Учет централизованного производства в ресторанной сети

Любая растущая ресторанная сеть рано или поздно сталкивается с вопросом централизации своего производства – постепенным переносом массовой подготовки полуфабрикатов либо на базу одного из ресторанов своей сети, либо в отдельное производственное помещение. Чаще всего это связано не только с экономикой, которую мы обсудим подробнее, но и с желанием обеспечить стабильное качество и предсказуемый вкус своей кухни во всех ресторанах сети. Любой повар имеет свой «почерк», который даже при самой тщательной проработке и контроле за рецептурой, рано или поздно проявит себя. В этой ситуации любое отклонение, даже в лучшую сторону играет против вас. Если какой-то один повар выдает нестабильный и некачественный результат, то это проблема одного заведения – он хуже на фоне остальных ресторанов сети. А если этот же повар, наоборот, готовит лучше других, то все остальные рестораны сети получается, готовят хуже? Согласитесь, что к такой ситуации нужно готовиться и стараться максимально ее избегать.

Одним из способов контроля за такой ситуацией является постепенный переход на работу с заготовками и полуфабрикатами, которые едины для всей сети и готовятся в одном месте. В этом случае повара на местах просто доготавливают и сервируют блюдо, что сделать со стабильным качеством гораздо проще. И тут дополнительным важным бонусом появляется еще и вопрос экономики – для работы с полуфабрикатами нужно меньше места, оборудования, да и требования к квалификации локальных поваров будут ниже, чем при их полной работе «с ножа».

Среди основных экономических плюсов централизации производства в ресторанной сети в первую очередь выделяют:

1. Экономия места на кухне локальных ресторанов, возможность увеличить полезную площадь под посадку гостей. При «доготовительном» производстве кухню с тем же производственным объемом можно разместить на площади в два-три раза меньше, чем в классическом ресторане. Ей нужно меньше мест под хранение, требуется меньше сложного оборудования. Учитывая, что аренда одна из самых больших статей затрат, это, наверное, самый важный фактор экономики централизованного производства.

2. Фонд оплаты труда сотрудников кухни. Выделяя узких специалистов под большой объем одинаковой работы на центральном производстве, можно не только кратно сократить штат этих же специалистов на местах, но и экономить за счет их квалификации.

3. Экономия на закупках и логистике – при большом объеме централизованных закупок проще получить от поставщика хорошие цены, проще в одном месте контролировать количество и качество закупаемой продукции, проще бороться со сговором и воровством при закупках. Все это снижает себестоимость, а значит повышает прибыль всей ресторанной сети.

Чтобы в полной мере получить экономическую выгоду от централизации производства нужно помнить и о затратах, которые такое производство с собой несет, особенно на начальных этапах. Массовая и качественная работа с полуфабрикатами потребует серьезных затрат на оборудование для их упаковки и подготовки, на логистику внутри сети, на организацию и планирование такого производства. Поэтому такой серьезный шаг начинает себя оправдывать при 5-7 ресторанах в одной сети, а по настоящему выгодным становится в сети от 10 заведений. Но тут все сильно зависит от формата и концепции заведений.

Большой путь к централизованному производству начинается с маленьких шагов по постепенному объединению заготовительных процессов. И на каждом таком шаге нужно внимательно отрабатывать технологию и особенно тщательно считать экономику процесса. Путь продукта до гостя при этом кардинально изменится. Полуфабрикат нужно приготовить, охладить, упаковать, довезти в машине до ресторана сети, на месте его нужно доготовить, разогреть и сервировать. И на каждом этапе он подвергается риску быть испорченным, потерять товарный вид или, что самое страшное, стать небезопасным для гостя.

Ну а для экономики все плюсы массового производства при любом просчете из-за эффекта масштаба могут привести к таким же масштабным убыткам. Какие инструменты анализа и контроля помогут не допустить такой ситуации рассмотрим на примере нашего Трактиръ: Management, который разрабатывался с учетом работы в сети ресторанов.

Планирование производства

При переходе на централизованное производство заготовок и полуфабрикатов вся ресторанная сеть попадает в зависимость от наличия нужного продукта в нужное время в нужном месте. При работе «с ножа» повар может как-то выйти из ситуации, срочно что-то докупить, что-то переделать и в итоге приготовить нужное блюдо. При работе с заготовками на кухне ресторана уже не будет ни нужного оборудования, ни нужных продуктов, ни повара нужной квалификации, чтобы сделать что-то «с нуля». Поэтому отсутствие на точке нужного полуфабриката гарантированно отправит в стоп-лист одну или несколько позиций вашего меню.

Решить эту проблему созданием избыточного резерва не получится и даже наоборот, приведет к новой проблеме – большим списаниям полуфабрикатов и заготовок из-за длительного хранения таких запасов на местах. А это, в свою очередь, может привести к попыткам линейного персонала сократить убытки за счет гостей, что просто наверняка станет вашей самой большой проблемой.

Задача автоматизации сбора заказов и планирования производства станет, наверное, самой важной и самой первой задачей, которую вам потребуется решить. Доверить ее полностью «ручному управлению» просто не получится, линейные сотрудники «нафантазируют» себе такие заказы, которые очень быстро сделают централизованное производство глубоко убыточным.

В Трактиръ: Management мы реализовали комбинированную систему «Обеспечения потребностей» ресторана, которая на основании данных о продажах формирует плановый расход полуфабрикатов на местах с учетом информации о продажах за прошедшие периоды, плановых расходах (банкетах, мероприятиях), поступлении, сроках годности, скорости поставки и текущих запасах. Мы подробно рассказывали об этой системе в нашей статье, посвященной управлению запасами ресторана, если вам интересна эта тема, то мы рекомендуем ее к прочтению.

Управление многостадийным производством

Правильно собрать с точек и сформировать заказ на производство - это лишь одна из задач, которую требуется решить менеджеру. Дальше ему предстоит разделить задания по цехам (горячий, холодный, рыбный, мясной, мучной и т.д.) с учетом оптимальной загрузки их мощностей, обеспечить наличие необходимых продуктов, организовать и проверить упаковку и маркировку готовых полуфабрикатов и отправить их на места реализации. В зависимости от объема производства этим может заниматься как один человек, так и несколько, с разделением обязанностей между ними.

В самом простом виде цикл планирования централизованного производства выглядит вот так:

1. На основании Плана производства получаем полный перечень ингредиентов, которые нам потребуются для его выполнения.

2. С учетом остатков на складе необходимо сформировать список ингредиентов, которые необходимо будет закупить, в случае если их окажется недостаточно.

3. Сформировать План производства для всех вспомогательных цехов и подразделений, которые будут участвовать в цепочке производства (например, для изготовления полуфабрикатов).

4. Сформировать потребность вспомогательных цехов и подразделений в сырье и полуфабрикатах.

5. Отразить перемещение сырья в подразделения, выпуск полуфабрикатов или готовых блюд в подразделениях и их дальнейшие перемещения по производственной цепочке.

Давайте рассмотрим на простом примере товародвижения внутри фабрики-кухни только по одному ингредиенту:

Мы получили заказ на Борщ, Драники и, например, Оливье, во все входит в различном виде картофель. Подразделения, которые участвуют в процессе приготовления:

• Склад – хранит и выдает сырой картофель

• Корневой цех – моет и чистит картофель

• Овощной цех – производит нарезку, терку и т.д.

• Горячий цех – варит блюдо Борщ, жарит блюдо Драники и варит картофель для Оливье

• Холодный цех – готовит Оливье

В нашем примере каждый цех должен знать:

1. Горячий цех должен знать, что ему необходимо сварить борщ, нажарить драников, сварить полуфабрикат «картофель для Оливье» и сколько для этого необходимо получить нарезанного картофеля в овощном цеху, натертого картофеля в овощном цеху, очищенного      картофеля в корневом цеху.

2. Холодный цех должен знать, что ему надо приготовить Оливье и получить для этого определенное количество отваренного и нарезанного картофеля от овощного цеха.

3. Овощной цех должен знать, что ему необходимо в определенном количестве нарезать картофель для горячего цеха, натереть картофель для горячего цеха, нарезать отваренный картофель для холодного цеха и получить для этого в корневом цехе очищенный      картофель и в горячем цехе отваренный.

4. Корневой цех должен знать, сколько он должен начистить картофеля для овощного цеха, сколько – для горячего цеха и сколько он должен получить картофеля на складе.

5. Склад должен знать, сколько он должен выдать картофеля корневому цеху и соответственно сколько он должен иметь картофеля в наличии, сколько есть на завтра и сколько ему необходимо заказать у поставщиков.

И еще мы должны видеть остатки продукции на складе готовой продукции в разрезе дат производства, уметь печатать этикетки для маркировки готовой продукции на складе, удобно оформлять выпуск и перемещение полуфабрикатов.

Для управления многостадийным производством в Трактиръ: Management создано рабочее место диспетчера, которое в одном окне собирает все необходимые данные и функции для эффективной работы. Оно помогает закупить и получить продукты для выполнения текущего плана производства, подтвердить их получение, отразить в системе факт выпуска продукции и ее перемещение внутренним потребителям или отгрузку внешним заказчикам.

Наша система позволяет отражать прохождение этапов производственного процесса не только в централизованном рабочем месте диспетчера, но и на мобильных планшетах, которые можно разместить в цехах. В этом случае менеджеры цеха или сотрудники могут оперативно получать задания от диспетчера и фиксировать в системе факт их выполнения. Интерфейс системы адаптирован под удобную работу без клавиатуры.

При этом все товародвижения оперативно отражаются соответствующими документами в системе учета.

Распределение затрат централизованного производства

Эффективность экономики централизованного производства усложняется дополнительными затратами, с ним связанными – упаковка и маркировка полуфабрикатов, затраты на оборудование, транспортные расходы и логистика. В терминах финансистов централизованное производство вообще можно считать «Центром затрат», потому что все доходы и выгоды от него получают рестораны сети, а вот расходы сконцентрированы на этом подразделении. Правильно распределить такие затраты по источникам доходов, чтобы просчитать рентабельность всего производства или конкретного полуфабриката достаточно сложно. Но если этого не сделать, то на выходе можно получить «котловой финансовый учет» при котором все затраты, связанные с центральным производством, просто спишутся с общего дохода ресторанной сети. При таком котловом учете практически невозможно понять, достигли ли вы желаемого финансового эффекта от централизации и масштабирования производства или оно еще долго не отобьёт вложенные в него инвестиции.

Правильно и точно вести такой учет можно только в нескольких программах, в том числе и в нашем Трактиръ: Management. Для этого у нас реализован целый блок учета затрат, о работе с которым мы уже рассказывали ранее. Мы поможем вам разделить и классифицировать затраты и разнести их по каждому подразделению, виду деятельности и даже по конкретным позициям вашего меню.

Это даст вам полную финансовую картину работы централизованного производства, а значит позволит управлять его рентабельностью.

Технология централизованного производства является одним из этапов эволюции любой ресторанной сети. Ее финансовая модель основана на экономии от масштабирования и стандартизации операций. Но этот же эффект масштабирования при любых просчетах может привести к таким же масштабным потерям. Обращайтесь к нам, у нас есть знания и отличные инструменты для управления таким централизованным производством для общепита.