технико-технологическим картам, для выявления ошибок или отклонений в ТТК. Такое сравнение позволяет посмотреть на меню ресторана «со стороны», исправить неточности или почерпнуть новые идеи.
Позиционирование объектов сетевых ресторанов или какие-то маркетинговые задачи локального ресторана могут потребовать наличия разных вариантов приготовления одного и того же блюда. Например, для ланчей суп может быть «беднее» по ингредиентам, чем по обычному меню, или в ресторане сети в центре города вложения рыбы в ролл больше, чем в заведениях на окраине. Если рестораны сети расположены в разных городах или районах, то у них могут возникнуть сложности с закупкой полностью одинаковых ингредиентов, а это также потребует наличия нескольких одновременно действующих ТТК одного и того же блюда для разных объектов сети.
В нашей системе для каждого блюда может существовать несколько ТТК, действующая на данный момент, в карточке номенклатурной единицы, на закладке "Калькуляция" отмечена галочкой. Это свойство привязано к объекту реализации для того, чтобы автоматически определять действующую в данном ресторане калькуляцию.
Исключение несанкционированного доступа к данным
Коллективная работа в бэк-офисных системах предполагает разделение ответственности сотрудников по работе с документами. В решениях Трактиръ предусмотрен раздельный доступ к различным документам, ограничения на выполнение отдельных функций, а также ограничение на видимость документов в разных торговых объектах.
Наиболее востребованные настройки ролей пользователей выполняются в пользовательских режимах. Более тонкая настройка прав доступна через конфигуратор.
Например, в Трактиръ: Head-Office и пользовательского режима настраиваются следующие ограничения прав:
- Оприходование товаров от поставщиков;
- Отгрузка товаров и продукции внешним контрагентам;
- Изменение цен поставщиков;
- Изменение наименований номенклатуры;
- Изменение документов в закрытом для редактирования периоде;
- Работа с «Клиент-банком»;
- Пломбирование документов и редактирование опломбированных документов;
- Многое другое
Для сетевых предприятий актуальными становятся дополнительные ограничения:
- Доступ сотруднику к документам только своего торгового объекта.
- Доступ на просмотр всех документов в сети.
- Полный доступ ко всем документам в сети.
Кроме настройки прав для каждого пользователя программы можно задать, какие рабочие места будут открываться по-умолчанию, основные значения для подстановки в документах, какие панели будут отображаться, как пользователь будет работать с торговым оборудованием.
Всё это делает работу с Трактиром безопасной и удобной.
Налоговый учет
- Общая система налогообложения
- Упрощенная система налогообложения
- Учет деятельности, облагаемой ЕНВД
Планирование запасов
В бэкофисных системах "Трактиръ" учет продуктов и блюд может происходить на нескольких кухнях и точках реализации. Весь список необходимых точек реализации, кухонь и других мест хранения вноситься в справочник "Места хранения МПЗ". Для каждого элемента необходимо указать тип склада (оптовый или розничный).
В бэк-офисных системах "Трактиръ" для товаров, продукции (блюд) или полуфабрикатов есть возможность контролировать минимальные остатки. Если необходимо вести контроль за минимальными остатками номенклатурной единицы, то следует установить флаг "контролировать минимальный остаток" в карточке товара на закладке "Минимальные остатки".
Контроль минимальных остатков в конфигурации может вестись как в целом по всем местам хранения, так и с привязкой к некоторым из них. Для хранения информации о минимальных остатках в разрезе мест хранения данной номенклатурной единицы в конфигурациях существует справочник "Минимальные остатки товаров", подчиненный справочнику "Номенклатура".
С помощью отчета "Контроль минимальных остатков" можно получить информацию о фактических и плановых остатках номенклатуры на любую дату как в разрезе различных мест хранения, так и по всему предприятию в целом.
В системе реализован механизм поиска "вхождений" выбранной номенклатурной единицы в калькуляционные карточки блюд и полуфабрикатов с формированием отчета по результатам поиска.
С помощью отчета "Поиск вхождений МПЗ в ТТК" можно сформировать табличный документ, содержащий перечень всех блюд и полуфабрикатов, в состав которых входит выбранная номенклатурная единица.
Для получения данных об остатках товаров в кладовых можно сформировать отчет "Акт о передаче товаров и тары (форма ОП-18)". Этот документ применяется для оформления передачи товаров и тары при смене материально ответственных лиц при пересменке.
Акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается у материально ответственного лица, сдающего товар и тару, второй — у лица, принимающего товар, тару, а третий — передается в бухгалтерию. "Акт о передаче товаров и тары" можно сформировать на любую дату по любому виду места хранения (складу, производству, месту реализации), а также по любому типу цен.
Данные о реализации в бэк-офисе отражаются в бухгалтерском учете документом "Продажа в розницу". Чтобы произвести расчет сырья, можно воспользоваться механизмом "Ввод на основании". Так на основании документа "Продажа в розницу" можно ввести документ "Выпуск продукции (блюд)", на основании которого, в свою очередь, можно ввести документ "Требование в кладовую", который служит основанием для получения необходимого количества сырья из кладовой. На основании "Требования в кладовую" можно ввести документ "Перемещение товаров". Схема может отличаться, в зависимости от того, какая технологическая схема учета применяется на предприятии.
С помощью отчета "Оборотная ведомость МПЗ" можно получить:
- инфомацию об остатках на начало и конец периода
- информацию о движении товаров, блюд и материалов в разрезе номенклатуры и мест хранения
- возможность развернуть информацию по документам
Планирование работы заведения
Работа с мероприятиями – это отдельный бизнес-процесс в общественном питании, который для многих заведений может составлять важную или даже основную часть деятельности. Банкеты и фуршеты могут быть экономически выгоднее, чем обслуживание клиентов по классической схеме за счет того, что потребность в блюдах заранее известна, а значит, их приготовление и закупка может быть просчитана и оптимизирована. Это позволяет даже при уменьшении цены на меню получить большую прибыль за счет сокращения затрат.
Но при этом учет мероприятий несет в себе дополнительную нагрузку на заведение. Ведь заказчику нужно заранее предложить несколько вариантов меню с разным наполнением, разным уровнем обслуживания и ценами. При этом каждый вариант нужно просчитать, проверить на рентабельность и наличие продуктов, учесть скидки и т.д.
«Трактиръ» поддерживает несколько вариантов работы с мероприятиями. Они определяются видами документа «План-меню» и учитываются в разрезе мероприятий (корпоративный семинар, свадьба, банкет и т.д.), видов меню (завтрак, обед, ужин и т.д.) и вариантов меню (бюджетный, обычный, люкс и т.д.).
В общем случае одно мероприятие может включать в себя несколько приемов пищи. В свою очередь, каждый из них может быть запланирован и рассчитан в нескольких вариантах, отличающихся, например, подбором блюд или обслуживанием.
По каждому варианту меню для мероприятия мы можем оценить себестоимость, выручку и прибыль в целом по банкету и в пересчете на гостя.

Прямо из рабочего места по планированию меню есть возможность оперативно пересчитывать банкет на другое количество гостей.
Для шеф-повара и закупщиков формируется специальный отчет, в котором указана недостача продуктов для проведения мероприятия, расчет того, что нужно приготовить. Управляющему инструмент дает возможность держать под контролем все специальные мероприятия, проводимые в ресторане и быстро вносить изменения в меню в соответствии с пожеланиями гостей.
Проведение инвентаризаций
В документе "Поступление товаров" присутствует флажок "Автоматически оприходовать излишки". При включенном флажке происходит следующее.
Если на момент проведения документа конечное сальдо по счету 41.1 для указанного в табличной части товара отрицательно (что может произойти, если в программе отключен контроль отрицательных остатков и количество проданных (списанных в производство) товаров превысило имеющиеся на складе), то при проведении документа, по каждому наименованию товара, указанному в табличной части, будут сформированы проводки, имеющие то же назначение, что и при проведении инвентаризации.
При этом количество каждого товара в проводке берется равным его количеству в отрицательных остатках, а цена определяется по текущей себестоимости данного товара.
При выборе признака "Списание на себестоимость" списание будет произведено на себестоимость реализованных товаров и блюд (счет 90.2.1 "Себестоимость продаж, не облагаемых ЕВНД" или счет 90.2.2 "Себестоимость продаж, облагаемых ЕВНД", если установлен соответствующий флаг).
Продвижение - нестандартные ходы
Разработка продающего меню является важным шагом для привлечения и удержания гостей, ведь именно после знакомства с ним складывается стойкое впечатление о ресторане. Оформленное по всем канонам и соответствующее концепции заведения меню позволит продать больше выгодных позиций с максимальной маржей и поможет превратить случайных посетителей в лояльных гостей, которые вернутся к вам снова.
Ошибка многих рестораторов в том, что они уделяют внимание лишь дизайну меню, забывая о грамотном и логичном составлении карты блюд, без которой гости просто затеряются в хаотичном многообразии позиций. Систематизировать данные, а также выявить рентабельность тех или иных блюд помогут отчёты: ABC-анализ, Сырьевая матрица и Меню-инжиниринг.
ABC-анализ и меню-инжиниринг позволяют оценить экономические показатели каждого блюда: число продаж, приносимый блюдом оборот, маржинальную прибыль и так далее. Сырьевая матрица помогает проанализировать меню с точки зрения выхода блюд, конкуренции по входящим в них ингредиентам, правильности ценообразования и наполнению меню (общему числю блюд, количеству групп в меню и т. п.)
Используя вышеперечисленные отчёты вы сделаете первый шаг к анализу меню вашего ресторана.
Себестоимость продукции и товаров
Создание ТТК – самая трудоемкая и рутинная работа по настройке автоматизированной системы ресторана. При меню среднего размера в 100-150 позиций такая работа может занять 2-3 дня даже у опытного калькулятора. А ведь вновь созданные карты еще нужно тщательно проверить! Но при этом меню среднего ресторана как правило содержит не более 20-30% уникальных блюд, да и они часто основаны на модификациях уже известных ранее рецептов.
Поэтому для повышения скорости запуска заведения и облегчения работы бухгалтеров-калькуляторов, технологов и шеф-поваров во всех учетных решениях Трактиръ реализована загрузка электронного каталога товаров и готовых технико-технологических карт и калькуляционных карточек из сервиса FoodCOSTЕще одним вариантом использования сервиса FoodCOST может быть проверка созданных вашими сотрудниками ТТК на их соответствие стандартным технико-технологическим картам, для выявления ошибок или отклонений в ТТК. Такое сравнение позволяет посмотреть на меню ресторана «со стороны», исправить неточности или почерпнуть новые идеи.
Позиционирование объектов сетевых ресторанов или какие-то маркетинговые задачи локального ресторана могут потребовать наличия разных вариантов приготовления одного и того же блюда. Например, для ланчей суп может быть «беднее» по ингредиентам, чем по обычному меню, или в ресторане сети в центре города вложения рыбы в ролл больше, чем в заведениях на окраине. Если рестораны сети расположены в разных городах или районах, то у них могут возникнуть сложности с закупкой полностью одинаковых ингредиентов, а это также потребует наличия нескольких одновременно действующих ТТК одного и того же блюда для разных объектов сети.
В нашей системе для каждого блюда может существовать несколько ТТК, действующая на данный момент, в карточке номенклатурной единицы, на закладке "Калькуляция" отмечена галочкой. Это свойство привязано к объекту реализации для того, чтобы автоматически определять действующую в данном ресторане калькуляцию.
Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:
- по средней себестоимости (только в продуктах «Трактиръ: Management» и «Трактиръ: Back-Office»);
- по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (ФИФО).
Различные способы оценки могут применяться независимо для каждого юридического лица (в зависимости от ПП).
В дополнение к стандартным возможностям выбора способа учета остатков, в Трактиръ: Management, реализована механизм, который позволяет выбирать для вида номенклатуры, учет будет вестись "по среднему", либо по ФИФО. Это позволит, например, для подачи алкогольных деклараций выбрать для номенклатуры с видом "Алкоголь" метод учета ФИФО, а для вида номенклатуры "Блюда" - "по среднему".
Учет алкогольной продукции
- Инвентаризация алкоголя. В специальном документе "Инвентаризация алкогольной продукции" проводится пересчет алкоголя в разрезе алкокодов и данные сверяются с остатками, загруженными из системы ЕГАИС. По расхождениям формируются документы "Акт списания ЕГАИС" и "Акт постановки на баланс ЕГАИС", которые корректируют остатки в ЕГАИС с учетом реальных остатков алкоголя. Пересчет алкоголя выполняется как 2D-сканером штрих-кодов, так и терминалом сбора данных. Если ведется продажа алкоголя только целой тарой, то результаты пересчета алкогольной продукции могут быть переданы в документ "Инвентаризация товаров" для выравнивания остатков в управленческом учете.
- Отражение продаж в системе ЕГАИС для общественного питания. На протяжении смены в фронт-офисных системах Трактиръ: Front-Office или АТОЛ: Fronol фиксируется вскрытие тары для продажи алкоголя, продаваемого порциями или по бокалам. В конце дня информация о вскрытой таре передается в бэк-офисные решения Трактиръ, где на основании полученных данных формируется специальный документ "Акт списания ЕГАИС" для алкогольной продукции, не подлежащей фиксации в ЕГАИС.
- Фиксация продажи алкоголя в ЕГАИС для розничной торговли. В Трактиръ: Front-Office при продаже алкогольной продукции целой тарой, в обязательном порядке запрашивается чтение акцизной марки. В момент закрытия чека информация по всей маркируемой алкогольной продукции передается в систему ЕГАИС, а гостю выдается чек, содержащий QR-код, по которому можно проверить легальность приобретенного алкоголя.
- Фиксация прочего расхода. Иногда случаются ситуации, когда необходимо списать купленный алкоголь. Как правило, это происходит при порче, утере алкоголя, расходу на маркетинговые нужды и прочий расход, когда невозможно отразить реализацию. В этом случае в бэк-офисных решениях оформляется "Акт списания ЕГАИС".
- Загрузка и сопоставление классификаторов организаций и алкогольной продукции;
- Загрузка входящих документов Товарно-транспортная накладная ЕГАИС;
- Формирование и отправка актов подтверждения, отказа или расхождений по входящим документам ТТН.
- Ввод документа Приходная накладная по подтвержденным полностью или частично ТТН.
- Запрос остатков организации.
- Создание ТТН ЕГАИС на основании перемещения между обособленными подразделениями и возврата товаров поставщику, что дает возможность отражения операций Перемещения товаров между обособленными подразделениями и возврата товаров поставщику через ЕГАИС.*
- Работа с исходящей ТТН ЕГАИС - ожидание и обработка подтверждения, отклонения, акта о расхождениях от получателя. Работа с актом о расхождениях.
Сдача алкогольных деклараций для большого числа ресторанов и кафе является с 2012 года неотъемлемой частью ежеквартальной отчетности. В 2014 году Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (РАР) внесла изменения в порядок подачи алкогольных деклараций. Мы представим, как должны подаваться декларации предприятиями общественного питания на сегодняшний день.
При разработке деклараций в бэк-офисных решениях Трактиръ компания СофтБаланс учла следующие вопросы.
1. Кто должен сдавать алкогольные декларации
Декларации должны подавать все организации, которые осуществляют продажу алкогольной продукции, а также индивидуальные предприниматели, в ассортименте которых есть пиво и пивные напитки.
В Трактире есть возможность подготовить декларации отдельно по каждому юридическому лицу, в том числе и с разделением по обособленным подразделениям.
2. Когда необходимо предоставлять декларации
Декларацию необходимо подать в срок до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Если последняя дата, когда можно подать отчетность, выпадает на выходной или праздничный день, то она переносится на первый рабочий день после выходного.
На подготовку деклараций в Трактире уйдет всего несколько минут, т.к. для формирования используются все первичные документы, которые заводятся для ведения управленческого, либо бухгалтерского отчета.
3. В каком виде можно подать декларации
Декларации с 2014 года можно подавать только в электронном виде. Для отчетности потребуется наличие электронной подписи и средства криптозащиты.
Данные необходимо подготовить в специальном формате на основе XML.
В Трактире можно проконтролировать внешний вид деклараций в виде отчета, сверить данные с первичными документами и выгрузить для дальнейшей отправки файлы в нужном формате.
Файлы можно отправить через специализированное ПО от РАР, либо через сторонние сервисы, например, 1С-Отчетность, доступных по подписке ИТС.
4. Какие декларации нужно подавать розничным предприятиям?
Для предприятий общественного питания в Трактире используется 2 формы деклараций:
- Форма 11 – для крепкого алкоголя, вина и прочих подобных напитков;
- Форма 12 – для пива и пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи.
Если не было продаж алкогольной продукции, но предприятие обладает лицензией на продажу алкогольной продукции, то необходимо подавать «нулевые» декларации.
5. Корректирующие декларации
В случае обнаружения ошибок или неточностей в декларации, в отчетный период нужно подать корректирующую декларацию, где будут отражены сведения с уточнениями исходной декларации. Корректирующую декларацию необходимо подать в течение квартала, следующего за отчетным.
В Трактире выбор декларации, первичная или корректирующая, происходит при формировании отчетов с декларациями.
6. Ответственность за нарушение правил подачи деклараций
За нарушение сроков подачи деклараций или непредоставление деклараций, искажение данных, организации могут получить штраф в размере от 50 до 100 тысяч рублей. Директор предприятия может быть оштрафован на сумму от 5 до 10 тысяч рублей.
Если нарушение, связанное с декларациями, будет выявлено в течение года повторно, то предприятие может быть лишено лицензии на продажу алкоголя.
Для того, чтобы избежать штрафов, кроме высокой скорости формирования декларации в Трактире реализована возможность сверки с данными поставщиков, где показываются расхождения в объеме. Это позволит скорректировать ошибочно заведенные приходные накладные и избежать проблем с проверяющими органами.
Таким образом, Трактиръ позволяет столь ответственную работу делать в нужные сроки и с высоким качеством, что непременно скажется на рациональном использовании рабочего времени сотрудников и финансовом состоянии предприятия.
Учет и планирование на производстве
В тех случаях, когда возможно планирование производства в общественном питании, экономическая эффективность заведения существенно повышается. Производственные столовые со стабильным потоком посетителей, фабрики-кухни, заведения с прогнозируемой посещаемостью, банкетные и свадебные рестораны – все эти типы заведений могут закупать только нужные ингредиенты и только в нужный момент, оптимизируя закупки, минимизируя потери на хранения и порчу, сокращая размер отвлеченных денежных средств.
В основе этого бизнес-процесса в системе лежит документ «План-меню», который может быть основанием для «Выпуска продукции» и «Требования в кладовую», на основании которых в свою очередь могут быть сформированы документы планирования закупок недостающих ингредиентов. Настройки документа «План-меню» позволяют оптимизировать его под работу с «Банкетом» или со «Шведским столом».
Учет производства на предприятиях общественного питания может строиться по «прямой» и по «обратной» схеме. В первом случае используется классическая схема, основанная на последовательных этапах начиная с планирования производства, закупки и подготовки ингредиентов, выпуске продукции и ее реализации. Но такая схема хорошо подходит для столовых, фабрик-кухонь, банкетных ресторанов и не всегда реализуема в классических заведениях, где процесс прогнозирования производства сложен – повара готовят те блюда, которые заказали клиенты, делают они это быстро, все внимание уделяя качеству и оперативности свой работы. При этом учетные вопросы списания фактически используемых ингредиентов решают уже по факту, обычно при закрытии смены. Такую схему учета называют «обратной», когда производственные документы и документы товародвижения формируются по факту реализации готовых блюд за смену. Наша система делает это автоматически, на основании отчетов о продажах – в учетной системе будут отражены выпуски проданных блюд, при нехватке ингредиентов на складах производства будут сформированы «перемещения» - система «подгоняет» учетные документы под реальные процессы «задним числом».
Такой подход позволяет сократить затраты на ведение учета в заведении, потому что эти задачи может решать бухгалтер-калькулятор в свободном режиме и в своем графике, не привязанном к реальному времени совершения фактов хозяйственной деятельности. Если при этом будут проходить постоянные сверки и инвентаризации данных, полученных таким расчетным способом с реальными остатками, то и качество информации в учетной системе от такого упрощения не пострадает.
Закупка продукции для производства в общественном питании часто сталкивается с необходимостью заменять тот или иной ингредиент на аналогичный – рост цены, смена поставщика, сезонность и т.д. Лишь немногие рестораны могут позволить себе работать с фиксированным списком закупаемых продуктов, остальные часто используют то, что смогли купить именно сейчас. Для того, чтобы учесть эту особенность и облегчить работу по учету таких замен продуктов в ТТК в нашей системе реализован механизм работы с аналогами ингредиентов.
Для этого в каждой карточке используемой номенклатуры есть возможность ввести список аналогов, указав приоритет их использования. После этого при проведении документов «Выпуск продукции» система при обнаружении недостачи ингредиентов сможет сама заменить их на те аналоги, которые есть в наличии в соответствии с указанным приоритетом. Это позволяет сильно упростить работу бухгалтера-калькулятора по учету продукции и отражает реальную ситуацию на кухне заведения – именно так должны поступать и повара в случае отсутствия необходимых ингредиентов и использовать их аналоги.
Однако такая автоматизация требует особого контроля за соответствием реальных товародвижений расчетным. Повара на кухне могут ошибиться и использовать другие аналоги вместо рекомендуемых, что приведет к ошибкам в учете. Но при хорошо налаженном взаимодействии сотрудников кухни и администрации такие ошибки быстро исправляются и не приводят к серьезным последствиям.
Шведский стол — способ подачи пищи, при котором множество блюд выставляются рядом, и еда разбирается по тарелкам самими гостями. Такая технология очень популярна в банкетных ресторанах, ресторанах при отелях или развлекательных центрах и очень хорошо воспринимается гостями. Разновидностью шведского стола можно считать форматы «фуршет», «банкет» или «буфет», при которых по такой технологии подается только часть блюд (например, десерты, закуски или салаты).
Производственный учет такой технологии работы заведения представляет собой не простую задачу. Ведь можно просто списать все продукты, использованные при приготовлении блюд для шведского стола, зафиксировав общую итоговую выручку от реализации. Но реальная картина гораздо сложнее! Что делать с остатками блюд, как учесть стаф-питание, разные варианты оплаты шведского стола? В нашей системе реализованы гибкие механизмы, позволяющие отражать различные варианты работы по такой технологии, как при прямом так и при обратном методе учета.
Основой технологии является документ «Отчет шведского стола», собирающий в себе всю информацию о мероприятии – приготовленные блюда, проведенные оплаты, фактическая реализация блюд, возвраты на кухню и списания на питание персонала. На основании этих данных система автоматически формирует все необходимые движения товаров и денежных средств, максимально полно отображая в учетной системе реальную информацию.
Работа по технологии «Шведский стол» сложна в контроле, т.к. дает большие возможности для злоупотреблений, как со стороны гостей, так и со стороны персонала. Но при хорошо поставленном учете и контроле со стороны руководства эта технология становится не только привлекательной для гостей заведения, но и прибыльной для его владельцев. «Трактиръ» дает для этого все возможности.
Учет кассовых операций
Необходимые схемы движения продуктов и блюд нужно заранее указать на закладке "Товародвижение" в карточке номенклатуры.
Как правило предприятия выделяют юридическое лицо для торговли алкогольной продукцией, работа с которой налагает дополнительные требования к виду юридического лица и применяемой системы налогообложения. При этом весь остальной оборот проводят через другое юридическое лицо, применяющее льготную систему налогообложения.
Такое разделение требует дополнительных усилий при учете, но позволяет существенно экономить на налогах. Системы «Трактиръ» позволяют максимально упростить такой учет, автоматически разделяя оплаты на нужные кассовые аппараты, формируя внутрифирменные перемещения, учитывая раздельное движение денежных средств и формируя нужную регламентированную отчетность.
Бэк-офисные решения «Трактиръ» поддерживают обмен данными с широким спектром специализированных кассовых программных продуктов, что позволяет сделать конфигурацию учетной системы заведения более гибкой. Владелец заведения может выбрать кассовую систему под свои потребности или оставить используемую ранее систему, заменив только модуль Бэк-Офиса.
Для предприятий общественного питания реализована загрузка данных о продажах для следующих решений:
- Трактиръ: Front-Office
- Трактиръ: Solo
- Frontol Кафе
- Frontol Ресторан
- R-Keeper v.6 и v.7
В наиболее общем случае обмен данными осуществляется в двустороннем режиме, когда из бэк-офисного решения в фронт-офис выгружаются данные о продаваемой номенклатуре и розничных складах, а из фронт-офиса в бэк-офисные решения загружаются данные о продажах за смену.
Для ряда решений реализована возможность получать данные не только на конец смены, но и оперативные данные по текущим продажам, что позволяет получить актуальную информацию по текущим остаткам товаров, блюд и полуфабрикатов на складе. Такая возможность будет полезна для проведения внезапной инвентаризации и формирования заказа поставщикам.
Трактиръ: Head-Office поддерживает обмен не только с ресторанными фронт-офисными решениями, но и с розничными кассами, что позволяет в одной информационной базе автоматизировать смешанный бизнес, включающий в себя общепит и розинцу. На сегодняшний день поддерживаются кассовые системы Frontol, Штрих-М, Ритейл-Сервис, Set: Riteil.
Бэк-офисные системы "Трактиръ" представляют собой расширение типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия". Поэтому все возможности, реализуемые на типовой конфигурации, полностью сохранены, и можно пользоваться ими точно также, как если бы вы установили на свой компьютер стандартную версию "1С:Бухгалтерия" (т.е. сохранены все константы, документы, отчеты, план счетов и т.д.). Кроме того, можно обновлять и редактировать регламентированные формы отчетности.
Подчеркнем — не нужно делать никаких "выгрузок в "1С:Бухгалтерию"! Она уже есть в бэк-офисных версиях систем "Трактиръ".
Примечания
- Если на вашем предприятии функциональные возможности Трактира нужны двум сотрудникам, а с 1С:Бухгалтерией работает, скажем, десять, то для таких условий работы достаточно приобрести двухпользовательскую версию Трактира, а не версию для десяти пользователей.
- Если вы уже используете в работе типовую конфигурацию "1С:Бухгалтерия" и не изменяли ее самостоятельно, то для перехода на использование программных продуктов "Трактиръ" вам будет достаточно произвести стандартное объединение конфигураций: вашей и Трактира. Данная процедура является штатной для платформ "1С:Предприятие 7.7" или "1С:Предприятие 8".