Методы кризисного анализа ресторана

В работе любого нового кафе или ресторана наступает момент, когда для управления им становится недостаточно простого калькулятора или таблички в Excel — данных становится очень много, а их анализ требует сложных вычислений. Обычно этот момент связан с ощущением — «все хорошо, всё работает также, как и раньше, а долги растут и прибыли нет». И тут возникает вопрос, как так получилось и что делать дальше? Закрываться и начинать все заново или попробовать исправить ситуацию? Это сложный выбор, потому что ошибка может очень дорого вам обойтись — вы потеряете не только деньги, но и свое время и нервы.

В этот момент всегда лучше остановиться и внимательно посмотреть на ситуацию. Понять, где вы находитесь сейчас и куда хотите двигаться дальше. И именно в этот момент становится очевидно, что данных, которые вы можете получить в своем экселе, недостаточно. Давайте посмотрим, как исправить эту ситуацию и какими инструментами проанализировать информацию для принятия решения о работе вашего заведения.

В первую очередь любого владельца бизнеса интересуют два вопроса: как и сколько мы зарабатываем, и на что мы тратим. Именно в разрыве между этими факторами лежит большинство смертельных для ресторана проблем, и именно с этих вопросов нужно начинать анализ.

Анализ структуры доходов ресторана

Чтобы принимать какие-то решения о судьбе бизнеса нужно не просто знать, сколько мы зарабатываем. Нужно знать, как, когда и на каких категориях. А еще нужно знать, как изменяется структура продаж ресторана во времени. Поэтому просто суммы ежедневной выручки мало что нам скажут. Для анализа нам очень нужно знать:

• сколько у нас было чеков, и как они разделены по времени,

• количество гостей в каждом чеке,

• число блюд,

• сумму каждого чека,

• категории блюд в чеке,

• сравнение всех этих параметров, хотя бы за последний месяц.

Эти данные расскажут нам о «среднем клиенте», что он любит, сколько он может потратить, дорого ему или цена комфортна для него, как он воспринимает наше заведение. Все это составляет картину нашей целевой аудитории и наши возможности с ней работать.

Как получить такую информацию? Эти данные уже очень сложно проанализировать «на калькуляторе» или в экселе, нужна какая-то программа, в которую мы сможем выгрузить данные о продажах. Почти все современные кассы умеют такие данные накапливать и хранить в своей памяти или в «облаке». Для нас это хорошая возможность забрать их оттуда и загрузить куда-то для анализа. Наш «Трактиръ: Management» умеет получать данные из самых разных кассовых (фронт-офисных) систем, в том числе из касс Эвотор, которые занимают примерно 30% рынка всех кассовых аппаратов в России. Посмотрите, возможно ваша касса уже есть в нашем списке:

Самый главный «лайфхак» в том, что для использования нашей системы в качестве аналитической ее вовсе не обязательно покупать, достаточно оформить тестовый доступ или оформить короткую подписку, например, на 1 месяц. За стоимость обеда в ресторане вы получите возможность загрузить в систему данные о продажах, построить необходимые вам отчеты и понять, что у вас происходит. Для этого вам будет нужен самый простой компьютер с доступом в интернет и несколько часов свободного времени.

После такой загрузки продаж вам могут стать доступны множество отчетов, которые помогут детализировать выручку в полезных для анализа разрезах.

На что обратить внимание:

1. Динамика продаж. Часто изменения незаметны и носят накопительный характер — выручка из месяца в месяц сокращается, но вы списываете это на плохую погоду, сезонность или отсутствие интересных мероприятий в вашем районе. А проблемы могут носить системный характер и пропустить ухудшение может быть смертельно опасным для вашего бизнеса. Поэтому начать анализ лучше с динамики продаж за более-менее длительный период. Продажи лучше загрузить все, какие доступны, это позволит выбирать период для анализа под ваши желания, а не под ваши возможности. Отчет «Динамика продаж» покажет не просто изменения выручки за разные периоды, но и позволит понять, какие группы тянут их вниз, а какие отрабатывают «по полной». Это будет сразу видно на простом графике.

Данные по динамике продаж покажут наличие проблем и помогут нам сфокусировать на них свое внимание.

1. Соотношение выручки бара и кухни, распределение прибыли по видам деятельности. Для классического ресторана выручка обычно делится в пропорции 30% — бар, 70% — кухня. Отклонения от такого распределения могут говорить о необходимости перемен в ценообразовании. Если выручка бара меньше, то следует рассмотреть возможность повышения цен на алкоголь, если больше — у вас барная концепция и имеет смысл сделать на этом акцент.

Такое же распределение можно проанализировать и для кофейни, где, как правило 80% — бар, 20% — кухня и кондитерские изделия.

Отклонения от «средней температуры по больнице» не говорят о проблемах, они лишь показывают ваши отличия от соседей. Возможно, это именно то, что повышает вашу привлекательность. Но чаще это возможность что-то улучшить и усилить.

1. Распределение гостевого потока по дням недели. Если больше половины продаж занимают продажи «пятница – воскресенье», то перед нами заведение особого повода, заведение праздника и атмосферы. Если же больше всего продаж приходится на будние дни, то гости ходят в ресторан ради качественной и уникальной кухни или вашего бара. Это помогает понять точки роста или потенциал вашего заведения, что нужно усилить и на что обратить особое внимание.

2.Распределение гостей по времени. Данный разрез позволит уточнить информацию о типе заведения и станет основой для размышления о его загрузке и адекватности смен персонала. Также данный разрез позволит оценить предложение бизнес-ланча, если оно присутствует. Важно рассматривать это распределение в совокупности с предыдущим разрезом, т.е. примерно так: распределение потока чеков по времени открытия в период «понедельник-четверг». В наиболее сложных ситуациях такой анализ можно построить и для каждого дня в отдельности. В дополнение к «Трактиръ: Management» для анализа частотных характеристик продаж хорошо подойдет наш продукт «Трактиръ: Аналитика», в котором такие отчеты будут наглядно визуализированы.

3.Количество чеков/средний чек в периоде, доля больших/мелких заказов в обороте. Эта информация важна в динамике. Чем больше анализируемый период, тем более качественную информацию мы получаем. Если падает средний счет при растущем или стабильном потоке гостей, значит, надо контролировать цены и меню, разрабатывать мероприятия, направленные на увеличение счета. Если средний счет растет хотя бы пропорционально уровню роста цен, но количество падает — встает вопрос возврата гостей и привлечения новых: программы лояльности, событийный маркетинг.

Анализ меню

Часто в основе проблем с экономикой лежат ошибки, допущенные при проектировании меню. Такие ошибки достаточно сложно выявить, потому что кроме данных о продажах вам понадобятся данные о фактической (или хотя бы плановой) себестоимости блюд. Как быстро загрузить в систему данные о продажах мы уже обсудили. Для ввода данных о себестоимости нужно будет поработать чуть больше — придется ввести технико-технологические карты хотя бы по основным позициям меню. Но это стоить сделать, если вы хотите получить действительно полезные данные о рентабельности меню вашего заведения. Посмотреть результат можно в отчете «Анализ структуры номенклатуры», который вызывается из панели разделов «Продажи» меню «Отчеты».

Этот отчет покажет вам примерно вот такую картину:

Многим из вас этот отчет знаком под названием «Menu engineering». Все позиции меню он разделит на четыре категории в зависимости от результатов продаж:

• Звезды — позиции с высокой популярностью и высоким уровнем прибыльности,

• Рабочие лошадки — позиции с высокой популярностью, но низким уровнем прибыльности,

• Загадки — позиции с низкой популярностью, но высоким уровнем прибыльности,

• Собаки — позиции с низкой популярностью и низким уровнем прибыльности.

По каждой позиции из категории «Загадки» и «Собаки» нужно будет принять какое-то решение — эти позиции не работают в полную силу. А на «Звезды» и «Рабочие лошадки» нужно обращать повышенное внимание — на качество приготовления, на наличие запасов продуктов под них, на скорость выдачи и на качественную продажу таких позиций сотрудниками зала. Любые проблемы с этими блюдами могут сильно сократить и выручку, и прибыль заведения.

Ну и самое главное, что будет совсем сложно сделать в экселе, это моделирование ситуации. В «Трактиръ: Management» этот отчет позволяет ввести плановые параметры и посмотреть, как изменится картина рентабельности меню. Изменяя параметры цены и себестоимости каждой позиции, можно сразу увидеть, как эти изменения повлияют на общую картину продаж и на итоговые значения валовой прибыли. Конечно, при условии, что число продаж при этом не изменится. Для этого вам не обязательно покупать дорогую и сложную систему моделирования, достаточно оформить тестовый доступ или купить короткую подписку на «Трактиръ: Management».

Без качественного анализа картины продаж принять какие-то решения о судьбе проекта невозможно. Но хорошо и стабильно зарабатывать мало, нужно еще уметь правильно тратить. Поэтому второй вопрос обычно даже важнее первого — на что и как мы тратим? Часто финансовая картина в ресторане напоминает дырявое ведро — чем больше мы льем в него воды и чем больше мы зарабатываем, тем больше из него вытекает.

Анализ структуры расходов ресторана

В классическом варианте каждый бизнес должен планировать свои доходы и расходы, формируя бюджет доходов и расходов (БДР), который спокойно можно вести и в нашем любимом Excel. Но для принятия решений важно учесть два важных фактора:

1. Правильное распределение расходов по их типу (административные, фонд оплаты труда, аренда, потери);

2.Отношение расходов к соответствующему периоду. Важно разделять кассовый или финансовый учет (когда, сколько и кому вы платите) и управленческий (рентабельность и целесообразность ведения бизнеса). Часто даже самые рентабельные рестораны попадают в ситуацию кассового разрыва из-за ошибок в финансовом планировании, когда крупные расходы приходятся на период низких доходов. На первом этапе анализа нам важнее по существу разобраться с рентабельностью, а уже потом постепенно решать проблему свободных финансов.

Мы подробно обсуждали подходы к учету расходов ресторана в нашей статье. На первом этапе анализа мы рекомендуем начать с определения точки безубыточности вашего заведения, для чего вам нужно посчитать все постоянные и переменные расходы, которые ваше заведение несет в независимости от того, пришли к вам гости или нет. Это аренда, ФОТ, коммунальные платежи, франчайзинговые отчисления и т.д. Все такие расходы нужно рассчитывать помесячно. Таким образом будет сразу понятно, какой минимум вы должны зарабатывать ежемесячно, чтобы покрывать ваши текущие расходы. Все это еще можно спокойно посчитать и в Exсel. Но если начать детализировать расчеты, включая в них прямые и косвенные расходы, связанные с объемом деятельности заведения, то без нормальной системы учета уже не обойтись.

Как считать:    

Оформляете тестовый доступ или короткую подписку на «Трактиръ: Management»  и аккуратно собираете и разносите все расходы по правильным статьям. Для корректных результатов лучше собрать расходы хотя бы за пару месяцев. Для примерного анализа вам не нужно детализировать всех поставщиков и все закупленные товары, достаточно «крупноузлового» учета хотя бы по товарным группам.

На что обратить внимание:

1. Распределение расходов. Несмотря на то, что каждый ресторан индивидуален, существуют отраслевые ориентиры для каждого типа заведения. Например, для классического ресторана нормальный ФОТ должен составлять 20-25%, а затраты на закупки для кухни и бара — не более 30%. Аренда тоже очень индивидуальна и для имиджевых заведений может быть основной статьей расходов. Главный принцип — ваши доходы должны в обозримой перспективе покрывать ваши расходы, и заведение должно приносить прибыль.

2.Динамика расходов. Нам важно понимать, что мы держим расходы под контролем и не позволяем им бесконечно расти. Чаще всего со временем растет сумма склада, а следом за ним — списания и потери. Рост цен на продукты провоцирует рост затрат на закупки и т.д. Расходы ресторана очень динамичны, и часто именно в отсутствии контроля за ними кроются главные проблемы с рентабельностью заведения.

3.Рентабельность меню. Часто бывает, что проработка меню проводится только перед открытием. При этом закладывается плановая рентабельность и ресторан начинает работать. Со временем все меняется — одни продукты заменяются другими, сезонно повышается норма отходов на обработку, меняется спрос и точность исполнения ТТК сотрудниками. Все это приводит к дрейфу рентабельности и чаще всего в сторону ее уменьшения. Если такую ситуацию вовремя не отследить, то в начале ресторан начинает работать «в холостую», а потом и просто генерировать убытки. Только правильное отнесение прямых и косвенных затрат и четкий контроль за правильностью выполнения ТТК помогают избежать такой ситуации и вовремя убрать блюдо из меню или изменить его цену.

Если правильно собрать расходы и доходы ресторана, то можно получить вот такую картину финансового результата с разделением по видам деятельности:

Собирать данные и строить такой отчет в Excel просто не реально.

После того, как вы начали планировать расходы и доходы, наступает время финансового планирования. Именно этот механизм позволяет избегать «кассовых разрывов» — кошмарных снов любого владельца бизнеса. Вам придется занести в систему информацию об остатках в кассе и на расчетных счетах, плановые платежи и поступления денежных средств. Это даст нам примерно вот такую картину:

Сразу понятно, какие платежи необходимо подвинуть и попросить отсрочку, а какие можно и нужно оплатить немедленно.

Ну, и чтобы снова не оказаться в ситуации «кассового разрыва», такую работу нужно проводить регулярно. Тогда ваш ресторан перестанет «трясти», и вы сможете переключиться с задачи выживания на задачу развития вашего бизнеса.

Вместо заключения

Как только наступила такая критическая ситуация, которую нельзя просчитать простыми формулами — пора думать об автоматизации. Как правило, такой момент совпадает с непростой финансовой ситуацией и отсутствием свободного времени у владельца заведения. В такой момент нет возможности думать о глобальных проектах по автоматизации, нужны эффективные и бюджетные способы управления и анализа.

Арендуйте  «Трактиръ: Management», загружайте в систему самые необходимые данные, изменяйте их. Это позволит вам быстро и удобно смоделировать развитие ситуации и понять, куда движется ваш бизнес. Для этого не нужно вкладывать серьезные деньги в автоматизацию, покупку серверов и лицензий на программы. Не нужно долго обучать персонал. Начните с себя! «Примерьте» систему перед покупкой, оцените ее возможности и функционал и сделайте это с огромной пользой — проанализируйте на реальных данных текущую ситуацию в своем заведении, посмотрите на него «со стороны». Наши специалисты помогут быстро загрузить необходимые данные в систему и начать работу. Дальше —дело за вами!