Корпоративное питание

Организация услуг питания для собственных сотрудников – естественная практика для крупного бизнеса. Сейчас сложно найти крупное промышленное предприятие, где рабочие бегают по ближайшим кафешкам или носят еду из дома. И рынок ежегодно растет независимо от экономических потрясений в стране.

Такой интерес к этому виду услуг не случаен – питание во время обеденного перерыва повышает работоспособность сотрудников, а для работников интеллектуального труда обеспечивает рост умственной активности и возможность организации перерыва на отдых. Существует статистика, которая показывает, что организованное питание на предприятии также снижает количество больничных.

Кажется, что такая забота о сотрудниках несет для предприятия одни плюсы. Но по факту, любая организация, задумавшаяся об этом процессе, сталкивается с рядом сложностей:

1. Посчитать правильно налоги. Если питание компенсируется предприятием в рамках трудового договора, то необходимо учесть расходы на питание при расчете налога на прибыль, начислить страховые взносы и удержать НДФЛ с сотрудников. Если руководство предоставляет сотрудникам питание по собственной инициативе, то важно начислить НДС. Стоимость обедов в этом случае нельзя включить в расходы организации.

2. Снизить затраты на питание. Предприятие заинтересовано оплачивать только те услуги, которые были фактически оказаны его сотрудникам. Для столовой важно спланировать закупки и производство таким образом, чтобы минимизировать списания товаров по порче и срокам годности.

3. Технология. Когда речь заходит о крупных предприятиях с сотнями и тысячами сотрудников, всегда возникает вопрос, как справиться с пиковыми нагрузками – выстроить процессы на раздаче, кассе и в производстве так, чтобы успеть покормить всех сотрудников в обеденный перерыв.

Рассмотрим несколько схем организации питания сотрудников, их плюсы и минусы для предприятий разного масштаба.

Компенсация за питание денежными средствами

Предприятие указывает в коллективном или трудовом договоре, что компенсирует определенную сумму за питание, и просто перечисляет деньги сотрудникам вместе с зарплатой. Сотрудник уже самостоятельно ищет подходящую точку общепита и тратит деньги на свое усмотрение.

Преимущества:

• Самый простой способ. Не нужно заключать договор на питание с предприятием общепита или организовывать собственную столовую.

Недостатки:

• Сотрудники, зачастую, рассматривают компенсацию просто как дополнительный доход и могут не тратить его на обед, а значит организация не может рассчитывать на рост работоспособности сотрудников.

Шведский стол для небольших предприятий

Обычно заключается договор с предприятием, оказывающим услуги кейтеринга, которое привозит уже готовы блюда. Чаще всего по такой схеме питание осуществляется за счет компании. Иногда составляются ведомости, где фиксируется питание на шведском столе по сотрудникам. К шведскому столу также относится питание рабочих в поле или на вахте.

Преимущества:

• Сотрудники гарантированно получают питание во время обеденного перерыва.

Недостатки:

• Некоторые сотрудники могут брать со шведского стола больше еды, чем рассчитано на одного человека, а кому-то может не хватить;

• Списания больше, чем при порционном питании;

• Договор обычно заключается на фиксированное количество рационов и не зависит от фактически оказанных услуг питания.

Талоны

Когда на предприятии работает несколько сотен или тысяч человек, вести ведомости питания становится достаточно сложно, а шведский стол не учитывает, что сотрудники могут ходить в отпуск, ездить в командировки или находиться на больничном. Для того, чтобы снизить расходы на питание, организации вводят талоны на питание на фиксированную сумму и выдают их сотрудникам. Расчет предприятия с организацией, оказывающей услуги питания, производится по факту возврата талонов из столовой в бухгалтерию. При всей привлекательности данной схемы у нее есть несколько недостатков. Для компании важно, чтобы сотрудники пользовались благами, которые предлагает компания. С талонами мы не знаем, поел ли по факту сотрудник или нет, другими словами, достигнет ли предприятие своих целей от внедрения питания или нет. Довольно часто встречаются случаи, когда сотрудники договариваются со столовой и «отоваривают» талоны за услуги, не предусмотренные договором.

Преимущества:

• Легко запустить;

• Легко администрировать;

• Достаточно точное прогнозирование количества блюд на день. Более экономный подход по сравнению со шведским столом.

Недостатки:

• Сотрудники могут «договориться» со столовой и отоваривать талоны продуктами или продавать талоны по более низкой стоимости;

• Если талоны компенсируют только часть стоимости обедов, сотрудники питаются реже.

Персонифицированный учет

Является логическим развитием схемы с талонами, но предлагает однозначно связать прием пищи с конкретным сотрудником. С одной стороны, такой подход позволяет точно рассчитать, на какую сумму поел каждый сотрудник, чтобы использовать эти данные при расчете налогов, сборов и ведению взаиморасчетов. С другой стороны, предприятие может ограничивать возможность получения питания за счет компании. Например, только определенная категория сотрудников может получать специальное питание, предусмотренное законодательством. Другой пример – ограничение на получение питания сотрудникам только в дни/часы их рабочих смен.

Преимущества:

• Предприятие знает, был ли конкретный сотрудник в столовой и на какую сумму он поел. Это позволяет избежать злоупотреблений по нецелевому использованию талонов;

• Легче организовываются схемы с частичной оплатой питания. Появляется возможность питаться «в долг», с последующим удержанием из зарплаты стоимости обедов.

Недостатки:

• Сложность фиксации каждого факта питания конкретного сотрудника;

• Сложности распределения сумм по сотрудникам при расчете НДФЛ и страховых взносов.

Небольшие предприятия, с численностью до 200 человек, практикуют первые три схемы. Персонифицированный учет более свойственен крупному бизнесу – предприятиям с численностью до нескольких тысяч человек.

Особенности автоматизации шведского стола

Оказание услуг идет, как правило, по следующей схеме:

1.  Заключается договор на питание между кейтеринговой организацией и предприятием, сотрудников которого нужно кормить;

2.  Согласовывается меню и количество блюд на каждый день;

3.  Осуществляются производство и доставка обедов;

4.   По факту оказания услуг выставляются счета.

Для автоматизации шведского стола используются только программы для ведения учета, а кассовая программа не применяется. Основные цели автоматизации – правильно учесть производственные операции, закупки, продажи и взаиморасчеты.

Наиболее подходящие решения:

• Трактиръ: Management для управленческого учета;

• Трактиръ: Back-Office ПРОФ для бухгалтерского учета.

Алгоритм работы следующий:

1. Предприятие заранее планирует меню на будущие даты, используя документы «План-меню».

2.  С заполненным «Планом-меню», зав. производством смотрит в специальных отчетах, всё ли есть на складе и планирует закупки по недостающим ингредиентам.

3.  В день производства оформляется документ «Выпуск продукции», который приходует на склад готовые блюда и списывает ингредиенты.

4.  Отгрузка осуществляется документами Реализация.

5.  Производственное предприятие отслеживает возникающую дебиторскую задолженность и выставляет счета.

Автоматизация по такой схеме дает сразу несколько преимуществ:

1.  Четко видны предстоящие закупки по всем заказам: цены, сроки и график поставки, требуемый объем, минимальный заказ, тара и т.д. Такой подход снижает списания продуктов и позволяет оптимизировать деньги, замороженные в товаре.

2.   Кухня видит единый план производства на день, без разбивки по заказам. Сборщики комплектуют отдельные заказы из готовой продукции. И для каждого участка информация предоставляется в том виде, в котором с ней удобнее работать.

3.  На весь выпуск продукции прямо из программы печатаются этикетки, соответствующие требованиям Технического Регламента Таможенного Союза 022/2011. Сроки годности и дата производства определяются из документа «Выпуск продукции».

4.  Руководителю доступна вся экономическая составляющая деятельности предприятия: себестоимость, выручка, дебиторка, прибыль и другие показатели, помогающие принимать своевременные и качественные управленческие решения.

В целом получается удобная и понятная схема работы, не требующая больших трудозатрат на ведение учета.

Особенности автоматизации учета питания по талонам и персонифицированный учет

Появление талонов ведет к изменению схемы обслуживания посетителей столовых. В общем случае, в столовой могут питаться сотрудники разных организаций, предъявлять разные виды талонов. Наравне с талонами заказы могут оплачиваться наличными или банковской картой. Для столовой будет важно разделить платежи как по вариантам оплаты, так и по юридическим лицам. Если талоном покрывается только часть стоимости обедов, то должна быть возможность использовать несколько вариантов оплаты в одном чеке.

Для автоматизации питания с талонами, в дополнение к учетным программам, столовая должна использовать и кассовое решение Трактиръ: Front-Office с модулем «Корпоративное питание».

Типовой алгоритм работы:

1. Для каждого номинала талона создается свой вариант оплаты с признаком «Безналичная оплата» с ограничением по сумме, равной номиналу талона.

2. Для каждой организации, сотрудников которой нужно кормить, заводится свой список клиентов и для каждого клиента указывается, какие варианты оплаты – номиналы талонов – доступны для сотрудников организации;

3. При закрытии чека выбирается клиент и вариант оплаты, соответствующий номиналу талона. Если сумма чека превышает номинал талона, сотрудник оплачивает остаток суммы наличными или банковской картой;

4. С нужной периодичностью строится отчет в разрезе клиентов, в котором отражается общая сумма оказанных услуг по каждой организации. На полученную сумму выставляется счет на оплату по безналу.

Фактически отказ от бумажных талонов и учет питания сотрудников в программе означает переход на персонифицированный учет. И если организация, сотрудники которой получают питание, пользуются для расчета зарплаты решениями на базе 1С, например «1С: Зарплата и управление персоналом», то настраивается обмен данными между Трактиром и зарплатным решением. Из «Зарплаты» в Трактиръ выгружается список сотрудников с лимитами, а обратно загружаются начисления по зарплате. Расчет НДФЛ по выгруженным данным происходит автоматически.

Для столовой появляется возможность гибко управлять ассортиментом с учетом спроса на те или иные позиции, управлять ценообразованием с учетом номиналов талонов, тем самым повышая прибыльность и привлекательность заведения. Заведение всё также прогнозируемо управляет закупками и контролирует дебиторскую задолженность.

Полный отказ от наличности и перевод оплаты за питание в электронный вид позволяет значительно ускорить обслуживание каждого посетителя. Для столовой становятся достижимыми показатели нахождения гостя на кассе от 6 до 10 секунд. Такая скорость обслуживания дает возможность покормить за обеденный перерыв тысячи сотрудников, поэтому крупные предприятия всё чаще обращаются именно к такой схеме обслуживания вместо наличных или бумажных талонов.

В дополнение к программному обеспечению обязательно уделяется внимание оборудованию, способному работать под такой нагрузкой. Выбираются надежные сенсорные терминалы-моноблоки, фискальные регистраторы смотрят со скоростью печати от 200 мм/сек, с большим ресурсом печатающей головки и отрезчика.

Наш опыт показывает, что автоматизация столовой в соответствии с вышеизложенными принципами позволяет бесперебойно работать по нескольку лет, пробивая за год более миллиона чеков.