Работа с новыми акцизными марками

С каждым годом в нашей стране ужесточается учет оборота алкогольной продукции. Растут возможности системы ЕГАИС, растут аппетиты регулятора, расширяются области контроля на всё новые операции. ФСРАР научился отслеживать движение каждой акцизной марки и постепенно переводит всех участников рынка на такой «помарочный учет». Для ресторанов все это означает только одно – работать с ЕГАИС придется гораздо больше, а ситуации, в которых можно случайно получить штраф, будут встречаться гораздо чаще. Давайте посмотрим, что поменялось в ЕГАИС 3.0 и как с этим всем работать ресторану.

Главное отличие в ЕГАИС 3.0 – учет перестал быть партионным. Раньше ЕГАИС записывал у себя только номер партии алкоголя и сколько бутылок из этой партии у кого и где находятся. Партия могла быть очень большой! Такой, какой ее выпустил поставщик или импортер. Ящик, паллета, фура, вагон. Поэтому ваш поставщик мог спокойно перепутать коробки алкоголя из одной партии и отвезти вашу коробку вашему соседу и этого никто бы не заметил – партия и количество совпадает!

Пришел ЕГАИС 3.0, пришли новые акцизные марки. Теперь каждая марка имеет своего владельца и ФСРАР тщательно следит за ее продвижением от производства до продажи. Но поставщики со своими экспедиторами остались теми же самыми! И они только сейчас начали учиться помарочному учету, начали понимать, что пересортица – это плохо и дорого. Но у них огромные запасы алкоголя, у них постоянные отгрузки и им непросто. А главное – у них нет касс и им не нужно сканировать каждую акцизную марку при отгрузке. Они их продают «виртуально», «на доверии». А вот ресторану так нельзя. Он не может списать ни одной бутылки без указания ее акцизной марки, без ее сканирования.

И именно в момент списания каждой марки наступает «момент истины» - ЕГАИС проверяет, ваша это марка или вашего соседа. И ему не объяснишь, что это не ваша ошибка и виноват в ней экспедитор вашего поставщика. Или поставщика вашего поставщика. И так – по всей цепочке от производства до вас. Сколько звеньев в этой цепи? Вот ровно столько же возможностей для ошибки и причин для пересортицы по акцизным маркам. Но отвечать за все эти ошибки будет текущий владелец алкогольной продукции - вы!

Как избежать такой ситуации? Есть только один надежный способ – тотальное сканирование акцизных марок при приемке алкоголя и сверка всех марок с вашими остатками перед отправкой информации в ЕГАИС. Это долго, это нудно, но это наша новая реальность. Нужно к ней просто привыкнуть. И подобрать удобные инструменты, чтобы сделать эту работу проще. На что при этом обратить внимание?

Работа с ЕГАИС 24 часа 7 дней в неделю

Раньше ЕГАИС был еще одной задачей для бухгалтера или калькулятора. Они занимались им параллельно с ведением документооборота и сдачей отчетности. Теперь так не получится. Поставка может приехать в выходной день, проверить акцизную марку в баре может понадобиться в рабочее время бара, а это чаще всего ночь. Вот во все это время и должен работать нормальный обмен с ЕГАИС. Поэтому он должен работать без участия ваших или наших сотрудников, в режиме автообмена. В Трактире мы реализовали именно такой режим работы, добавив к нему еще и настройку расписания обмена.

Теперь мы можем с заданной регулярностью получать новые накладные из ЕГАИС и отправлять в систему акты списания алкогольной продукции. Удобно?

Режим «Тотальной проверки» акцизных марок

Чтобы даже случайно не отправить в ЕГАИС данные о продаже «чужой марки» мы разработали режим проверки данных о принадлежности марки вашему предприятию.

Как он работает? Система ведет у себя список принятых вами акцизных марок и уже списанных при продаже. При любом сканировании марки в баре или в зале система вначале проверит, должна ли эта акцизная марка находится у вас или это ошибка. Если марка «чужая», то мы запретим ее движение и сообщим об этом сотруднику, чтобы он отложил эту бутылку для дальнейшего разбора проблемы.

Как может возникнуть такая ситуация? Причин может быть много. Например, банальный пересорт у поставщика и плохой контроль при приемке – по ЕГАИС вам отгрузили одни марки, а по факту приехали другие. Еще один пример – хитроумный бармен принес свой алкоголь, чтобы незаметно продать его в баре или покрыть недостачу. Если он сам или его коллега случайно отсканирует такую бутылку, а система отправит ее код в ЕГАИС, то будет зафиксирована продажа дубля акцизной марки. На основании этой информации контрольная группа РАР может инициировать проверку и возбудить дело об административном правонарушении, а суд оштрафует ресторан на 100 тыс. рублей.

Полезно? Обратите внимание, что сумма штрафа гораздо выше стоимости программы. Поэтому, наверное, это будет самый быстрый возврат вложенных в автоматизацию ресторана инвестиций.

После активации такого режима проверки при попытке регистрации на кассе алкоголя с чужой маркой появится информационное сообщение и операция будет запрещена.

Приемка алкоголя на рабочем месте бармена

Мы уже обсудили, что самый надежный способ предотвратить появление чужих акцизных марок в вашем баре - это тотальный контроль за ними при приемке алкоголя от поставщика. В этом режиме после загрузки накладной из ЕГАИС (можно и в автоматическом варианте - по расписанию) на рабочем месте бара появляется возможность в режиме администратора сверить акцизные марки по накладной с данными, переданными вашим поставщиком в ЕГАИС.

Для этого сотруднику нужно отсканировать все акцизные марки из поставки своим сканером. Любое расхождение данных тут же будет обнаружено, что позволит не допустить чужую марку в ваш бар и ее дальнейшую продажу.

С документом «Приемка алкоголя» можно работать в удобном режиме, записывая, возвращаясь к нему и дополняя пока вся поставка не будет проверена. После подписания документа сотрудником он выгружается в бэк-офис, где по результатам его можно принять через ЕГАИС, отклонить или принять с оформлением акта расхождений на ошибочные акцизные марки.

Важно помнить, что продавать поступивший алкоголь можно только после того, как ЕГАИС подтвердит получение информации о его приемке вашим рестораном. До этого момента поступившие акцизные марки все еще числятся за вашим поставщиком и их регистрация в продаже будет основанием для штрафа. Это особенно актуально с учетом качества обмена с ЕГАИС, который зависит не только от ваших линий связи, но и от загруженности серверов системы. Не рискуйте! Дожидайтесь получения подтверждения от системы. Кстати, наш режим «тотальной проверки» не даст продать принятую, но не подтвержденную марку.

Формирование акта списания

По правилам, оформлять продажу алкоголя в ЕГАИС ресторан обязан в течении одного рабочего дня после факта продажи. Это время не зависит от графика отпусков, праздничных дней или больничных ваших сотрудников. Поэтому мы реализовали механизм автоматического формирования актов списания проданного алкоголя по результатам данных закрытия смены во Front-Office и отправку их в ЕГАИС по заданному вами расписанию.

В этот документ попадет открытый за смену алкоголь по документам «вскрытие тары». Также мы добавим в Акт списания алкоголь, проданный в целой таре (по бутылкам). По таким продажам, в отличии от порционных, нет необходимости оформлять документ «Вскрытие тары».

ЕГАИС 3.0 принес в ресторанный бизнес еще больше обязанностей по контролю за оборотом алкогольной продукции. Часть таких обязанностей мы постарались автоматизировать и включить в бизнес-процесс, часть – сделать удобным и понятным. Присоединяйтесь! С нами удобно!