Что такое автоматизированная система и зачем она нужна?

Несмотря на то, что словосочетание «автоматизированная система» у многих на слуху, не будет лишним еще раз вспомнить, для чего она нужна и какие задачи решает.

Назначение: автоматизированная система (в дальнейшем АС) позволяет повысить надежность и оперативность получения необходимой информации. Это значит, не нужно тратить время на обработку данных, а можно направить ресурсы на их анализ и выработку стратегии управления. АС помогает правильно оценивать состояние ресурсов компании и вовремя принимать управленческие решения. Бизнес – это игра на опережение, в которой важная роль оперативности: в конечном итоге, в конкурентной борьбе козыри оказываются на руках у того, кто получит необходимую информацию быстрее и проще.

Польза: АС предоставляют функционал, необходимый для записи и выполнения действий, а также для контроля, управления и анализа работы предприятия. Они помогают эффективно решать вопросы, связанные с управлением персонала, клиент-менеджментом, товарно-материальными и финансовыми потоками.

По своей сути, АС – это мощный инструмент для работы с информацией. При грамотном использовании система значительно упрощает работу и предоставляет неоспоримые преимущества в оперативности и качестве получаемых данных. Но не стоит от нее ожидать невозможного: она не даст однозначных ответов на вопросы, касающиеся основных финансовых показателей, как не заменит профессиональных действий и решений управляющего. К ней нужно относиться как к любому современному устройству, которое (в зависимости от компетентности и технической грамотности пользователя) может оказаться как незаменимым помощником во всех аспектах ведения бизнеса, так и новой дорогой игрушкой. Чтобы исключить второй вариант, мы познакомим вас с ключевыми задачами, которые помогает решать АС (на примере автоматизации ресторанного бизнеса).

Автоматизированная система помогает

• бороться со злоупотреблениями со стороны персонала

К сожалению, эта проблема остается одной из самых актуальных для ресторанного бизнеса, так как ведет к ощутимым убыткам в общей выручке.Используя возможности АС, вы сможете значительно сократить злоупотребления. Этому способствуют механизмы распределения прав доступа сотрудников и архив данных обо всех выполненных ими действиях. В системе хранится подробная отчетность о совершенных операциях, что позволяет осуществлять контроль возможных манипуляций персонала.

• улучшать имидж заведения, повышать лояльность посетителей

Современный ресторан или кафе может значительно повысить свою популярность среди посетителей с введением программ лояльности. Они помогают предоставлять персональные скидки и дают возможность следить за предпочтениями и вкусами гостей, получать отзывы о сервисе, узнавать степень удовлетворенности и информацию о самих клиентах. Автоматизированные системы позволяют организовать самые различные программы лояльности, которые более эффективны, чем стандартные карты постоянного клиента.

•  получать подробную аналитику, отчеты

Благодаря возможностям АС руководитель (собственник) предприятия оперативно получает всю информацию, касающуюся операций в работе. Подробная аналитика и точная отчетность, предоставленная максимально оперативно, помогает своевременно оценить эффективность бизнес-процессов и сразу же принять верные управленческие решения.

•  сделать обслуживание более точным, быстрым и современным

Персонал с первых дней работы с АС понимает, насколько проще, точнее и оперативней становится их повседневная деятельность: исчезает необходимость во многих рутинных операциях (например, выписывание счетов и чеков), которые занимали немало рабочего времени и при этом не были достаточно точными. Ошибок в работе становится значительно меньше, что влияет на имидж предприятия и лояльность клиентов наилучшим образом. К тому же, современные автоматизированные системы, как и торговое оборудование, выглядят стильно, солидно и технологично, что позволяет им отлично вписаться в интерьер и улучшить имидж заведения.

«Самодеятельность» дорого стоит

Планируя автоматизацию бизнес-процессов своего предприятия, не повторяйте чужих ошибок: самостоятельное внедрение автоматизированной системы чревато целым комплексом проблем. Согласитесь, что учет и управление – не те сферы бизнес-процессов, на которых нужно экономить, а собственные «шишки» могут обойтись очень дорого. Гораздо эффективнее сразу обратиться к профессионалам, которые проведут установку и отладку, а затем научат персонал использовать функционал системы в полную силу.