Проведение инвентаризаций
Характерно для людей:
Инвентаризация — это основной способ сопоставить фактическое количество хранящихся материальных ценностей с данными учета. На предприятиях общественного питания может проводиться полная и неполная инвентаризация.
Полная инвентаризация проводится в сроки, которые определяет руководитель организации, а также в случаях, когда проведение инвентаризации обязательно, например при смене материально-ответственных лиц или составлении годовой отчетности.
Неполная инвентаризация проводится для пересчета заранее определенных дорогостоящих групп товаров, подверженных частым хищениям и злоупотреблениям.
При проведении инвентаризации важно учесть несколько моментов:
- Подготовка к инвентаризации. Необходимо учесть все приходно-расходные документы, выпуски продукции, перемещения и списания, перепровести все документы для выравнивания границы последовательности. Выбрать политику учета полуфабрикатов, согласовать технико-технологические карты на все блюда кухни и бара. Распечатать пустографки для фиксации результатов.
- Выбрать ответственного и состав участников. Необходимо привлечение сотрудников других филиалов сети, других отделов.
- Результаты фиксировать без пересчета в базовые единицы измерения.
- «Разбор полетов». В день получения результатов занести их в учетную программу. По спорным вопросам провести оперативные проверки. Довести до руководства управленческие решения.
Складской учет
- Планирование запасов
- Проведение инвентаризаций
- Себестоимость продукции и товаров
Возможности ПП «Трактиръ», решающие эту задачу:
В документе «Поступление товаров" присутствует флаг «Автоматически оприходовать излишки». При включенном флаге происходит следующее.
Если на момент проведения документа конечное сальдо по счету 41.1 для указанного в табличной части товара отрицательно (что может произойти, если в программе отключен контроль отрицательных остатков и количество проданных (списанных в производство) товаров превысило имеющиеся на складе), то при проведении документа, по каждому наименованию товара, указанному в табличной части, будут сформированы проводки, имеющие то же назначение, что и при проведении инвентаризации.
При этом количество каждого товара в проводке берется равным его количеству в отрицательных остатках, а цена определяется по текущей себестоимости данного товара.
В учетных решениях предусмотрено проведение полной или частичной инвентаризации, а также частичная инвентаризация с учетом всех характеристик.
Встроенные механизмы позволяют оптимально построить весь процесс — от подготовки инвентаризационных ведомостей, до внесения данных в учетную систему и сравнения результатов нескольких инвентаризаций.
Для проведения инвентаризации предусмотрено использование терминалов сбора данных, сканеров штрих-кода, фронт-офисных программ.
В результате достигается выравнивание количественных и суммовых остатков по данным инвентаризации.
В специальной форме бармен, повар или администратор с помощью сканера ШК или подбором по номенклатуре смогут заполнить список имеющихся в наличии позиций и указать их фактическое количество.
В конце рабочей смены данные по проведенной инвентаризации будут выгружены в товароучетные программы Трактиръ, где фактические остатки могут быть сопоставлены с учетными, и по результатам проведены соответствующие корректировки.
После заполнения инвентаризации на рабочем месте есть возможность вывести ее результаты на принтер отчетов.
Мобильные телефоны со специализированным ПО
Если еще 5 лет на рынке доминировали на рынке мобильной инвентаризации ТСД на Windows CE, то в последние годы тенденция изменилась кардинальным образом – в 2017 году более половины специализированных устройств для проведения инвентаризаций продается на операционной системе Android. В качестве терминалов можно использовать и обычные мобильные телефоны с камерой. Дополнительно нужно будет только установить ПО для проведения инвентаризаций, совместимое с товароучетной системой. Но наравне с очевидными плюсами по скорости запуска и стоимости решения есть и минусы: камера мобильного телефона способна прочитать не любые штрих-коды, а в помещении с недостаточной освещенностью качество считывания штрих-кодов падает катастрофически. Скорость чтения каждого штрих-кода довольно низкая – это связано с необходимостью фокусировки камеры на каждом штрих-коде. Обычные мобильные телефоны редко выполняются в пылевлагозащитном корпусе и плохо работают при отрицательных термпературах – это скажется на возможности проведения инвентаризаций на кухне во время работы и в холодильных помещениях.
В целом, такое решение можно рекомендовать на начальном уровне, как замену бумажным ведомостям.
Рекомендуемое ПО:
• Mobile SMARTS: Магазин 15 (компания Cleverence)
• DataMobile (компания Сканпорт)
Дата-коллекторы
Дата-коллектор – небольшое устройство со встроенной памятью, куда можно считать большое количество штрих-кодов используя встроенный одномерный или двумерный сканер. Преимущество дата-коллекторов перед мобильным телефоном заключается в высокой скорости сканирования штрих-кодов, так как используется уже профессиональный лазерный или светодиодный сканер, одинаково хорошо работающий в любых условиях освещенности - если со стандартной камерой телефона скорость считывания штрих-кодов составляет в среднем 3-5 секунд, то дата-коллекторы сканируют штрих-код практически мгновенно.Продвинутые модели дата-коллекторов позволяют загрузить из товароучетной программы таблицу товаров. Это позволяет на этапе сбора штрих-кодов отслеживать возможный пересорт, когда этикетка не соответствует товару, на который она наклеена, а также на месте разбираться с товарами, отсутствующими в базе данных.
Наличие экрана на дата-коллекторе упрощает работу при проведении алкоголя – наглядно видно, какой штрих-код нужно прочитать – линейный или c акцизной марки.
После сканирования всех товаров остается только выгрузить их в товароучетную программу как из обычного терминала сбора данных.
Из минусов таких решений можно отметить, как правило, недостаточную защищенность устройств при падениях, небольшой диапазон рабочих температур и ограниченные возможности по работе с товарами на устройстве.
Рекомендуемые решения:
• Mindeo MS3390 – для сбора линейных штрих-кодов
• Mindeo MS3590 – для сбора линейных штрих-кодов и инвентаризации алкоголя
Терминалы сбора данных
Терминалы сбора данных являются специализированными устройствами, предназначенными для проведения инвентаризаций, сбору товаров для отгрузки на другой склад, проверке товара на приемке и для решения других задач, возникающих на складе – для этого на ТСД устанавливается специализированное ПО с различными сценариями использования.Большая часть терминалов выполняется в пылевлагозащитном и антиударном корпусе, для удобства ввода информации оборудуется цифровой клавиатурой. Некоторые модели подходят для работы при отрицательных температурах и могут применяться для инвентаризации в холодильниках.
Цены на ТСД зависит от защищенности устройства, мощности аппаратной платформы, типа встроенного сканера, наличия дополнительных аксессуаров и может варьироваться от 15 тысяч до нескольких сотен тысяч рублей.
Рекомендуемые решения:
• АТОЛ Smart.Droid – эконом-класс
• MobileBase DS5 – универсальный терминал с возможностью работы в холодильнике
При выборе признака «Списание на себестоимость» списание будет произведено на себестоимость реализованных товаров и блюд (счет 90.2.1 «Себестоимость продаж, не облагаемых ЕВНД» или счет 90.2.2 «Себестоимость продаж, облагаемых ЕВНД», если установлен соответствующий флаг).
Учетные решения СофтБаланс предлагает гибкие возможности по ведению складского и товарного учета на любом предприятии общественного питания:
- Учет товародвижения по нескольким юридическим лицам,
- Разделение базовых операций (приход, расход) по зонам ответственности,
- Учет естественной убыли,
- Неограниченное количество складов,
- Одновременный учет в ценах реализации и по себестоимости,
- Любое количество характеристик для товарной позиции,
- Подсистема штрихового кодирования,
- Учет поставщиков товарной номенклатуры,
- Работа с ценами и номенклатурой поставщиков,
- Учет оборота алкогольной продукции с формированием квартальных и годовых деклараций,
- Резервирование товаров на складах,
- Работа с превышениями и устранение пересортицы,
- Использование торгового оборудования при работе с документами,
- Регистрация результатов инвентаризации.
