Отлаженное взаимодействие кухни и зала

Скорость обслуживания гостей и время ожидания выполнения заказа является ключевой характеристикой качества работы заведения. Ничто так не влияет на впечатление гостей от ресторана, как утомительное ожидание меню, официанта, заказанных блюд, расчета. При этом самое длительное по времени ожидание подачи заказанных блюд связано с работой сразу двух подразделений — кухни и зала. Чтобы исключить конфликты и справедливо разделить ответственность в коллективе, необходимо объективно измерять длительность каждого этапа обслуживания клиента между контрольными точками. В «Трактиръ: Front-Office» такими контрольными точками являются: время приема заказа и печати марок на кухню, длительность приготовления блюд по заказу и время подачи блюда гостю.

Данный отчет используется совместно с режимом оповещения о готовности блюд с помощью сканера штрих-кодов. В таком режиме на марке печатается штрих-код, который сотрудник кухни сканирует по окончании работы с блюдом. Тем самым он фиксирует длительность процесса приготовления позиции и ее перемещение в зону выдачи. Аналогичным образом работает и «Монитор повара», на котором также можно зафиксировать информацию о готовности блюда. При этом на рабочей станции официанта или на его мобильном устройстве появится информация об этом. С этого момента ответственность за блюдо и за время обслуживания снова переходит к сотрудникам зала.

Регулярный мониторинг длительности времени обслуживания позволяет продемонстрировать персоналу важность этого параметра для руководства ресторана. Кроме того, такой анализ позволяет проводить регулярные сессии по выявлению неоптимальных операций в сервисе и постоянно улучшать качество обслуживания гостей заведения.

Система «Трактиръ: Front-Office» позволяет произвести изменения в принятом заказе, если посетитель заказал что-то еще. Для этого официант находит в системе и открывает ранее введенный заказ, и вводит в него дополнительные блюда, как и при вводе нового заказа. После чего распечатываются необходимые марки на принтере кухни или бара.

Внесение дозаказов возможно до тех пор, пока на заказ не распечатан предварительный счет.

Возможность полезна, если официанту нужно сообщить на кухню какое-то особое пожелание гостя, не предусмотренное настройкой системы.
При использовании общих специфик на рабочих местах в список специфик для выбора добавлен элемент:  

с помощью которого официант может к выбранной позиции заказа написать текстовый комментарий. Введенный комментарий будет сохранен в заказе и напечатан на сервисном принтере.

Возможность печати марок одновременно на нескольких принтерах. Это может быть полезно, если разные места производства в заведении технологически связаны друг с другом в приготовлении заказов. Например, при заказе сложного блюда основная часть готовится в одном цехе, а гарнир к нему — в другом. Чтобы согласованно приготовить и сервировать такой заказ связанные места производства должны одновременно узнать о его поступлении.

Марки, которые печатаются на дублирующих принтерах, помечаются заголовком «Копия» и служат для информирования о поступлении заказа в основное место производства.

Монитор марок представляет собой центр управления порядком приготовления поступивших заказов на кухню. При помощи этого инструмента шеф или су-шеф могут менять порядок приготовления поступивших заказов для оптимизации очереди, распределять заказы между командой кухни и постоянно мониторить скорость отдачи блюд кухней.

На мониторе марок отображаются все поступившие заявки, при этом по каждой заявке видно время, прошедшее с момента ее поступления на кухню, а также статус заявки относительно планового времени ее выполнения (указанному в меню). Статус дополнительно выделяется соответствующим цветом. Таким образом, использование монитора марок позволяет наглядно отслеживать приоритет и длительность выполнения заказов. Повышенное внимание к просроченным заказам поможет заведению быстрее обслуживать посетителей, а при необходимости вовремя предупредить гостя о возникшей задержке в подаче блюд.

На мониторе повара также возможен вывод сообщений, которые официанты могут передавать на кухню по заказываемым блюдам. Это могут быть как произвольные комментарии к блюдам, так и отдельные сообщения по заказанным ранее блюдам. Ранее подобные сообщения печатались только на принтерах.

Помимо сообщений, на мониторе может также выводиться информация о количестве гостей в заказах. В ряде случаев это будет полезно повару для выбора вариантов приготовления и сервировки блюд.

При готовности заказа к подаче повар может оповестить об этом официанта, выбрав соответствующую заявку на сенсорном экране или с помощью защищенной программируемой клавиатуры. На рабочем месте или мобильном устройстве официант увидит сообщение о том, что пора забрать из кухни готовый заказ. Таким образом, монитор повара может использоваться для оповещения о готовности заказов вместо привычной схемы, когда для этого применялся сканер, считывающий штрих-код с бумажной марки.

Повар также может просмотреть ранее приготовленные заказы в режиме «Готовые заказы» и при необходимости вернуть заказ в приготовление. Время приготовления блюд, которое зафиксирует повар с помощью монитора повара, впоследствии можно проконтролировать в отчете «Анализ времени обслуживания».

Для заказов на доставку и заказов с отложенным временем выполнения выделена отдельная функция «Отложенные заказы». Заказы будут появляться на экране в тот момент, когда наступит время начала их приготовления.

Для настройки использования монитора повара добавлен новый тип рабочего места «Трактиръ: Product-Office», где следует указать группу печати (место производства), заказы которой будут отображаться в мониторе повара. Монитор повара запускается на отдельной рабочей станции и использует дополнительную лицензию на «Трактиръ: Front-Office», а также модуль «Кухня».

Важно (!)  При использовании модуля «Кухня», данный функционал доступен только для тех рабочих мест, где дополнительно установлен модуль «Гостеприимство».

Оповещение о готовности блюд в Трактире позволяет официантам оперативно получать информацию с кухни о блюдах, готовых для обслуживаемых ими столов. Это позволит официантам более рационально использовать рабочее время и посещать кухню только тогда, когда это действительно необходимо. 

Оповещение о готовности блюд может выводиться на:

1. Терминале-моноблоке, с которого был оформлен заказ, либо на всех терминалах, установленных в заведении;

2. В мобильном рабочем месте iRECA: Официант;

3. В бесплатном мобильном приложении Трактиръ: Пейджер;

В сообщении отображается информация о столе, для которого оформлен заказ, номере заказа и готовых к подаче позициях.



Оповещение о готовности блюд появляется либо в момент сканирования специального штрих-кода, напечатанного на марке, либо в тот момент, когда повар отметил готовность блюда в мониторе повара.

В системе «Трактиръ: Front-Office» заложен механизм автоматической печати заказов в соответствующих подразделениях производства (например, горячий цех, холодный цех, бар, и т.п.). Для реализации этой возможности в соответствующих подразделениях должны быть установлены принтеры.

Передача данных на принтеры осуществляется одновременно с сохранением заказа. Система сохраняет заказ в базе данных и рассылает его на принтеры производства. Напечатанный заказ называется маркой.

В марке указывается наименование и количество блюд, порядок их приготовления (курс) и специфика приготовления. Также в марке печатается номер заказа, время открытия заказа, фамилия официанта, оформившего заказ и номер посадочного места. Это позволяет избежать путаницы при большом объеме заказов и осуществлять дополнительный контроль.

Блюда готовятся в соответствие с поступившими марками. Для контроля отпуска блюд и товаров марка должна являться отчетным документом для работников подразделений производства и отпуска — отпуск товаров и продукции осуществляется только на основании распечатанных марок.

Также добавлена настройка, позволяющая использовать двойной шрифт при печати места реализации, наименований позиций и посадочного места в марках. Крупный шрифт помогает сделать работу поваров с марками более удобной.

При печати заявок на приготовление для разных мест производства добавлена возможность напечатать сводную заявку по всему дозаказу. Эта возможность будет полезна, например, для шеф-повара, который получив сводную марку по заказу, может скоординировать работу разных цехов кухни и проконтролировать качество и скорость выполнения всего дозаказа в целом. Также печать сводной марки будет полезна, когда в зоне выдачи готового заказа его нужно собрать из блюд, приготовленных в разных местах производства (разных группах печати).

В настройках рабочего места, откуда должны печататься сводные марки, следует установить флаг «Печатать сводную марку» и выбрать принтер из списка подключенных к системе.

Повар может оповестить официанта о том, что блюдо (подача или заказ) готово.
Подтверждение готовности возможно с использованием сканера штрих-кодов, либо монитора повара.
Сканер штрих-кодов должен быть подключен к одному из компьютеров в зале, а Трактиръ настроен так, чтобы на марке распечатывался штрих-код. При сканировании штрих-кода система фиксирует время готовности блюда в базе данных и отправляет сообщение на рабочее место официанта, которое будет отображено, если на станции установлен модуль «Гостеприимство».
В мониторе повара для подтверждения готовности необходимо «кликнуть» на заказ. 

Для учета пожеланий относительно очередности подачи блюд в заказе может быть указан курс для каждого блюда.
Марки (заявки на приготовление), которые печатаются в местах производства, будут содержать позиции, упорядоченные в соответствии с указанными в заказе курсами. Таким образом, повар сможет определить оптимальный порядок приготовления и сервировки полученного заказа.

Предусмотрена возможность учитывать пожелания посетителей о способе приготовления и подачи блюда, а также о вариациях его состава (например, с лимоном, без сахара, без майонеза и пр.). Для этого предназначены специфики приготовления, указываемые официантом при заполнении заказа.

Специфики могут быть назначены как для различных групп блюд («Для холодных напитков», «Для супов», «Для мясных блюд» и пр.), так и для всего меню (общие специфики). В качестве общих специфик используют те, которые применимы к большинству блюд меню, например: «подать по готовности», «ждать разъяснений официанта», «без соли».

Специфики могут быть обязательными для блюда, например: «рис», «картофель», «без гарнира», и необязательными: «хорошо прожаренное», «горячее», «с кровью» и т.п. Все выбранные при вводе заказа в систему требования посетителей включаются в печатную форму марки. Таким образом, официант информирует кухню о требуемых вариантах приготовления блюд.