Механизм распределения доходов и расходов в ресторане

17.06.2019
Экономика ресторана – сложная наука, в которой грамотно учитывать расходы бывает не менее важно, чем много зарабатывать. Источников дохода ресторана не так много, и они почти всегда связаны с продажами блюд или напитков, проведением мероприятий или доставкой. А вот расходы разнообразны и часто бывает не понятно, с каким видом деятельности они связаны и насколько оправданны.

Большинство ресторанов, к сожалению, используют «котловой» метод учета доходов и расходов – все, что заработали за период, собрали в один «котел» и из всего этого вычли все, что потратили. То, что осталось – прибыль и финансовый результат. Разобраться в такой «финансовой каше» очень сложно. Для этого нужно уметь связывать понесенные рестораном расходы с каждой операцией по получению доходов, распределяя расходы по видам деятельности. В нашей статье мы обсудим, как это можно сделать и какие выводы можно получить из такой финансовой математики.

Классификация затрат

Для начала давайте рассмотрим, какие виды расходов можно встретить в ресторане и как их можно классифицировать. Общепринятым считается разделение расходов на прямые и косвенные.

Прямые затраты связаны непосредственно с процессом производства и их можно сразу отнести на себестоимость производимой продукции. Такие затраты уменьшают прибыль ресторана по мере реализации продукции, в стоимость которых они входят. Например, это могут быть расходы на приобретение продуктов и полуфабрикатов, включая стоимость их доставки. Также к прямым расходам можно отнести заработную плату сотрудников кухни.

Косвенные затраты связаны с работой всего ресторана и их нельзя отнести к какому-то определенному виду деятельности. Такими затратами являются административные расходы (работа бухгалтерии и руководства), аренда, коммунальные платежи и т.д.

Но такой классификации расходов для принятия решений мало. Потому что главный вопрос экономики затрат – что будет, если что-то изменить? Очевидно, что есть такие расходы, которые связаны с объемом деятельно и есть такие, которые от него не зависят.

Как правило прямые расходы связаны с объемом производства и прекращаются при его остановке. С кухней ресторана так не получается – если нет клиентов, то повар не может не выйти на работу, а купленные продукты испортятся, если из них ничего не приготовить. Получается, что производства нет, а расходы есть, т.е. это постоянные расходы, которые не связаны с объемом работы кухни. Но если гостевой поток вырос и объем выпуска продукции увеличился, то наши постоянные расходы (фонд оплаты труда сотрудников) остались прежними, а переменные расходы (на покупку продуктов) вырастут.

Разделение затрат на постоянные и переменные помогает определить точку безубыточности ресторана – тот минимальный объем деятельности, которые позволяет покрывать расходы предприятия, работа ниже этого объема делает ресторан убыточным. Разделение на прямые и косвенные помогает определить рентабельность – блюда, всего меню или вида деятельности. Это инструмент более точной «настройки» и калибровки экономики ресторана.

Подходы к распределению затрат

Рассмотрение принципов распределения затрат начнем с простого примера – распределение прямых затрат на доставку товара.

В Трактиръ: Management для настройки распределения затрат создан справочник статей расходов. Доставка продуктов прямо связана с себестоимостью тех товаров, которые поступают с этой поставкой, поэтому для этой статьи выбираем вариант распределения затрат — На себестоимость товаров. Правило распределения выберем — Пропорционально количеству, вид аналитики — приходная накладная. Теперь стоимость доставки в ресторан будет распределяться на себестоимость полученных продуктов пропорционально их количеству в накладной.

При любом поступлении товаров, если в накладную включены расходы на доставку на эту сумму будет увеличена себестоимость товаров накладной. Согласитесь, что это сразу поможет закупщику более внимательно относится к планированию.

В этом примере расходы непосредственно связаны с хозяйственной операцией, и при ее отражении в учете их можно спокойно «расписать» по себестоимости товаров накладной. А как быть с косвенными затратами? Давайте посмотрим на примере распределения коммунальных платежей.

Создаем статью расхода Коммунальные платежи с вариантом распределения На финансовый результат. Распределять расходы по этой статье правильнее будет на виды деятельности, к которым они относятся, в нашем примере это Ресторан и Банкет, пропорционально доходам от продаж по ним, тем самым уменьшая размер прибыли по этим направлениям.


Нужно помнить, что коммунальные расходы мы оплачиваем за какой-то период, также как и, например, расходы на оплату труда. Такие расходы не привязаны к какой-то определенной хозяйственной операции, но они должны повлиять на финансовый результат всех хозяйственных операций за этот период и по выбранному нами виду деятельности. Поэтому корректно учесть такие расходы можно только при закрытии финансового периода. Трактиръ: Management при выполнении такой операции соберет все косвенные расходы за учетный период и распределит их по видам деятельности документом Распределение доходов и расходов указанными в статьях способами. Документ формируется автоматически при закрытии месяца, но при необходимости в него можно внести изменения.




Как видите, в Трактиръ: Management можно выбирать различные варианты распределения затрат, что позволяет получить реальную картину с рентабельностью продаж как отдельных позиций, так и целых направлений деятельности. Вот пример отчета о продажах с распределенными затратами после закрытия периода.


Более сложный пример – мы контролируем рентабельность направления «Доставка». Для этого нужно собрать все доходы именно этого направления и распределить прямые и косвенные затраты по полученным доходам «Доставки». Все это можно быстро настроить в Трактиръ: Management и получить общую картину по всем направлениям деятельности ресторана.


На приведенном примере хорошо видно, что на «Доставку» мы не распределяем затраты на коммунальные платежи и на рекламу. Также обычно из доставки исключают ФОТ официантов и расходы на содержание зала ресторана.

Корректный учет себестоимости

Механизм распределения затрат, реализованный в нашей системе, позволяет правильнее оценивать себестоимость блюд вашего ресторана. Для большинства распространенных в России систем учета себестоимость блюда – это сумма закупочной стоимости его ингредиентов. На самом деле эта цифра будет очень далека от реальности. В себестоимость блюда также входят затраты на хранение, приготовление, естественную убыль и еще многое другое. И это могут быть очень существенные затраты, равные или даже превышающие простую стоимость ингредиентов. Модный сорбет из вашего меню может продаваться редко, но для него вы постоянно храните жидкий азот вместе с сосудом дьюара. Свежая рыба – продается одна, списывается три. И даже если не списывается, то ее себестоимость в блюдах-заместителях нужно учитывать по цене закупки свежей рыбы, а не заморозки. Сложный салат или ризотто требуют в несколько раз больше трудозатрат, чем простое блюдо. И таких примеров на кухне множество.

При котловом методе учета все эти расходы просто «размажутся тонким слоем» по всему финансовому результату, а при адресном распределении затрат сразу покажут, какие блюда в меню приносят убыток. Корректно рассчитанная себестоимость блюда лежит в основе математики ресторана и если эти цифры учтены неправильно, то и все остальные расчеты будут ошибочными. Для ABC-анализа, например, такие ошибки могут привести совершенно к другому распределению блюд по группам, а значит и к неверным управленческим решениям. Для сетевых ресторанов небольшие ошибки каждого объекта в итоге преумножатся в общих результатах за счет эффекта масштаба и могут за очень короткое время вывести бизнес в глубокий минус. Поэтому выбирая систему автоматизации для вашего ресторана нужно убедиться, что в ее основе заложен правильный метод учета расходов.

Еще одной сферой деятельности ресторана, для которой важен адресный учет затрат, являются закупки. Любые ошибки в этой работе отражаются на себестоимости, а в итоге и на рентабельности заведения. Редкие закупки большими партиями приведут к излишним запасам и затратам на хранение, потерям, прокисаниям и порче продуктов. Частые закупки мелкими партиями могут повысить стоимость доставки. Если не учитывать эти факторы, то ошибки вашего закупера могут «раствориться в общем котле расходов» и вы никогда о них не узнаете. Трактиръ: Management поможет правильно учесть, распределить и проанализировать эти затраты, что может стать основой для построения системы оптимизации закупочной деятельности и мотивации сотрудников службы закупок.

«Дьявол прячется в деталях». В работе ресторана деталей очень много! При помощи адресного распределения затрат можно, наконец, получить ответ о целесообразности затрат на рекламу, потому что разные виды маркетинговых активностей теперь легко можно отнести на разные виды деятельности, вплоть до себестоимости каких-то конкретных блюд. Вы выпустили флайеры или создали мотивационную схему для апсейлинга, например, какого-то коктейля – свяжите эти затраты с продажами именно этого коктейля! И таких примеров тюнинга системы распределения затрат можно привести очень много. Часть их них мы собрали в нашем обучающем видео.

Помните, что мы управляем только тем, что можем оценить и измерить. Управлять затратами, их оптимизировать и сокращать без ущерба для экономики ресторана можно только при их грамотном распределении и учете. Адресное распределение затрат является «фундаментом» адекватного и точного управления рестораном. Именно такой подход мы реализовали в Трактиръ: Management.  


Возврат к списку


Читайте также:

Работа с новыми акцизными марками
С каждым годом в нашей стране ужесточается учет оборота алкогольной продукции. Растут возможности системы ЕГАИС, растут аппетиты регулятора, расширяются области контроля на всё новые операции. ФСРАР научился отслеживать движение каждой акцизной марки и постепенно переводит всех участников рынка на такой «помарочный учет». Для ресторанов все это означает только одно – работать с ЕГАИС придется гораздо больше, а ситуации, в которых можно случайно получить штраф, будут встречаться гораздо чаще. Давайте посмотрим, что поменялось в ЕГАИС 3.0 и как с этим всем работать ресторану.
Как подготовить ресторан к работе с маркированным табаком
С 1 марта 2019 года в нашей стране начался первый этап процесса внедрения маркировки табачной продукции средствами идентификации – специальными уникальными кодами, которые в виде двумерного штрихкода DataMatrix наносятся на каждый экземпляр пачки сигарет. С 1 июля 2019 года ни одна новая пачка сигарет не сможет выйти с производства или пересечь нашу границу без такой маркировки. Делается это для того, чтобы иметь возможность контролировать ее движение и тем самым повысить собираемость акцизов и контроль за отраслью. Для рестораторов этот процесс давно знаком по ЕГАИС, только теперь вместо бутылок алкоголя будут контролировать сигареты. Как это затронет рынок общепита?
Учет маркированной продукции в ресторане
В 2019 году в нашей стране началась новая эпоха контроля за бизнесом – эпоха маркировки и прослеживаемости. Правительство решило транслировать тот эффект, который принес для собираемости акцизов ЕГАИС, практически на все товары, которые продаются в нашей стране. Постепенно на них появится специальный код, который будут обязаны наносить на упаковку производители и импортеры продукции. По этому коду товары будут прослеживаться на всех этапах до момента реализации маркированной продукции. Все участники экономической деятельности, включая рестораны, будут обязаны учитывать такие товары попозиционно, отправляя регулятору информацию о движении такой продукции у себя на предприятии.

Оставьте свой комментарий:

Поле обязательно для заполнения
Защита от автоматических сообщений