Работа пользователя на любой операционной системе
«Трактиръ: Management» позволяет работать в различных операционных системах в режиме Web-клиента одинаково эффективно как с компьютера, так и с мобильных устройств.
Вы вправе самостоятельно выбирать операционную систему для работы: Windows, Linux или MacOS. Отдельная оптимизация интерфейса выполнена для планшетов на базе iOS и Android, что позволит получить доступ к документам и отчетам из любой точки мира. Подробная информация указана в документации к программному продукту.
Широкие возможности для принятия управленческих решений
«Трактиръ: Management» — понятный инструмент для ведения управленческого учета в ресторане и кафе, не требующий знаний бухгалтерского учета. Для нового решения был модифицирован процесс формирования управленческой отчетности, созданной на основе упрощенного стандарта МСФО. Этот универсальный формат интуитивно понятен, но при этом представляет крайне широкие возможности для принятия управленческих решений в ресторане.
Гибкая настройка расчета себестоимости в ресторане
В «Трактиръ: Management» реализован комбинированный подход в расчете себестоимости продукции и блюд — ФИФО или по среднему — с указанием метода учета запасов для вида номенклатуры. Это позволяет, например, учитывать алкоголь по партиям, а ингредиенты — по среднему. В любом случае себестоимость будет рассчитана корректно и быстро.
Расширенный учет затрат
В «Трактиръ: Management» пользователи могут разносить дополнительные затраты, такие как стоимость доставки или ФОТ, на себестоимость продукции. Это поможет лучше понимать экономику предприятия, точнее подходить к подсчету прибыли как предприятия в целом, так и каждого подразделения в отдельности.
Управление фронт-офисными системами из «Трактиръ: Management»
«Трактиръ: Management» взял на себя часть функций по настройке рабочих мест официантов и кассиров при работе с программными продуктами «Трактиръ: Front-Office», «iRECA: Официант», «iRECA: SOLO». Теперь управляющий может со своего рабочего места в управленческом решении отредактировать меню и другие справочники, не заходя во фронт-офисные системы. Среди фронт-офисных систем других производителей поддерживается обмен с «АТОЛ: Frontol», смарт-терминалами «Эвотор» и обеспечивается загрузка данных из «R-Keeper».
Взаимодействие с «1С: Бухгалтерия 8»
Всегда актуальная выгрузка данных в «1С: Бухгалтерия 8 ПРОФ» позволит быстро подготовить регламентированную отчетность, в том числе и в режиме аутсорсинга бухгалтерских услуг, с выгрузкой только необходимых документов.
Комфортная работа с программой
Одной из отличительных особенностей новой системы учета для кафе и ресторана является прогрессивный интерфейс «Такси» от компании 1С, адаптированный как для настольных компьютеров, так и для мобильных устройств. Концепция нового пользовательского интерфейса позволяет пользователю самостоятельно конструировать рабочее пространство программы, что обеспечит комфортную работу на разных разрешениях экрана.
Бухгалтерский учет
Как правило предприятия выделяют юридическое лицо для торговли алкогольной продукцией, работа с которой налагает дополнительные требования к виду юридического лица и применяемой системы налогообложения. При этом весь остальной оборот проводят через другое юридическое лицо, применяющее льготную систему налогообложения.
Такое разделение требует дополнительных усилий при учете, но позволяет существенно экономить на налогах. Системы Трактиръ позволяют максимально упростить такой учет, автоматически разделяя оплаты на нужные кассовые аппараты, формируя внутрифирменные перемещения, учитывая раздельное движение денежных средств и формируя нужную регламентированную отчетность.
Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:
- по средней себестоимости (в продуктах «Трактиръ: Management» и «Трактиръ: Back-Office»);
- по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (ФИФО) (продуктах «Трактиръ: Management»).
Различные способы оценки могут применяться независимо для каждого юридического лица (в зависимости от ПП).
В дополнение к стандартным возможностям выбора способа учета остатков в «Трактиръ: Management» реализован механизм, который позволяет выбирать для вида номенклатуры будет ли учет вестись «по среднему», либо по ФИФО. Это позволит, например, для подачи алкогольных деклараций выбрать для номенклатуры с видом «Алкоголь» метод учета ФИФО, а для вида номенклатуры «Блюда» — «по среднему».
Ведение взаиморасчётов
Оперативная работа ресторана иногда требует проведения закупок или иных оплат за наличный расчет, при этом сотрудникам выдаются наличные денежные средства, за которые они в дальнейшем отчитываются. Иногда объем таких операций может быть довольно существенным, поэтому контроль за ними также требует специальных инструментов. В системах Трактиръ они реализованы в виде специальных документов «Авансовый отчет» и отчета «Ведомость расчетов с подотчетниками».
Документ «Авансовый отчет» содержит три закладки: Выданные авансы, Оплаты (поставщикам) и Прочие расходы.
В «выданные авансы» попадают расходно-кассовые документы, по которым сотрудник получил на руки наличные денежные средства. В «оплаты поставщикам» заносятся те суммы, которые были потрачены на закупки у них. «Прочие расходы» указываются с заполнением цели расходования средств и статьи расходов, к которым они будут отнесены.
Неизрасходованный остаток денежных средств можно вернуть в кассу с оформлением «Приходно-кассового ордера», введенного на основании «Авансового отчета». В результате будет образован замкнутый цикл учета наличных денежных средств, выданных подотчетным лицам.
Проконтролировать состояние взаиморасчетов по ним можно с помощью отчета «Ведомость расчетов с подотчетниками»
Информацию о состоянии взаиморасчетов с контрагентами за заданный период всегда можно посмотреть в отчете «Ведомость расчетов с поставщиками», который включает данные о долгах предприятия перед контрагентами и долгах контрагентов перед предприятием. Он формируется на основании документов, фиксирующих закупку товаров у поставщиков, продажу товаров покупателям, а также банковских выписок и кассовых документов, которыми в системе оформлялись оплаты.
Для некоторых случаев будет достаточно видеть общую картину состояния взаиморасчетов в компании, для других — важна детализация до уровня договоров и документов по ним. Настройки системы позволяют самостоятельно выбирать параметры вывода информации для отчета, меняя порядок группировок, состав строк и колонок таблицы вывода информации. Установить отбор по организации и контрагенту, а также указать группировку данных можно в шапке отчета. Для более глубокой детализации вывода информации можно воспользоваться формой настроек отчета, вызываемой по кнопке «Настройки».
Для анализа взаиморасчетов с покупателями используется отчет «Ведомость расчетов с покупателями».
Ведение технико-технологических карт (ТТК)
Еще одним способом повышения точности работы с ТТК является их расчет не на одно блюдо, а на партию блюд. Трактиръ позволяет это делать, вводя в ТТК параметр «Расчет произведен на…», где указывается число порций, которые будут приготовлены по данной ТТК. Потому что соблюсти указанную в ТТК точность при приготовлении, например, одного рола или котлеты гораздо сложнее, чем при приготовлении сразу 100 котлет или 12 роллов — каждый отдельный экземпляр может иметь незначительные отклонения от нормы, но вся партия в целом будет близка к указанным в ТТК значениям. Система правильно спишет использованные ингредиенты, а повара используют при приготовлении именно то количество сырья, которое указано в ТТК.
Для того, чтобы поддерживать ТТК в актуальном состоянии в системе реализован механизм «Корректировки ТТК», который позволяет вносить в систему оперативные изменения, например в составе блюда или количестве ингредиентов. Такая операция может понадобиться в случае временной замены одного или нескольких ингредиентов блюда на аналоги. При этом «Корректировка ТТК» может вводиться на какой-то ограниченный период, который будет указан в документе. Система автоматически изменит механизм списания продуктов при приготовлении блюда по окончании периода действия «Корректировки ТТК», вернув исходные параметры.
Махинации с составом ТТК являются одним из самых распространенных методов мошенничества сотрудников кухни. Немного увеличив количество расходуемых ингредиентов в ТТК какого-то блюда, мошенник может сформировать излишек продуктов на своем складе — программа при каждом выпуске продукции будет списывать больше, чем по факту использует повар. Такой излишек потом может быть использован для покрытия недостачи, порчи или просто продан соседнему ресторану или поставщику за половину стоимости. Поэтому фиксация всех операций с ТТК и контроль за их составом и исполнением является важной задачей безопасности ресторана. Наша система предоставляет для этого все возможности.
Наша система в рамках одной ТТК позволяет указывать произвольное количество стадий обработки ингредиентов, разделяя их на холодные и тепловые, а также производить расчет энергетической и пищевой ценности блюд с учетом потерь при тепловой обработке. Это упрощает учет многостадийной обработки ингредиентов при приготовлении блюд и полуфабрикатов, создавая своеобразный «конструктор» и фиксируя изменения в свойствах и составе на каждом этапе приготовления блюда и позволяя комбинировать ингредиенты и способы их обработки.
Выбор вида обработки и процента выхода осуществляется из списка элементов справочника «Выход ингредиентов после обработки», подчиненных ингредиенту. Проценты выхода для каждого вида обработки хранятся в справочнике «Выход ингредиентов после обработки» для данного ингредиента и используются для автоматического расчета количества выхода ингредиента (нетто) по количеству расхода (брутто) и в обратную сторону. Проценты выхода могут быть также и откорректированы вручную, если то или иное значение из справочника в данном случае не применимо.
Создание ТТК — самая трудоемкая и рутинная работа по настройке автоматизированной системы ресторана. При меню среднего размера в 100-150 позиций такая работа может занять 2-3 дня даже у опытного калькулятора. А ведь вновь созданные карты еще нужно тщательно проверить! Но при этом меню среднего ресторана, как правило, содержит не более 20-30% уникальных блюд, да и они часто основаны на модификациях уже известных ранее рецептов.
Для повышения скорости запуска заведения и облегчения работы бухгалтеров-калькуляторов, технологов и шеф-поваров во всех учетных решениях Трактиръ реализована загрузка электронного каталога товаров и готовых технико-технологических карт и калькуляционных карточек из сервиса FoodCOST.Еще одним вариантом использования сервиса FoodCOST может быть проверка созданных вашими сотрудниками ТТК на их соответствие стандартным технико-технологическим картам для выявления ошибок или отклонений в ТТК. Такое сравнение позволяет посмотреть на меню ресторана «со стороны», исправить неточности или почерпнуть новые идеи.
Позиционирование объектов сетевых ресторанов или какие-то маркетинговые задачи локального ресторана могут потребовать наличия разных вариантов приготовления одного и того же блюда. Например, для ланчей суп может быть «беднее» по ингредиентам, чем по обычному меню, или в ресторане сети в центре города вложения рыбы в ролл больше, чем в заведениях на окраине. Если рестораны сети расположены в разных городах или районах, то у них могут возникнуть сложности с закупкой полностью одинаковых ингредиентов, а это также потребует наличия нескольких одновременно действующих ТТК одного и того же блюда для разных объектов сети.
В нашей системе для каждого блюда может существовать несколько ТТК. В карточке номенклатуры действующая на данный момент ТТК в разделе «Калькуляция» на закладке «Производство» отмечается галочкой (в системе «Трактиръ: Back-Office» на закладке «Калькуляция»). Это свойство привязано к объекту реализации для автоматического определения действующей в данном ресторане калькуляции.
Исключение несанкционированного доступа к данным
Коллективная работа в бэк-офисных системах предполагает разделение ответственности сотрудников по работе с документами. В решениях Трактиръ предусмотрен раздельный доступ к различным документам и ограничения на выполнение отдельных функций.
Наиболее востребованные настройки ролей пользователей выполняются в пользовательских режимах. Более тонкая настройка прав доступна через конфигуратор.
«Трактиръ: Management» позволяет разграничить права доступа по зонам учета. Например, один пользователь программы, работающий в управляющей компании и отвечающий за производство, будет видеть только технико-технологические карты и выпуски продукции во всех объектах сети, а другой пользователь сможет работать только с закупками в определенном торговом объекте. Грамотной настройкой прав доступа вы обеспечите безопасное хранение данных и эффективное выполнение обязанностей вашими сотрудниками.
Кроме настройки прав для каждого пользователя программы можно задать, какие рабочие места будут открываться по-умолчанию, основные значения для подстановки в документах, какие панели будут отображаться, как пользователь будет работать с торговым оборудованием.
Всё это делает работу с Трактиром безопасной и удобной.
Планирование запасов
В учетных решениях предусмотрено проведение полной или частичной инвентаризации, а также частичная инвентаризация с учетом всех характеристик.
Встроенные механизмы позволяют оптимально построить весь процесс — от подготовки инвентаризационных ведомостей, до внесения данных в учетную систему и сравнения результатов нескольких инвентаризаций.
Для проведения инвентаризации предусмотрено использование терминалов сбора данных, сканеров штрих-кода, фронт-офисных программ.
В результате достигается выравнивание количественных и суммовых остатков по данным инвентаризации.
Учетные решения СофтБаланс предлагает гибкие возможности по ведению складского и товарного учета на любом предприятии общественного питания:
- Учет товародвижения по нескольким юридическим лицам,
- Разделение базовых операций (приход, расход) по зонам ответственности,
- Учет естественной убыли,
- Неограниченное количество складов,
- Одновременный учет в ценах реализации и по себестоимости,
- Любое количество характеристик для товарной позиции,
- Подсистема штрихового кодирования,
- Учет поставщиков товарной номенклатуры,
- Работа с ценами и номенклатурой поставщиков,
- Учет оборота алкогольной продукции с формированием квартальных и годовых деклараций,
- Резервирование товаров на складах,
- Работа с превышениями и устранение пересортицы,
- Использование торгового оборудования при работе с документами,
- Регистрация результатов инвентаризации.
Проведение инвентаризаций
В учетных решениях предусмотрено проведение полной или частичной инвентаризации, а также частичная инвентаризация с учетом всех характеристик.
Встроенные механизмы позволяют оптимально построить весь процесс — от подготовки инвентаризационных ведомостей, до внесения данных в учетную систему и сравнения результатов нескольких инвентаризаций.
Для проведения инвентаризации предусмотрено использование терминалов сбора данных, сканеров штрих-кода, фронт-офисных программ.
В результате достигается выравнивание количественных и суммовых остатков по данным инвентаризации.
Мобильные телефоны со специализированным ПО
Если еще 5 лет на рынке доминировали на рынке мобильной инвентаризации ТСД на Windows CE, то в последние годы тенденция изменилась кардинальным образом – в 2017 году более половины специализированных устройств для проведения инвентаризаций продается на операционной системе Android. В качестве терминалов можно использовать и обычные мобильные телефоны с камерой. Дополнительно нужно будет только установить ПО для проведения инвентаризаций, совместимое с товароучетной системой. Но наравне с очевидными плюсами по скорости запуска и стоимости решения есть и минусы: камера мобильного телефона способна прочитать не любые штрих-коды, а в помещении с недостаточной освещенностью качество считывания штрих-кодов падает катастрофически. Скорость чтения каждого штрих-кода довольно низкая – это связано с необходимостью фокусировки камеры на каждом штрих-коде. Обычные мобильные телефоны редко выполняются в пылевлагозащитном корпусе и плохо работают при отрицательных термпературах – это скажется на возможности проведения инвентаризаций на кухне во время работы и в холодильных помещениях.
В целом, такое решение можно рекомендовать на начальном уровне, как замену бумажным ведомостям.
Рекомендуемое ПО:
• Mobile SMARTS: Магазин 15 (компания Cleverence)
• DataMobile (компания Сканпорт)
Дата-коллекторы
Дата-коллектор – небольшое устройство со встроенной памятью, куда можно считать большое количество штрих-кодов используя встроенный одномерный или двумерный сканер. Преимущество дата-коллекторов перед мобильным телефоном заключается в высокой скорости сканирования штрих-кодов, так как используется уже профессиональный лазерный или светодиодный сканер, одинаково хорошо работающий в любых условиях освещенности - если со стандартной камерой телефона скорость считывания штрих-кодов составляет в среднем 3-5 секунд, то дата-коллекторы сканируют штрих-код практически мгновенно.Продвинутые модели дата-коллекторов позволяют загрузить из товароучетной программы таблицу товаров. Это позволяет на этапе сбора штрих-кодов отслеживать возможный пересорт, когда этикетка не соответствует товару, на который она наклеена, а также на месте разбираться с товарами, отсутствующими в базе данных.
Наличие экрана на дата-коллекторе упрощает работу при проведении алкоголя – наглядно видно, какой штрих-код нужно прочитать – линейный или c акцизной марки.
После сканирования всех товаров остается только выгрузить их в товароучетную программу как из обычного терминала сбора данных.
Из минусов таких решений можно отметить, как правило, недостаточную защищенность устройств при падениях, небольшой диапазон рабочих температур и ограниченные возможности по работе с товарами на устройстве.
Рекомендуемые решения:
• Mindeo MS3390 – для сбора линейных штрих-кодов
• Mindeo MS3590 – для сбора линейных штрих-кодов и инвентаризации алкоголя
Терминалы сбора данных
Терминалы сбора данных являются специализированными устройствами, предназначенными для проведения инвентаризаций, сбору товаров для отгрузки на другой склад, проверке товара на приемке и для решения других задач, возникающих на складе – для этого на ТСД устанавливается специализированное ПО с различными сценариями использования.Большая часть терминалов выполняется в пылевлагозащитном и антиударном корпусе, для удобства ввода информации оборудуется цифровой клавиатурой. Некоторые модели подходят для работы при отрицательных температурах и могут применяться для инвентаризации в холодильниках.
Цены на ТСД зависит от защищенности устройства, мощности аппаратной платформы, типа встроенного сканера, наличия дополнительных аксессуаров и может варьироваться от 15 тысяч до нескольких сотен тысяч рублей.
Рекомендуемые решения:
• АТОЛ Smart.Droid – эконом-класс
• MobileBase DS5 – универсальный терминал с возможностью работы в холодильнике
Учетные решения СофтБаланс предлагает гибкие возможности по ведению складского и товарного учета на любом предприятии общественного питания:
- Учет товародвижения по нескольким юридическим лицам,
- Разделение базовых операций (приход, расход) по зонам ответственности,
- Учет естественной убыли,
- Неограниченное количество складов,
- Одновременный учет в ценах реализации и по себестоимости,
- Любое количество характеристик для товарной позиции,
- Подсистема штрихового кодирования,
- Учет поставщиков товарной номенклатуры,
- Работа с ценами и номенклатурой поставщиков,
- Учет оборота алкогольной продукции с формированием квартальных и годовых деклараций,
- Резервирование товаров на складах,
- Работа с превышениями и устранение пересортицы,
- Использование торгового оборудования при работе с документами,
- Регистрация результатов инвентаризации.
Себестоимость продукции и товаров
Создание ТТК — самая трудоемкая и рутинная работа по настройке автоматизированной системы ресторана. При меню среднего размера в 100-150 позиций такая работа может занять 2-3 дня даже у опытного калькулятора. А ведь вновь созданные карты еще нужно тщательно проверить! Но при этом меню среднего ресторана, как правило, содержит не более 20-30% уникальных блюд, да и они часто основаны на модификациях уже известных ранее рецептов.
Для повышения скорости запуска заведения и облегчения работы бухгалтеров-калькуляторов, технологов и шеф-поваров во всех учетных решениях Трактиръ реализована загрузка электронного каталога товаров и готовых технико-технологических карт и калькуляционных карточек из сервиса FoodCOST.Еще одним вариантом использования сервиса FoodCOST может быть проверка созданных вашими сотрудниками ТТК на их соответствие стандартным технико-технологическим картам для выявления ошибок или отклонений в ТТК. Такое сравнение позволяет посмотреть на меню ресторана «со стороны», исправить неточности или почерпнуть новые идеи.
Позиционирование объектов сетевых ресторанов или какие-то маркетинговые задачи локального ресторана могут потребовать наличия разных вариантов приготовления одного и того же блюда. Например, для ланчей суп может быть «беднее» по ингредиентам, чем по обычному меню, или в ресторане сети в центре города вложения рыбы в ролл больше, чем в заведениях на окраине. Если рестораны сети расположены в разных городах или районах, то у них могут возникнуть сложности с закупкой полностью одинаковых ингредиентов, а это также потребует наличия нескольких одновременно действующих ТТК одного и того же блюда для разных объектов сети.
В нашей системе для каждого блюда может существовать несколько ТТК. В карточке номенклатуры действующая на данный момент ТТК в разделе «Калькуляция» на закладке «Производство» отмечается галочкой (в системе «Трактиръ: Back-Office» на закладке «Калькуляция»). Это свойство привязано к объекту реализации для автоматического определения действующей в данном ресторане калькуляции.
Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:
- по средней себестоимости (в продуктах «Трактиръ: Management» и «Трактиръ: Back-Office»);
- по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (ФИФО) (продуктах «Трактиръ: Management»).
Различные способы оценки могут применяться независимо для каждого юридического лица (в зависимости от ПП).
В дополнение к стандартным возможностям выбора способа учета остатков в «Трактиръ: Management» реализован механизм, который позволяет выбирать для вида номенклатуры будет ли учет вестись «по среднему», либо по ФИФО. Это позволит, например, для подачи алкогольных деклараций выбрать для номенклатуры с видом «Алкоголь» метод учета ФИФО, а для вида номенклатуры «Блюда» — «по среднему».
Учетные решения СофтБаланс предлагает гибкие возможности по ведению складского и товарного учета на любом предприятии общественного питания:
- Учет товародвижения по нескольким юридическим лицам,
- Разделение базовых операций (приход, расход) по зонам ответственности,
- Учет естественной убыли,
- Неограниченное количество складов,
- Одновременный учет в ценах реализации и по себестоимости,
- Любое количество характеристик для товарной позиции,
- Подсистема штрихового кодирования,
- Учет поставщиков товарной номенклатуры,
- Работа с ценами и номенклатурой поставщиков,
- Учет оборота алкогольной продукции с формированием квартальных и годовых деклараций,
- Резервирование товаров на складах,
- Работа с превышениями и устранение пересортицы,
- Использование торгового оборудования при работе с документами,
- Регистрация результатов инвентаризации.
Учет и планирование на производстве
Возможность планирования производства в общественном питании существенно повышает экономическую эффективность заведения. Производственные столовые со стабильным потоком посетителей, фабрики-кухни, заведения с прогнозируемой посещаемостью, банкетные и свадебные рестораны — все эти типы заведений могут закупать только нужные ингредиенты и только в нужный момент, оптимизируя закупки, минимизируя потери на хранении и порчу, сокращая размер отвлеченных денежных средств.
В основе этого бизнес-процесса в системе лежит документ «План-меню», который может быть основанием для «Выпуска продукции» и «Требования в кладовую», на основании которых в свою очередь могут быть сформированы документы планирования закупок недостающих ингредиентов. Настройки документа «План-меню» позволяют оптимизировать его под работу с «Банкетом» или со «Шведским столом».
Учет производства на предприятиях общественного питания может строиться по «прямой» и по «обратной» схеме. В первом случае используется классическая схема, основанная на последовательных этапах, начиная с планирования производства, закупки и подготовки ингредиентов, выпуске продукции и ее реализации. Но такая схема хорошо подходит для столовых, фабрик-кухонь, банкетных ресторанов и не всегда реализуема в классических заведениях, где процесс прогнозирования производства сложен — повара готовят те блюда, которые заказали клиенты, делают они это быстро, все внимание уделяя качеству и оперативности свой работы. При этом учетные вопросы списания фактически используемых ингредиентов решают уже по факту, обычно при закрытии смены. Такую схему учета называют «обратной», когда производственные документы и документы товародвижения формируются по факту реализации готовых блюд за смену. Наша система делает это автоматически, на основании отчетов о продажах — в учетной системе будут отражены выпуски проданных блюд, при нехватке ингредиентов на складах производства будут сформированы «перемещения» — система «подгоняет» учетные документы под реальные процессы «задним числом».
Такой подход позволяет сократить затраты на ведение учета в заведении, потому что эти задачи может решать бухгалтер-калькулятор в свободном режиме и в своем графике, не привязанном к реальному времени совершения фактов хозяйственной деятельности. Если при этом будут проходить постоянные сверки и инвентаризации данных, полученных таким расчетным способом с реальными остатками, то и качество информации в учетной системе от такого упрощения не пострадает.
Закупка продукции для производства в общественном питании часто сталкивается с необходимостью заменять тот или иной ингредиент на аналогичный — рост цены, смена поставщика, сезонность и т.д. Лишь немногие рестораны могут позволить себе работать с фиксированным списком закупаемых продуктов, остальные часто используют то, что смогли купить именно сейчас. Чтобы учесть эту особенность и облегчить работу по учету таких замен продуктов в ТТК в нашей системе реализован механизм работы с аналогами ингредиентов.
Для этого в каждой карточке используемой номенклатуры есть возможность ввести список аналогов, указав приоритет их использования. После этого при проведении документов «Выпуск продукции» система при обнаружении недостачи ингредиентов сможет сама заменить их на те аналоги, которые есть в наличии в соответствии с указанным приоритетом. Это позволяет сильно упростить работу бухгалтера-калькулятора по учету продукции и отражает реальную ситуацию на кухне заведения — именно так должны поступать и повара в случае отсутствия необходимых ингредиентов и использовать их аналоги.
Однако такая автоматизация требует особого контроля за соответствием реальных товародвижений расчетным. Повара на кухне могут ошибиться и использовать другие аналоги вместо рекомендуемых, что приведет к ошибкам в учете. Но при хорошо налаженном взаимодействии сотрудников кухни и администрации такие ошибки быстро исправляются и не приводят к серьезным последствиям.
Учет кассовых операций
Необходимые схемы движения продуктов и блюд нужно заранее указать на закладке «Товародвижение» в карточке номенклатуры.
Как правило предприятия выделяют юридическое лицо для торговли алкогольной продукцией, работа с которой налагает дополнительные требования к виду юридического лица и применяемой системы налогообложения. При этом весь остальной оборот проводят через другое юридическое лицо, применяющее льготную систему налогообложения.
Такое разделение требует дополнительных усилий при учете, но позволяет существенно экономить на налогах. Системы Трактиръ позволяют максимально упростить такой учет, автоматически разделяя оплаты на нужные кассовые аппараты, формируя внутрифирменные перемещения, учитывая раздельное движение денежных средств и формируя нужную регламентированную отчетность.
Бэк-офисные решения «Трактиръ» поддерживают обмен данными с широким спектром специализированных кассовых программных продуктов, что позволяет сделать конфигурацию учетной системы заведения более гибкой. Владелец заведения может выбрать кассовую систему под свои потребности или оставить используемую ранее систему, заменив только модуль бэк-офиса.
Для предприятий общественного питания реализована загрузка данных о продажах для следующих решений:
- Трактиръ: Front-Office,
- Frontol
- R-Keeper v.6 и v.7,
- Эвотор.
В общем случае обмен данными осуществляется в двустороннем режиме, когда из бэк-офисного решения во фронт-офис выгружаются данные о продаваемой номенклатуре и розничных складах, а из фронт-офиса в бэк-офисные решения загружаются данные о продажах за смену.
Для ряда решений реализована возможность получать данные не только на конец смены, но и оперативные данные по текущим продажам, что позволяет получить актуальную информацию по текущим остаткам товаров, блюд и полуфабрикатов на складе. Такая возможность будет полезна для проведения внезапной инвентаризации и формирования заказа поставщикам.
Необходимые схемы движения продуктов и блюд нужно заранее указать на закладке «Товародвижение» в карточке номенклатуры.
Еще одним способом повышения точности работы с ТТК является их расчет не на одно блюдо, а на партию блюд. Трактиръ позволяет это делать, вводя в ТТК параметр «Расчет произведен на…», где указывается число порций, которые будут приготовлены по данной ТТК. Потому что соблюсти указанную в ТТК точность при приготовлении, например, одного рола или котлеты гораздо сложнее, чем при приготовлении сразу 100 котлет или 12 роллов — каждый отдельный экземпляр может иметь незначительные отклонения от нормы, но вся партия в целом будет близка к указанным в ТТК значениям. Система правильно спишет использованные ингредиенты, а повара используют при приготовлении именно то количество сырья, которое указано в ТТК.
Для того, чтобы поддерживать ТТК в актуальном состоянии в системе реализован механизм «Корректировки ТТК», который позволяет вносить в систему оперативные изменения, например в составе блюда или количестве ингредиентов. Такая операция может понадобиться в случае временной замены одного или нескольких ингредиентов блюда на аналоги. При этом «Корректировка ТТК» может вводиться на какой-то ограниченный период, который будет указан в документе. Система автоматически изменит механизм списания продуктов при приготовлении блюда по окончании периода действия «Корректировки ТТК», вернув исходные параметры.
Махинации с составом ТТК являются одним из самых распространенных методов мошенничества сотрудников кухни. Немного увеличив количество расходуемых ингредиентов в ТТК какого-то блюда, мошенник может сформировать излишек продуктов на своем складе — программа при каждом выпуске продукции будет списывать больше, чем по факту использует повар. Такой излишек потом может быть использован для покрытия недостачи, порчи или просто продан соседнему ресторану или поставщику за половину стоимости. Поэтому фиксация всех операций с ТТК и контроль за их составом и исполнением является важной задачей безопасности ресторана. Наша система предоставляет для этого все возможности.
Наша система в рамках одной ТТК позволяет указывать произвольное количество стадий обработки ингредиентов, разделяя их на холодные и тепловые, а также производить расчет энергетической и пищевой ценности блюд с учетом потерь при тепловой обработке. Это упрощает учет многостадийной обработки ингредиентов при приготовлении блюд и полуфабрикатов, создавая своеобразный «конструктор» и фиксируя изменения в свойствах и составе на каждом этапе приготовления блюда и позволяя комбинировать ингредиенты и способы их обработки.
Выбор вида обработки и процента выхода осуществляется из списка элементов справочника «Выход ингредиентов после обработки», подчиненных ингредиенту. Проценты выхода для каждого вида обработки хранятся в справочнике «Выход ингредиентов после обработки» для данного ингредиента и используются для автоматического расчета количества выхода ингредиента (нетто) по количеству расхода (брутто) и в обратную сторону. Проценты выхода могут быть также и откорректированы вручную, если то или иное значение из справочника в данном случае не применимо.
При продаже дробного количества потребительской тары алкогольной продукции в журнале необходимо отразить продажу всей вскрытой тары.
Возможны два варианта отражения дробного расхода алкогольной продукции в журнале.
- Простой. При продаже дробного количества тары алкогольной продукции происходит округление до большего целого. Такой подход применим, если в рамках организации процесс продажи одинаковой алкогольной продукции происходит последовательно, не вскрывается несколько единиц одновременно. Т.е. вскрытие второй потребительской тары продукции происходит только после того, как полностью реализована первая.
- С ведением учета вскрытия потребительской тары. По настроенным позициям алкогольной продукции и местам реализации в журнале отражается реализация только тех позиций, которые заполнены в документе «Вскрытие тары алкогольной продукции» (доступен в разделе Трактиръ — Журнал учета розничных продаж).
Более подробное описание работы с механизмом входит в комплект обновления ПП.
Создание ТТК — самая трудоемкая и рутинная работа по настройке автоматизированной системы ресторана. При меню среднего размера в 100-150 позиций такая работа может занять 2-3 дня даже у опытного калькулятора. А ведь вновь созданные карты еще нужно тщательно проверить! Но при этом меню среднего ресторана, как правило, содержит не более 20-30% уникальных блюд, да и они часто основаны на модификациях уже известных ранее рецептов.
Для повышения скорости запуска заведения и облегчения работы бухгалтеров-калькуляторов, технологов и шеф-поваров во всех учетных решениях Трактиръ реализована загрузка электронного каталога товаров и готовых технико-технологических карт и калькуляционных карточек из сервиса FoodCOST.Еще одним вариантом использования сервиса FoodCOST может быть проверка созданных вашими сотрудниками ТТК на их соответствие стандартным технико-технологическим картам для выявления ошибок или отклонений в ТТК. Такое сравнение позволяет посмотреть на меню ресторана «со стороны», исправить неточности или почерпнуть новые идеи.
В учетных решениях предусмотрено проведение полной или частичной инвентаризации, а также частичная инвентаризация с учетом всех характеристик.
Встроенные механизмы позволяют оптимально построить весь процесс — от подготовки инвентаризационных ведомостей, до внесения данных в учетную систему и сравнения результатов нескольких инвентаризаций.
Для проведения инвентаризации предусмотрено использование терминалов сбора данных, сканеров штрих-кода, фронт-офисных программ.
В результате достигается выравнивание количественных и суммовых остатков по данным инвентаризации.
Оперативная работа ресторана иногда требует проведения закупок или иных оплат за наличный расчет, при этом сотрудникам выдаются наличные денежные средства, за которые они в дальнейшем отчитываются. Иногда объем таких операций может быть довольно существенным, поэтому контроль за ними также требует специальных инструментов. В системах Трактиръ они реализованы в виде специальных документов «Авансовый отчет» и отчета «Ведомость расчетов с подотчетниками».
Документ «Авансовый отчет» содержит три закладки: Выданные авансы, Оплаты (поставщикам) и Прочие расходы.
В «выданные авансы» попадают расходно-кассовые документы, по которым сотрудник получил на руки наличные денежные средства. В «оплаты поставщикам» заносятся те суммы, которые были потрачены на закупки у них. «Прочие расходы» указываются с заполнением цели расходования средств и статьи расходов, к которым они будут отнесены.
Неизрасходованный остаток денежных средств можно вернуть в кассу с оформлением «Приходно-кассового ордера», введенного на основании «Авансового отчета». В результате будет образован замкнутый цикл учета наличных денежных средств, выданных подотчетным лицам.
Проконтролировать состояние взаиморасчетов по ним можно с помощью отчета «Ведомость расчетов с подотчетниками»
Информацию о состоянии взаиморасчетов с контрагентами за заданный период всегда можно посмотреть в отчете «Ведомость расчетов с поставщиками», который включает данные о долгах предприятия перед контрагентами и долгах контрагентов перед предприятием. Он формируется на основании документов, фиксирующих закупку товаров у поставщиков, продажу товаров покупателям, а также банковских выписок и кассовых документов, которыми в системе оформлялись оплаты.
Для некоторых случаев будет достаточно видеть общую картину состояния взаиморасчетов в компании, для других — важна детализация до уровня договоров и документов по ним. Настройки системы позволяют самостоятельно выбирать параметры вывода информации для отчета, меняя порядок группировок, состав строк и колонок таблицы вывода информации. Установить отбор по организации и контрагенту, а также указать группировку данных можно в шапке отчета. Для более глубокой детализации вывода информации можно воспользоваться формой настроек отчета, вызываемой по кнопке «Настройки».
Для анализа взаиморасчетов с покупателями используется отчет «Ведомость расчетов с покупателями».
Как правило предприятия выделяют юридическое лицо для торговли алкогольной продукцией, работа с которой налагает дополнительные требования к виду юридического лица и применяемой системы налогообложения. При этом весь остальной оборот проводят через другое юридическое лицо, применяющее льготную систему налогообложения.
Такое разделение требует дополнительных усилий при учете, но позволяет существенно экономить на налогах. Системы Трактиръ позволяют максимально упростить такой учет, автоматически разделяя оплаты на нужные кассовые аппараты, формируя внутрифирменные перемещения, учитывая раздельное движение денежных средств и формируя нужную регламентированную отчетность.
Мобильные телефоны со специализированным ПО
Если еще 5 лет на рынке доминировали на рынке мобильной инвентаризации ТСД на Windows CE, то в последние годы тенденция изменилась кардинальным образом – в 2017 году более половины специализированных устройств для проведения инвентаризаций продается на операционной системе Android. В качестве терминалов можно использовать и обычные мобильные телефоны с камерой. Дополнительно нужно будет только установить ПО для проведения инвентаризаций, совместимое с товароучетной системой. Но наравне с очевидными плюсами по скорости запуска и стоимости решения есть и минусы: камера мобильного телефона способна прочитать не любые штрих-коды, а в помещении с недостаточной освещенностью качество считывания штрих-кодов падает катастрофически. Скорость чтения каждого штрих-кода довольно низкая – это связано с необходимостью фокусировки камеры на каждом штрих-коде. Обычные мобильные телефоны редко выполняются в пылевлагозащитном корпусе и плохо работают при отрицательных термпературах – это скажется на возможности проведения инвентаризаций на кухне во время работы и в холодильных помещениях.
В целом, такое решение можно рекомендовать на начальном уровне, как замену бумажным ведомостям.
Рекомендуемое ПО:
• Mobile SMARTS: Магазин 15 (компания Cleverence)
• DataMobile (компания Сканпорт)
Дата-коллекторы
Дата-коллектор – небольшое устройство со встроенной памятью, куда можно считать большое количество штрих-кодов используя встроенный одномерный или двумерный сканер. Преимущество дата-коллекторов перед мобильным телефоном заключается в высокой скорости сканирования штрих-кодов, так как используется уже профессиональный лазерный или светодиодный сканер, одинаково хорошо работающий в любых условиях освещенности - если со стандартной камерой телефона скорость считывания штрих-кодов составляет в среднем 3-5 секунд, то дата-коллекторы сканируют штрих-код практически мгновенно.Продвинутые модели дата-коллекторов позволяют загрузить из товароучетной программы таблицу товаров. Это позволяет на этапе сбора штрих-кодов отслеживать возможный пересорт, когда этикетка не соответствует товару, на который она наклеена, а также на месте разбираться с товарами, отсутствующими в базе данных.
Наличие экрана на дата-коллекторе упрощает работу при проведении алкоголя – наглядно видно, какой штрих-код нужно прочитать – линейный или c акцизной марки.
После сканирования всех товаров остается только выгрузить их в товароучетную программу как из обычного терминала сбора данных.
Из минусов таких решений можно отметить, как правило, недостаточную защищенность устройств при падениях, небольшой диапазон рабочих температур и ограниченные возможности по работе с товарами на устройстве.
Рекомендуемые решения:
• Mindeo MS3390 – для сбора линейных штрих-кодов
• Mindeo MS3590 – для сбора линейных штрих-кодов и инвентаризации алкоголя
Терминалы сбора данных
Терминалы сбора данных являются специализированными устройствами, предназначенными для проведения инвентаризаций, сбору товаров для отгрузки на другой склад, проверке товара на приемке и для решения других задач, возникающих на складе – для этого на ТСД устанавливается специализированное ПО с различными сценариями использования.Большая часть терминалов выполняется в пылевлагозащитном и антиударном корпусе, для удобства ввода информации оборудуется цифровой клавиатурой. Некоторые модели подходят для работы при отрицательных температурах и могут применяться для инвентаризации в холодильниках.
Цены на ТСД зависит от защищенности устройства, мощности аппаратной платформы, типа встроенного сканера, наличия дополнительных аксессуаров и может варьироваться от 15 тысяч до нескольких сотен тысяч рублей.
Рекомендуемые решения:
• АТОЛ Smart.Droid – эконом-класс
• MobileBase DS5 – универсальный терминал с возможностью работы в холодильнике
Позиционирование объектов сетевых ресторанов или какие-то маркетинговые задачи локального ресторана могут потребовать наличия разных вариантов приготовления одного и того же блюда. Например, для ланчей суп может быть «беднее» по ингредиентам, чем по обычному меню, или в ресторане сети в центре города вложения рыбы в ролл больше, чем в заведениях на окраине. Если рестораны сети расположены в разных городах или районах, то у них могут возникнуть сложности с закупкой полностью одинаковых ингредиентов, а это также потребует наличия нескольких одновременно действующих ТТК одного и того же блюда для разных объектов сети.
В нашей системе для каждого блюда может существовать несколько ТТК. В карточке номенклатуры действующая на данный момент ТТК в разделе «Калькуляция» на закладке «Производство» отмечается галочкой (в системе «Трактиръ: Back-Office» на закладке «Калькуляция»). Это свойство привязано к объекту реализации для автоматического определения действующей в данном ресторане калькуляции.
Коллективная работа в бэк-офисных системах предполагает разделение ответственности сотрудников по работе с документами. В решениях Трактиръ предусмотрен раздельный доступ к различным документам и ограничения на выполнение отдельных функций.
Наиболее востребованные настройки ролей пользователей выполняются в пользовательских режимах. Более тонкая настройка прав доступна через конфигуратор.
«Трактиръ: Management» позволяет разграничить права доступа по зонам учета. Например, один пользователь программы, работающий в управляющей компании и отвечающий за производство, будет видеть только технико-технологические карты и выпуски продукции во всех объектах сети, а другой пользователь сможет работать только с закупками в определенном торговом объекте. Грамотной настройкой прав доступа вы обеспечите безопасное хранение данных и эффективное выполнение обязанностей вашими сотрудниками.
Кроме настройки прав для каждого пользователя программы можно задать, какие рабочие места будут открываться по-умолчанию, основные значения для подстановки в документах, какие панели будут отображаться, как пользователь будет работать с торговым оборудованием.
Всё это делает работу с Трактиром безопасной и удобной.
Бэк-офисные решения «Трактиръ» поддерживают обмен данными с широким спектром специализированных кассовых программных продуктов, что позволяет сделать конфигурацию учетной системы заведения более гибкой. Владелец заведения может выбрать кассовую систему под свои потребности или оставить используемую ранее систему, заменив только модуль бэк-офиса.
Для предприятий общественного питания реализована загрузка данных о продажах для следующих решений:
- Трактиръ: Front-Office,
- Frontol
- R-Keeper v.6 и v.7,
- Эвотор.
В общем случае обмен данными осуществляется в двустороннем режиме, когда из бэк-офисного решения во фронт-офис выгружаются данные о продаваемой номенклатуре и розничных складах, а из фронт-офиса в бэк-офисные решения загружаются данные о продажах за смену.
Для ряда решений реализована возможность получать данные не только на конец смены, но и оперативные данные по текущим продажам, что позволяет получить актуальную информацию по текущим остаткам товаров, блюд и полуфабрикатов на складе. Такая возможность будет полезна для проведения внезапной инвентаризации и формирования заказа поставщикам.
Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:
- по средней себестоимости (в продуктах «Трактиръ: Management» и «Трактиръ: Back-Office»);
- по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (ФИФО) (продуктах «Трактиръ: Management»).
Различные способы оценки могут применяться независимо для каждого юридического лица (в зависимости от ПП).
В дополнение к стандартным возможностям выбора способа учета остатков в «Трактиръ: Management» реализован механизм, который позволяет выбирать для вида номенклатуры будет ли учет вестись «по среднему», либо по ФИФО. Это позволит, например, для подачи алкогольных деклараций выбрать для номенклатуры с видом «Алкоголь» метод учета ФИФО, а для вида номенклатуры «Блюда» — «по среднему».
Возможность планирования производства в общественном питании существенно повышает экономическую эффективность заведения. Производственные столовые со стабильным потоком посетителей, фабрики-кухни, заведения с прогнозируемой посещаемостью, банкетные и свадебные рестораны — все эти типы заведений могут закупать только нужные ингредиенты и только в нужный момент, оптимизируя закупки, минимизируя потери на хранении и порчу, сокращая размер отвлеченных денежных средств.
В основе этого бизнес-процесса в системе лежит документ «План-меню», который может быть основанием для «Выпуска продукции» и «Требования в кладовую», на основании которых в свою очередь могут быть сформированы документы планирования закупок недостающих ингредиентов. Настройки документа «План-меню» позволяют оптимизировать его под работу с «Банкетом» или со «Шведским столом».
Смарт-терминал «Эвотор» — это касса нового поколения, совмещающая в себе планшет, фискальный регистратор и фискальный накопитель. К терминалу может быть подключено большое количество периферии, такой как торговые весы, банковские терминалы, сканеры ШК и другие устройства.
В «Эвотор» выгружаются товары и блюда, подлежащие продаже, а в «Трактиръ: Management» загружаются отчеты о реализации. С помощью терминала «Эвотор» можно продавать и алкогольную продукцию — терминал позволяет зафиксировать вскрытие тары с алкоголем и передать эту информацию в «Трактиръ: Management». Это позволяет заполнить по актуальным данным «Журнал учета розничной продажи алкогольной продукции» и списать алкоголь в ЕГАИС.
Используя смарт-терминалы «Эвотор» появляется хорошая возможность в бюджетной автоматизации сетей стрит-фуда и фаст-фуда с небольшой проходимостью, когда кроме простого товарного учета необходима автоматизация производства.
Учет производства на предприятиях общественного питания может строиться по «прямой» и по «обратной» схеме. В первом случае используется классическая схема, основанная на последовательных этапах, начиная с планирования производства, закупки и подготовки ингредиентов, выпуске продукции и ее реализации. Но такая схема хорошо подходит для столовых, фабрик-кухонь, банкетных ресторанов и не всегда реализуема в классических заведениях, где процесс прогнозирования производства сложен — повара готовят те блюда, которые заказали клиенты, делают они это быстро, все внимание уделяя качеству и оперативности свой работы. При этом учетные вопросы списания фактически используемых ингредиентов решают уже по факту, обычно при закрытии смены. Такую схему учета называют «обратной», когда производственные документы и документы товародвижения формируются по факту реализации готовых блюд за смену. Наша система делает это автоматически, на основании отчетов о продажах — в учетной системе будут отражены выпуски проданных блюд, при нехватке ингредиентов на складах производства будут сформированы «перемещения» — система «подгоняет» учетные документы под реальные процессы «задним числом».
Такой подход позволяет сократить затраты на ведение учета в заведении, потому что эти задачи может решать бухгалтер-калькулятор в свободном режиме и в своем графике, не привязанном к реальному времени совершения фактов хозяйственной деятельности. Если при этом будут проходить постоянные сверки и инвентаризации данных, полученных таким расчетным способом с реальными остатками, то и качество информации в учетной системе от такого упрощения не пострадает.
Закупка продукции для производства в общественном питании часто сталкивается с необходимостью заменять тот или иной ингредиент на аналогичный — рост цены, смена поставщика, сезонность и т.д. Лишь немногие рестораны могут позволить себе работать с фиксированным списком закупаемых продуктов, остальные часто используют то, что смогли купить именно сейчас. Чтобы учесть эту особенность и облегчить работу по учету таких замен продуктов в ТТК в нашей системе реализован механизм работы с аналогами ингредиентов.
Для этого в каждой карточке используемой номенклатуры есть возможность ввести список аналогов, указав приоритет их использования. После этого при проведении документов «Выпуск продукции» система при обнаружении недостачи ингредиентов сможет сама заменить их на те аналоги, которые есть в наличии в соответствии с указанным приоритетом. Это позволяет сильно упростить работу бухгалтера-калькулятора по учету продукции и отражает реальную ситуацию на кухне заведения — именно так должны поступать и повара в случае отсутствия необходимых ингредиентов и использовать их аналоги.
Однако такая автоматизация требует особого контроля за соответствием реальных товародвижений расчетным. Повара на кухне могут ошибиться и использовать другие аналоги вместо рекомендуемых, что приведет к ошибкам в учете. Но при хорошо налаженном взаимодействии сотрудников кухни и администрации такие ошибки быстро исправляются и не приводят к серьезным последствиям.
Учетные решения СофтБаланс предлагает гибкие возможности по ведению складского и товарного учета на любом предприятии общественного питания:
- Учет товародвижения по нескольким юридическим лицам,
- Разделение базовых операций (приход, расход) по зонам ответственности,
- Учет естественной убыли,
- Неограниченное количество складов,
- Одновременный учет в ценах реализации и по себестоимости,
- Любое количество характеристик для товарной позиции,
- Подсистема штрихового кодирования,
- Учет поставщиков товарной номенклатуры,
- Работа с ценами и номенклатурой поставщиков,
- Учет оборота алкогольной продукции с формированием квартальных и годовых деклараций,
- Резервирование товаров на складах,
- Работа с превышениями и устранение пересортицы,
- Использование торгового оборудования при работе с документами,
- Регистрация результатов инвентаризации.
