Управление запасами ресторана

Расчет количества оптимальных запасов

Чаще всего определение объема запасов в ресторане – это экспертное мнение шефа, су-шефа, кладовщика или любого, кто отвечает за закупки. На это мнение может влиять личная заинтересованность в закупках у того или иного поставщика, наличие свободных денежных средств и места на складе и в холодильниках, скидки, акции, льготные условия доставки и еще много чего. Гораздо реже мы встречаем ситуацию, когда на закупки влияет грамотный финансист, знающий реальную цену денег, или, когда в KPI закупщика включены задачи повышения оборачиваемости и уменьшения суммы склада. В любом случае, если в этом способе и есть математика, то она занимает не самое первое место.

Но и «чистая математика» тоже не всегда работает правильно. Математически размер оптимального запаса - это средний расход товарной позиции в день, умноженный на число дней до следующей поставки. В этой простой формуле спрятаны два «если» - средний расход имеет тенденцию к отклонению от реального и то, что хорошо продавалась на прошлой неделе, может «зависнуть» на этой и наоборот. Второе «если» - следующая поставка может перенестись, отмениться или доехать не в полном объеме. В результате наши расчетные запасы оказываются неправильными. К «чистой математике» реальная жизнь всегда добавляет свои коррективы.

Поэтому самым правильным подходом к расчету оптимальных запасов будет комбинация математики и экспертного метода с добавлением регулярного контроля со стороны ревизора. Именно такой подход мы реализовали в Трактиръ: Management и на его примере, покажем, как это работает.

Самым важным параметром обработки является выбор периода, за который мы будем учитывать данные о движении товара для расчета (период расчета), определяемый в настройках программы в разделе Главное – Параметры учета. Для выбора этого значения важно понимать сезонность работы вашего ресторана и длительность этого периода. Если выбрать слишком короткий период (неделя), то накопленные за это время данные просто не покажут реальную картину по движению медленно оборачиваемых товаров, например, элитного алкоголя. Если выбрать слишком длинный период, то данные будут искажены сменой сезонов и уровня потребления продуктов, например, из-за смены меню или поставщиков. Ярким примером ошибки в выборе периода будет расчет данных для минимальных остатков на январь по данным декабря. Имеет смысл выбрать более длительный период, чтобы «сгладить» предновогодний период высокого спроса. Одним словом – выбор периода для анализа - это тот самый вариант, когда «чистая математика» не работает, нужна помощь вдумчивого эксперта.

Расчет уровней запаса можно провести с выбором торгового объекта, склада, товара. Если этого не сделать, то расчет будет произведен по всем невыбранным параметрам.

Минимальный уровень запасов рассчитывается как срок поставки товара (берется из основного способа пополнения, если не указан в таблице) умноженный на среднедневное потребление, рассчитанное за выбранный период расчета. Это то количество товара, ниже которого опускаться в запасе нельзя, потому что если мы закажем товар «прямо сейчас», то он приедет к нам через время, указанное как «срок поставки». А за это время мы ежедневно будем тратить какое-то количество продукта и его просто не хватит до следующей поставки, если мы не пополним резерв заранее. Как только остатки приближаются к минимальным, товарный запас нужно пополнять.

Максимальный уровень запасов рассчитывается как обеспечиваемый период (число дней, на который мы планируем запас, берется из основного способа пополнения, можно изменить в «ручном режиме» в таблице) умноженный на среднедневное потребление. Это то количество товара, которого нам должно хватить до следующей плановой поставки. Закупки товара в большем объеме не имеют экономического смысла.

При регулярных закупках эти два параметра помогают хорошо оптимизировать товарный запас. Вы получаете значение критического неснижаемого товарного резерва, и то количество товара, которое нужно дозаказывать каждый раз, чтобы поддержать его наличие до следующей поставки. И все это система рассчитает для вас самостоятельно с учетом информации по средней скорости прохождения товара за прошлые периоды.

На внимательную работу именно с максимальным уровнем запасов мы рекомендуем вам обратить особое внимание. Для большинства ресторанов, к сожалению, при закупках действует принцип «лучше больше, чем меньше». Этот принцип понятен, если чего-то не хватит, то блюдо встанет в «стоп-лист» и за это накажут ответственного за закупки. За излишки накажут только в том случае, если что-то испортится. И начинается вечная война кладовой и кухни – кончается срок годности, давайте продукт куда-то срочно используем. Масло в огонь в этой ситуации подливают наши поставщики, снижая цену или стоимость доставки, если вы возьмете больше, предлагая акции и скидки, иногда и прямое стимулирование ваших сотрудников.

Что хуже - излишки или недостача?

Для того, чтобы исправить эту ситуацию нужно просто понять, что сам процесс хранения товара в ваших кладовых стоит денег. Как их посчитать?

1. Капитальные затраты

Капитальные не от слова «капитальный ремонт», а от слова «капитал», деньги. Это затраты на отвлеченные денежные средства. Посчитать их можно несколькими способами и самым простым будет метод альтернативных затрат - сколько денег вы бы могли заработать, если бы ту сумму, которую вложили в запасы, положили на депозит в банке? Или вложили в альтернативный бизнес? А если вы сами взяли деньги в банке, чтобы оплатить запасы, то какой процент вы заплатите банку? Нужно запомнить, что деньги всегда стоят денег. Важно уметь быстро считать, сколько обходится вашему ресторану любое их «выведение из оборота». Поэтому нужно регулярно умножать товарную стоимость вашего склада на тот самый процент, который за них даст, например, ваш банк.

2. Затраты, связанные с хранением

К этому виду затрат относят аренду складских помещений, затраты на электроэнергию, охрану, обработку запасов. Для ресторана, как правило, эти суммы не такие большие, однако и их нужно уметь правильно посчитать, тем более, что сделать это несложно.

3. Затраты, связанные с рисками

Риски хранения, как правило, связаны с порчей или исчезновением товара. Статистика говорит, что чем дольше вы что-то храните, тем выше вероятность, что с этим что-то случится. Для ресторана запасы это чаще всего продукты или алкоголь, поэтому и риски тут очень высокие. Продукты имеют сроки годности сильно связанные с условиями хранения. Если запас не использован в эти сроки, то его утилизируют, поэтому кухня многих ресторанов - это место постоянной борьбы за выживание продуктов.

С алкоголем опасность чаще связана с его кражей, подменой или боем, чем с порчей. Но и эти риски тоже нужно учитывать.

Как их посчитать? Можно вспомнить старый способ, который называется «естественная убыль». Каждому продукту или товару соответствует свой процент, который вычитается из его стоимости (количества) за каждый день хранения. Если округлить эти проценты по всем продуктам ресторана, то можно смело сказать, что каждый день хранения запасов делает их дешевле на 1%. Просто посчитайте эту цифру в деньгах и вам сразу станет понятно, что лишние запасы не стоят того дисконта, который вы получите за покупку большей партии.

Обеспечение потребностей ресторана

Пополнение запасов ресторана - это не только закупки. Это более сложный процесс, яркий пример которого – работа с заготовками и полуфабрикатами, или внутренние перемещения между разными ресторанами одной сети. Поэтому термин «управление закупками» мы заменили более точным «обеспечение потребностей». Мы сделали так, чтобы Трактиръ: Management сам понимал, что необходимо вашему бизнесу и просчитывал всю цепочку поставки, начиная от прогнозирования продаж, до расчета необходимого числа заготовок и продуктов под них с учетом ожидаемых поступлений. Для этого нужно в специальном справочнике «Способы пополнения товаров» описать все варианты, которые применяются в вашей компании. Изначально справочник содержит один элемент с типом пополнения «Покупка». Кроме этого типа пополнения еще можно использовать «Выпуск продукции», например, для полуфабрикатов и заготовок и «Перемещение» для пополнения с централизованного склада «подпитки».

На следующем этапе для каждого товара, группы или склада можно определить способы пополнения товаров, с учетом их приоритета. Так, например, будет логично, если вначале мы попробуем получить какой-то товар со своего центрального склада (перемещение), а уже при его отсутствии на нем закупить у поставщика.

Нет необходимости заполнять эти данные по всем номенклатурным позициям, основной вид пополнения будет применяться «по умолчанию», а вот если вы хотите его поменять, то можете сделать это только для нужных вам товаров, складов или торговых объектов. Система работает таким образом, что каждый элемент может иметь несколько вариантов обеспечения с разными приоритетами в зависимости от разных условий. Список вариантов обеспечения для элемента номенклатуры можно открыть из его карточки по гиперссылке «Варианты обеспечения». Варианты обеспечения отсортированы в списке по приоритету.

Если вам кажется, что это сложная система, то просто вспомните о стоимости хранения запасов, которую мы обсудили выше. А также знайте, что для того, чтобы повысить эффективность ваших запасов нет необходимости определять такие параметры закупок для всей вашей номенклатурной базы. Примерно половину вашего закупочного оборота вам дают 10-20 номенклатурных позиций, которые закупаются много и часто. Мы уверены, что вы и сами их знаете. И если вы тщательно проработаете вначале эти позиции, то сразу сможете сократить потери и сумму отвлеченных денежных средств тоже примерно в два раза. Вот такая математика! Хотя, к сожалению, наибольшие потери нам приносят редко закупаемые продукты, именно из-за повышенных рисков, связанных с их хранением, поэтому нельзя проработать только ваш «золотой запас», важно постепенно определить правила закупки всего ассортимента.

Результатом такой настройки системы станет возможность анализа обеспечения потребностей ресторана в номенклатуре в автоматизированном режиме.

Трактиръ: Management единственная система учета, которая при очень широких возможностях настройки системы заказов, показывает основания для принятых решений, помогая делать оптимальные закупки. Закладка «Потребности» покажет расчетную потребность в запасах по дням за выбранный период. Потребность рассчитывается с учетом фактических остатков на складе и планируемых поступлений и расходов, введенных документами: Заказ поставщику, Заказ на производство, Заказ покупателя и Заказ на перемещение. Если вы хотите поручить анализ системе, то выбирайте пункт «Только дефицит», в этом случае в эту таблицу попадут только те товары, которые рекомендованы к заказу.

Закладка «Рекомендации» собирает сводную информацию по таким товарам, с расшифровкой по варианту пополнения запаса.

Закладка «Заказы» помогает формировать документы «Заказ поставщику», «Заказ на перемещение» или «Заказ на производство» под определенные на предыдущих шагах потребности. Эти документы формируют наши планы и ожидания и очень важны для всего процесса управления закупками.

Сформированные документы можно провести, отправить поставщику и контролировать их выполнение с помощью отчетов, отражать их исполнение в виде документов поступления товаров, перемещений или выпусков продукции. Очень важно принять необходимость отражения в вашей учетной системе не только фактов свершившихся хозяйственных операций, но и планирования этих операций. Система управления предприятием это не просто журнал, в который ваш бухгалтер заносит первичные документы и сдает отчетность. Это еще и система планирования, а планы нужно также фиксировать, а главное – контролировать их выполнение. Помните, что любое управление – это процессы планирования, реализации и контроля. Как только один элемент выпадает из этой схемы вы не получите желаемого результата, а ваша система учета вместо инструмента управления превратится в калькулятор для печати отчетов.

Мы понимаем, что хороший инструмент должен быть не только функциональным, но еще и удобным. Если вашим сотрудникам не удобно работать с системой, то они всеми силами будут избегать этого делать. Создавая Трактиръ: Management, мы специально сделали его таким, чтобы он максимально точно отражал реальную жизнь вашего бизнеса. Поэтому наша система управления запасами, основана на полном спектре вариантов товародвижения предприятия и становится удобным интеллектуальным инструментом оптимизации вашего бизнеса.