АВТОМАТИЗАЦИЯ ресторана от А до Я

Итак, решение принято: автоматизировать деятельность ресторана необходимо!
И здесь возникает следующий логичный вопрос: с чего начинается автоматизация ресторана?
В помощь тем, кто знаком с этой сферой лишь понаслышке или не знаком вовсе, мы подготовили эту статью-памятку. Ведь от последовательности действий и верного определения этапов работы напрямую зависит эффективность автоматизации, а значит, и дальнейший успех бизнеса.

Шаг 1. Определите поставщика услуг.

На сегодняшний день широко распространены около 10-ти систем автоматизации, каждая из которых соответствует своей основной задаче - автоматизировать работу предприятия. Какую из них выбрать, ведь все они установлены в сотнях организацией и фирм, а значит, имеют своих приверженцев? Какая система подойдет именно вам?..

При выборе автоматизационной системы (АС) следует:

• учесть чужой опыт. Узнайте, на каких предприятиях города установлена эта АС; пообщайтесь с их руководителями или управляющими, узнайте их мнение о системе.

• узнайте репутацию поставщика, предлагающего вам установку АС. Для этого можно запросить соответствующую информацию у фирмы-производителя АС или у руководства предприятий, где эта система уже используется.

• почитайте отзывы пользователей: в Интернете, на специализированных форумах. Зайдите на сайт фирмы-поставщика, оцените стиль работы с клиентами (наличие формы обратной связи, оперативность ответов). Профессионалы в короткий срок предоставят компетентный ответ на любой вопрос, основываясь на своем опыте; дадут дельные советы.

После того, как у вас сложится ощущение, что фирма, предлагающая услуги по автоматизации – серьезная и авторитетная, а ее сотрудники – профессионалы с солидным опытом, можете смело переходить к следующему этапу.

Шаг 2. Назначение ответственного лица

Выделите из числа своих сотрудников опытного профессионала, которому можно поручить курирование достартовой подготовки к установке АС. Ему предстоит примерно половину своего рабочего времени посвящать контактам с компанией-интегратором, контролировать взаиморасчеты, следить за сотрудничеством персонала с представителями компании-интегратора, согласовывать работы по установке. Кроме того, он должен обладать компетенцией, достаточной для того, чтобы вникать в технические детали работы автоматизационной системы.
Выбор ответственного лица имеет большое значение; от его работы напрямую зависит успех дальнейшей автоматизации.

Шаг 3. «Раскиньте сети»

На этом этапе определяется расположение рабочих мест, планируется локальная и электрическая сеть. Один из возможных вариантов представлен на иллюстрации, приведенной ниже:



Примерная структура сети
Типовое рабочее место (компьютер с установленным ПО автоматизационной системы): сенсорный монитор или программируемая клавиатура. В мини-варианте это же рабочее место может выполнять функции полноценного рабочего места официанта, предназначенного для приема и обработки заказов.
Рабочее место администратора и/или кассира: сервисный принтер счетов, фискальный регистратор (рекомендовано для оптимальной скорости и точности работы). Но можно обойтись и без регистратора, если фискальные чеки будут выписываться на автономной кассовой машине.
Карманные компьютеры или КПК: для удобства работы в больших заведениях с обширной площадью. Рекомендуются к использованию, если официант затрачивает много времени на перемещение между столиками клиентов и стационарным ПК.
Сервисный принтер марок (аналог принтера счетов): размещается в на кухне, предназначен для информирования официантов о готовности блюд. Дополнение – сканер штрихкодов.
Рабочее место руководителя, бухгалтера или снабженца: любой современный компьютер с установленной АС, с подключенным принтером.

То, как рабочие места будут располагаться на территории предприятия, планируйте заранее. Лучше – еще до ремонта, чтобы монтаж сетей проводился до поклейки обоев или установки декоративной плитки. Подумайте о том возможности установки дополнительных рабочих мест, которые незаменимы в часы высокой посещаемости.

Монтажные приспособления, такие как кабель-каналы, установленные в полу и стенах, а также специальные технологические люки в потолке позволят в дальнейшем значительно сэкономить время на подключение и перемещение оборудования. К тому же, это современный европейский стандарт для ресторанов, банкетных залов и даже офисных столовых.

Электрическая сеть должна соответствовать надежности работы АС. Для всего оборудования, работающего в составе системы, рекомендуется прокладывать специальную электрическую сеть. Важно, чтобы в нее не включали ничего «лишнего», вроде пылесосов во время уборки или обогревателей зимой. Качество напряжения питания сети должно быть отличным; необходим мощный источник бесперебойного питания, рассчитанный на всю электрическую сеть для АС. Тогда вам будут нипочем любые проблемы с электричеством.

Локальная вычислительная сеть должна быть проложена профессионально (и только специалистами!), ведь это – основная «артерия» автоматизационной системы.

Сервер. В качестве базы данных АС рекомендуется использовать отдельный компьютер, предназначенный для хранения базы данных и доступа к ней. Важно следить, чтобы никто из сотрудников на сервере не работал: только в этом случае можно говорить о безопасности базы данных и надежности работы системы.

Возможности удаленного доступа очень удобны, поскольку позволяют руководителю или собственнику предприятия работать с системой, находясь вне офиса: просматривать отчеты, следить за состоянием зала и даже просматривать видеозапись того, что происходит в зале ресторанов.

Шаг 4. Установка системы. Подготовка персонала

Монтажные работы завершены, настал этап установки и настройки. Сколько это может продолжаться? Зависит от масштабов предприятия, количества рабочих мест и сложности сетей: от одного до нескольких дней. На этом этапе специалисты компании-интегратора проверяют работу всей системы, от приема (ввода) заказов до формирования отчетов. Сотрудникам назначаются права доступа, для чего выдаются персональные карты-ключи.

За несколько дней до запуска системы проводится обучение персонала, которое осуществляет либо представитель компании-интегратора, либо один из опытных сотрудников (если предприятие уже работает с этой АС). Важно, чтобы каждый сотрудник действительно получил практические навыки работы с системой.

Шаг 5. «Пуск!»

Итак, система запущена. Для спокойного старта в течение первых нескольких дней работы системы рекомендовано присутствие на предприятии сотрудника компании-интегратора. Он поможет при любой сложности или заминке, с ним сотрудники будут чувствовать себя увереннее.
«Закрытие» первого трудового дня в новой системе – очень важный момент, наряду с формированием необходимых отчетов и выгрузкой данных из фронт-офиса в бэк-офс. Лучше, если на первых порах контроль основных финансовых показателей вам поможет осуществлять специалист.
После первого месяца работы в системе имеет смысл повторно пригласить этого же специалиста, чтобы он помог «закрыть» месяц и (при необходимости) исправил возникшие за данный период ошибки.

Автоматизация ресторана – процесс ответственный, но ничего «пугающего» на всех перечисленных этапах, как вы видите, нет. Важно довериться компании-профессионалу и внимательно следовать всем рекомендациям.

Успехов и процветания вашему бизнесу!