Компания Фортекс-Сервис выполнила проект по автоматизация производственно-торговой компании Ланч-Тайм с разработкой нового сайта и привлечением новых клиентов на базе программных продуктов Трактиръ.
Компания Ланч-Тайм занимается доставкой питания в офисы Москвы и Подмосковья. Собственное производство компании позволяет выпускать продукцию высокого качества, без консервантов, усилителей вкуса, сои и ГМО.
Более 15 лет компания работает на рынке доставки обедов, организации питания для спортивных мероприятий, питания выездных групп, строительных бригад, домов отдыха. В компании имеется собственная служба доставки.
Кухня компании включает широкий спектр питания от вегетарианских блюд до блюд национальной кухни с широким выбором выпечки, напитков. Компания заботится о здоровье своих клиентов, не экономит на сырье, работает только с постоянными поставщиками. Цены на обеды Ланч-Тайм держит на приятно не высоком уровне, порции на традиционные блюда большие. Вся продукция имеет маркировку, калорийность, состав!
″Вкусно как дома″ – главный девиз компании!
Организация праздничных мероприятий – дает возможность нашим клиентам проводить в своих компаниях праздники, события с блюдами, оформленными под любое количество сотрудников. Такой формат питания и организации мероприятий позволяет клиентам Ланч-Тайм не искать сторонние форматы организации питания, а заказывать прямо с сайта праздничные и повседневные блюда.
Сайт компании, позволяет клиентам самостоятельно по меню делать заказы на две недели вперед как на фирму, так и в разрезе сотрудников, что очень удобно и экономит время наших клиентов. Все заказы персонализированы, блюда упакованы, имеют маркировку с датой изготовления!
Начало
Изначально работа компании была построена в полуавтоматическом режиме. Документооборот компании и заказы от клиентов велись практически в ручном режиме. Отсутствовал учет производства, складской учет не отражал реальной картины, себестоимость продукции рассчитывалась не корректно, взаиморасчеты не могли оперативно подтверждаться из программы, что существенно мешало контролировать задолженность и планировать закупки сырья. Прием заказов от клиентов на 80-90% выполнялся по телефону, специфическая форма заказа с сайта работала только для старых клиентов, для новых же клиентов она была не удобной.
Каждый сотрудник компании работал практически в локальной версии программ, Excel–файлах, что существенно осложняло контроль и получение сводной информации. Отсутствие единой базы данных для ведения учета компании также не позволяло организовать эффективную работу с клиентами, обработки заказов, контроль оплаты и возврат документов.
Изучив структуру компании, ее аппаратно-программный комплекс, компания Фортекс-Сервис практически с нуля провела автоматизацию всех важных участков компании.
Как проходила автоматизация
Исходя из опыта работы с предприятиями общепита, торговли и сервиса, для организации работы компании Ланч-Тайм через единую базу данных, была выбрана программа Трактиръ: Head-Office. В решении организована вся работа компании и документооборот. При этом все этапы автоматизации проводились параллельно, без остановки рабочих процессов.
И так, вся работа была разбита на этапы:
1. Реорганизация IT-структуры компании с установкой программ и настройкой оборудования
Своими силами, в течение 2 недель, специалисты Фортекс-Сервис проложили во всех помещениях компании сеть, установили сервер, подключили оборудование, установили камеры видеонаблюдения с видеосервером, установили и настроили систему контроля доступа в помещения с разграничением прав доступа. Проложили более 1000 метров проводов.
Все рабочие места сотрудников компании организовали с нуля, все компьютеры модернизировали и оснастили источниками бесперебойного питания. Организовали защиту данных от вредоносного программного обеспечения, настроили хранение данных, отладили восстановление данных в случае аварийных ситуаций в течение 4-х часов.
2. Организация рабочих бизнес-процессов компании в единой программе Трактиръ: Head-Office и Трактиръ: Front-Office в качестве программы для автоматизации столовой и удаленных объектов обслуживания c выгрузкой данных в программу 1С:Бухгалтерия 8
Очень трудоемким оказался процесс перехода на работу с программой Трактиръ: Head-Office. Предварительно, специалисты Фортекс-Сервис описали все процессы, составили блок-схему с документооборотом и ролями, подготовили данные по контрагентам и номенклатуре для переноса в новую базу. На все рабочие места были установлены программы с лицензиями и настройкой прав доступа и интерфейсов. Также специалисты Фортекс-Сервис подготовили рабочие инструкции и обучили персонал Ланч-Тайм работе с программой.
Кроме того, было оборудовано рабочее место кассира в столовой бизнес–центра, в котором находится Ланч-Тайм (установлена программа для автоматизации процесса обслуживания гостей Трактиръ: Front-Office, подключено и и настроено торговое оборудование, денежный терминал). Была реализована автоматизированная выдача карт клиентов с персональными скидками и возможностями при расчетах за питание, как для организаций, так и персональных посетителей.
Были организованы передвижные рабочие места с кассовым оборудованием и программным обеспечением Трактиръ: Front-Office. Ими были оснащены удаленные точки питания, с которыми у Ланч-Тайм имеются договора на организацию питания на территории заказчика.
По итогам дня (рабочим периодам) была настроена выгрузка данных в программу 1С:Бухгалтерия 8 из программы Трактиръ: Head-Office. По итогам дня, настроили обмен данными со всеми удаленными точками с получением сводной информации в базу Трактиръ: Head-Office.
Важным этапом стал процесс автоматизированной обработки заказов от клиентов. Существующая система была малоэффективна и не обеспечивала оперативности и контроля исполнения. В этой части программа Трактиръ: Head-Office была существенно доработана, а именно:
- в контрагентов и договора были прописаны условия работы с клиентами, влияющие на цену,
- подготовлены печатные формы документов, в том числе для водителей с разбивкой по маршрутным листам,
- реализован автоматизированный алгоритм выставления счетов с контролем оплат,
- подключен клиент-банк с автозагрузкой платежей,
- автоматизирован процесс объединения заказов по сотрудникам в единый счет-заказ для организаций, с учетом периодов оплат с расшифровкой блюд (важная форма для бухгалтеров) и подготовкой закрывающих документов,
- настроен и актуализирован процесс управления и контроля взаиморасчетов с контрагентами,
- автоматизирован документ План-меню, в который по итогам дня попадают заказы с формированием необходимого выпуска готовой продукции и требуемого расхода сырья,
- организован складской учет номенклатуры с хранением по складам, камерам с проведением инвентаризации, штрих-кодированием товара,
- реализован алгоритм авто-печати этикеток из документа План-меню сразу на принтер-этикеток с нужным форматом этикетки в разрезе номенклатуры,
- разработан уникальный алгоритм и документ Меню, позволяющий включать в себя меню для сайта с расчётом калорийности блюд, заполнения свойств и характеристик блюд с ингредиентами, формировать ТТК на продукцию с возможностью корректировки, устанавливать и корректировать цены,
- автоматизирован прием заказов в программу Трактиръ: Head-Office с нового сайта компании и выгрузки на сайт меню в разрезе дня с характеристиками, выгружать на сайт комплексные обеды и бизнес-ланчи с изображениями и актуальными ценами.
3. Разработка нового сайта компании Ланч-Тайм с системой управления из программы Трактиръ: Head-Office и организацией эффективной работы с клиентами и управления заказами.
Для организации эффективной работы с клиентами и привлечения новых клиентов, на базе 1С:Битрикс, наша компания разработала новый сайт компании под ключ и его интеграцией с Трактиръ: Head-Office.
Работа над сайтом длилась около трех месяцев. Заново был разработан дизайн, структура сайта, реализована уникальная система для клиентов, позволяющая делать заказы на две недели вперед с возможность корректировки заказов на любой день. Каталог сайта полностью автоматизирован и обновляется позициями меню, комплексными обедами и бизнес-ланчами из программы Трактиръ: Head-Office с обновлением цен, свойств и характеристик.
Меню сайта позволяет быстро отобрать нужные позиции с учетом предпочтений в кухне, даже по ингредиентам можно выбрать то или иное блюдо. Реализован алгоритм индивидуального меню, когда есть возможность самостоятельно изменить состав комплексных обедов, если какие-то в нем блюда хотелось бы заменить.
Для контроля качества продукции на сайте реализован механизм оценки блюд, что позволяет клиентам оперативно дать реакцию и оценить насколько им нравится то или иное блюдо по любым критериям! Эта информация оперативно попадает в отдел качества компании Ланч-Тайм, в которой по итогам месяца за лучшие блюда, повара получают премию!
Сайт выдержан в цветовой гамме компании Ланч-Тайм, новая система заказов и оформленное меню, позволили быстро обратить внимание новых клиентов, которые растут с каждым днем. Конечно, компания Фортекс-Сервис занимается и продвижением данного сайта, без этого ни один сайт работать не будет. Вложенные средства в разработку сайта окупились за один месяц работы сайта (выручка увеличилась в первый месяц на 1 млн. рублей). Новый сайт привлек разную новую аудиторию, не только офисы, но и стройки, дома отдыха и корпоративные мероприятия. Объем производства за 6 месяцев увеличился в трое!
4. Автоматизация блока производства
В части производства, упрощения его работы и практически полной его автоматизации, был реализован уже классический для нашей компании алгоритм введения Номенклатуры Производства (НП). Это позволило вводить ТТК без их постоянной корректировки, автоматизирован процесс выпуска продукции по Плану-Меню с формированием документов Выпуска продукции в конце смены и переносом информации и программу 1С:Бухгалтерия 8.
Необходимое количество сырья для производства, по плану-меню автокомплектуется со складов компании и через штрих-сканер перемещается в пр-во. Для производства разработаны формы заборы сырья и отчет по выпущенной продукции, подготовлен фронт оператора производства!
С учетом роста задач в данный блок вносятся корректировки, позволяющие оптимизировать работу производства.
5. Организация рекламной компании с привлечением новых клиентов через сайт компании Ланч-Тайм.
Для эффективного привлечения новых клиентов, компания Фортекс-Сервис разработала эффективную стратегию продвижения нового сайта в интернет с разбитием на этапы и приоритеты.
Ежемесячный бюджет на рекламу, ит-поддержку, 1С-поддержку и поддержку сайта окупается в этот же месяц и еще дает дополнительную прибыль! Эффективность рекламной кампании отражается в 1С, что очень удобно и информативно!
Результат
- Разработан документооборот компании, автоматизированы бизнес-процессы компании на базе программ Трактиръ: Head-Office и Трактиръ: Front-Office.
- Организован и поставлен управленческий учет, автоматизировано производство, торговля (в том числе розничные точки продаж) с переносом данных в программу 1С:Бухгалтерия 8.
- Разработан новый сайт компании, организована его интеграция с Трактиръ: Head-Office.
- Автоматизирован блок управления заказами с сайта и работа с клиентами.
- Разработана эффективная стратегия продвижения бренда Ланч-Тайм с привлечением новых клиентов.
- Сокращены издержки компании на IT-инфраструктуру, оптимизированы прочие издержки, автоматизирован контроль и управление процессами
- Обучен персонал для работы с программами Трактиръ: Head-Office и Трактиръ: Front-Office, 1С:Бухгалтерия 8.
- Вся работа компании была систематизирована в 1С, описана документально, были подготовлены инструкции и проведено обучение персонала!
Дальнейшая работа с компанией Ланч-Тайм выполняется в рамках комплексного договора сопровождения и горячей линией техподдержки, ведутся дополнительные работы по задачам компании!
