Заказчик
Первый ресторан сети Итальянский дворик открылся в 2004 году и очень быстро стал популярным и любимым местом для отдыха горожан. Это был один из немногих ресторанов итальянской кухни в Воронеже. Далее сеть ресторанов постепенно расширялась, завоевывая все большую признательность посетителей. За эти годы рестораны стали неотъемлемой частью города и настоящей достопримечательностью.
Сегодня Итальянский Дворик – это сеть современных демократичных ресторанов в центре города Воронежа. Рестораны прекрасно подходят для делового обеда, романтического свидания и веселого семейного праздника. Здесь можно вкусно и недорого позавтракать, пообедать и прекрасно провести вечер после работы. Комфортную атмосферу обеспечивают не только великолепная кухня, уютный интерьер, негромкая классическая музыка и невысокие цены, но и внимательное и профессиональное обслуживание.
В настоящее время в Воронеже работает 5 ресторанов Итальянский Дворик, 4 банкетных зала, Кафе-мороженое Милан - ИД, Кафетерий ИД, Трапезная и Социальная столовая. Численность сотрудников компании свыше 300 человек. Данная сеть является ведущей компанией в своем сегменте рынка.
Цели и задачи автоматизации. Предложенное решение
В результате открытия первого ресторана и быстрого роста масштабов деятельности руководство сети столкнулось с проблемой автоматизации учета.
Для решения этой задачи рассматривалось несколько вариантов с использованием различных программных продуктов на базе 1С. В конечном итоге была выбрана линейка Трактиръ: Front-Office на платформе 1С:Предприятие 7.7. В качестве бэк-офиса использовался программный продукт Трактиръ: Back-Office, также версии 7.7. Таким образом, было автоматизировано 5 ресторанов, 2 банкетных зала, склад и производственный цех полуфабрикатов, а также центральный офис, куда поступала информация о деятельности всех ресторанов и производства.
Сеть Итальянских двориков продолжала развиваться и расти, соответственно, росли задачи и требования к учетной системе. К 2010 году стало понятно, что технических возможностей конфигурации и платформы 1С версии 7.7 недостаточно.
В связи с увеличением количества ресторанов, повышением конкуренции на рынке, требовалась все большая оперативность работы с гостями ресторанов, принятия правильных управленческих решений, работы с поставщиками и т.п.
Одной из важнейших поставленных задач была консолидация всех ресторанов в единую информационную сеть для возможности быстрого администрирования и управления всеми ресторанами из одного центра:
- управление нормативно-справочной информацией;
- управление меню;
- управление ценами;
- обмены данными с бэк-офисной системой;
- обмен данными по дисконтным картам (более 150 000 используемых карт);
- анализ деятельности как всей сети ресторанов, так и каждого ресторана в отдельности;
- администрирование доступа пользователей в систему (официантов, барменов, администраторов).
Соответственно, встал вопрос о смене программного продукта. Рассматривались программные решения совершенно разных производителей, сравнивались функциональные особенности, примеры внедрений, истории успешного внедрения продуктов и т.п. В результате на чаше весов остались 2 программных продукта: Трактиръ: Front-Office v.3 и R-Keeper фирмы UCS. Процесс выбора был достаточно тяжелым, т.к. необходимо было принимать решение на долгосрочную перспективу и ошибка означала бы серьезные финансовые потери, но еще более важно – потерянное время, которое не восстановить.
Поскольку разработчики программы Трактиръ: Front-Office в ближайшей перспективе планировали создать функционал распределенных информационных баз, окончательный выбор был сделан в пользу Трактиръ.
Важными преимуществами программы оказались:
- знакомая логика программы (не требовалось тотальное переобучение персонала);
- перспективы объединения всех ресторанов в общую распределенную сеть;
- использование учетной системы и фронта на одной платформе;
- возможность интерактивного управления заказами (карта зала, визуализация занятых и забронированных столиков и т.п.);
- возможность в Head-Office вести учет номенклатурных позиций (продуктов, блюд, материалов, полуфабрикатов) без привязки к юридическим лицам;
- открытость платформы 1С и конфигурации, что позволяет добавлять (дорабатывать) необходимый функционал;
- успешное использование линейки Трактиръ на протяжении 5 лет.
Детали внедрения
В Трактиръ: Front-Office помимо стандартного функционала были разработаны следующие важные механизмы:
- ведение табелей учета рабочего времени администраторами каждого заведения, обмен данными с зарплатной системой;
- учет выпуска полуфабрикатов и готовых блюд кондитерского цеха, передача между ресторанами и последующий обмен с главным офисом;
- расчет премиальной части официантов непосредственно в каждом ресторане в зависимости от категорий блюд и обмен данными с зарплатной системой;
- учет чаевых и обмен данными с зарплатной системой;
- ведение заявок на банкет – был создан новый документ, в который вносятся данные по заявке с их последующей выгрузкой в Head-Office (ранее учет заявок велся в Excel);
- настроен общий учет накоплений по дисконтным картам;
- автоматизирована работа официантов с основным меню (теперь при выборе блюда из основного меню программа автоматически выводит список гарниров на выбор).
Теперь все данные из ресторанов выгружались в единую центральную базу ресторанов, где и происходил анализ деятельности как сети в целом, так и каждого ресторана в отдельности.
Также изменения претерпела и конфигурация Трактиръ: Head-Office. Были произведены следующие доработки:
- ордерный учет продуктов и дополнительная детализация продуктов на складе;
- штрих-кодирование и использование торгового оборудования (весы, терминалы сбора данных) по дополнительной детализации продуктов и материалов;
- автоматизация обмена между ресторанами и управленческой системой в соответствии с требованиями заказчика;
- разработаны дополнительные механизмы для анализа и принятия правильных оперативных и управленческих решений.
Процесс перехода с Трактиръ: Front-Office 7.7 на Трактиръ: Front-Office 8 был достаточно трудоемок, т.к. необходимо было перевести уже работающие рестораны, останавливать работу которых было неприемлемо, на новый программный продукт. На первом этапе был произведен поочередный переход в каждом ресторане с версии 7.7 на версию 8.
После перехода всех ресторанов на 8-ку и создания разработчиками Трактира функционала распределенных баз данных начался второй этап - поочередная консолидация всех ресторанов в единую распределенную сеть.
Параллельно осуществлялся переход с Трактиръ: Back-Office 7.7 на Трактиръ: Head-Office. Процесс перехода был достаточно сложным, т.к. во-первых, все механизмы перехода разрабатывались «с нуля», во-вторых, нельзя было допустить простоя в работе сети, в-третьих, нельзя было потерять уже введенные в старую систему данные.
На текущий момент 10 автономных заведений объединены в распределенную сеть на базе Трактиръ: Front-Office БИЗНЕС. Центральный офис с удаленным от него складом и производством объединены в распределенную сеть на базе Трактиръ: Head-Office. Осуществляются ежедневные обмены данными как между этими системами, так и с другими внешними.
