Учет алкогольной продукции
Характерно для людей:
- Взаимодействие с системой ЕГАИС;
- Ведение Журнала учета розничной продажи алкогольной продукции;
- Сдачу алкогольных деклараций.
Подключение к системе ЕГАИС
ЕГАИС – это единая государственная автоматизированная система учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Все организации, которые торгуют алкоголем, в соответствии с ФЗ №182 от 29.06.2015 г., должны быть подключены к системе с 1 января 2016 года.Для предприятий общественного питания действует льготный режим подключения, в рамках которого нет необходимости фиксировать продажи в ЕГАИС каждой бутылки в момент реализации. Вместо этого, предложено заполнять акт списания всего проданного алкоголя в конце смены. Как и для всех предприятий, общепиту конечно же нужно регистрировать операции, связанные с закупкой алкоголя, возвратом его поставщику, перемещением алкоголя между собственными обособленными подразделениями, списанием алкогольной продукции, постановкой на баланс излишков.
Для работы с системой ЕГАИС предприятию для каждой точки продаж потребуется наличие ключа JaCarta, квалифицированной электронной подписи (КЭП), цифрового сертификата, универсального транспортного модуля (УТМ) и последней версии бэк-офисного решения, где реализованы функции по работе с ЕГАИС.
Журнал учета объема розничной продажи алкоголя
В соответствии с Приказом Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка №164 от 19.06.2015 г. каждое предприятие, ведущие розничную продажу алкоголя и пива, обязаны с 1 января 2016 г. вести Журнал учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции.В журнале должна фиксироваться продажа каждой бутылки алкоголя, а позиции, которые продаются в розлив, например, коктейли или пиво, необходимо вносить в журнал по мере вскрытия бутылки или кеги. Для общепита допустимо ведение журнала в «бумажной» форме, без передачи данных о реализации в ЕГАИС. В этом случае данные фиксируются вручную на специальном бланке, либо распечатываются из программы по требованию проверяющих органов.
Журнал должен вестись на каждой точке продаж.
Алкогольные декларации
С 2012 года для многих предприятий общественного питания, имеющих лицензию на розничную реализацию алкоголя ведется специальная форма отчетности - алкогольные декларации. Все организации с оборотом алкогольной продукции обязаны раз в квартал подавать Декларацию 11, если они осуществляют розничную продажу алкогольной продукции за исключением пива и Декларацию 12 - при реализации пива и пивных напитков. Это новшество наложило и определенные требования к учету алкоголя в ресторане и баре, а также к выбору систем автоматизации, используемых на предприятии. В частности, требуется вести партионный учет алкогольной продукции, а также обеспечить обработку дополнительной информации, необходимой для заполнения алкогольных деклараций и сдачи алкогольных деклараций в электронном виде.Декларации должны подаваться по месту регистрации организации или индивидуального предпринимателя. Копии деклараций отправляются в Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка в электронной форме в течение суток после представления деклараций в органы Росалкогольрегулирования.
Подробную информацию по декларированию можно получить на сайте Федеральной службы по регулирования алкогольного рынка.
Программа "Трактиръ" позволит организовать правильный учет алкоголя в ресторане и баре, а также благодаря удобным механизмам сдать отчётность вовремя.
Регламентированный учет
- Бухгалтерский учет
- Налоговый учет
- Учет алкогольной продукции
- Учет кассовых операций
Возможности ПП «Трактиръ», решающие эту задачу:
В отличие от Журнала реализации алкоголя, доступного в меню «Режим администратора – Дополнительные функции – Журнал реализации алкоголя», при доступе в Журнал из заказа в нем отображаются только те позиции, которые занесены в Журнал только что, а не за всю текущую смену.
При продаже алкогольной продукции в розлив автоматические методы заполнения Журнала (например, по данным о реализации) могут давать погрешность, т.к. не учитывают отклонений реального объема разливаемых напитков от номинального, а также не предусматривают возможность вскрытия сразу нескольких емкостей алкоголя одного наименования.
В связи с этим в продуктах Трактиръ реализовано ведение «Журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции» как автоматически, так и по данным вскрытия алкогольной тары. Причем оба варианта можно использовать параллельно для разных складов или разных наименований алкогольной продукции.
- Инвентаризация алкоголя. В специальном документе «Инвентаризация алкогольной продукции» проводится пересчет алкоголя в разрезе алкокодов, и данные сверяются с остатками, загруженными из системы ЕГАИС. По расхождениям формируются документы «Акт списания ЕГАИС» и «Акт постановки на баланс ЕГАИС», которые корректируют остатки в ЕГАИС с учетом реальных остатков алкоголя. Пересчет алкоголя выполняется как 2D-сканером штрих-кодов, так и терминалом сбора данных. Если ведется продажа алкоголя только целой тарой, то результаты пересчета алкогольной продукции могут быть переданы в документ «Инвентаризация товаров» для выравнивания остатков в управленческом учете.
- Отражение продаж в системе ЕГАИС для общественного питания. На протяжении смены во фронт-офисных системах «Трактиръ: Front-Office» или «АТОЛ: Frontol» фиксируется вскрытие тары для продажи алкоголя, продаваемого порциями или по бокалам. В конце дня информация о вскрытой таре передается в бэк-офисные решения Трактиръ, где на основании полученных данных формируется специальный документ «Акт списания ЕГАИС» для алкогольной продукции, не подлежащей фиксации в ЕГАИС.
- Фиксация продажи алкоголя в ЕГАИС для розничной торговли. В «Трактиръ: Front-Office», при продаже алкогольной продукции целой тарой, в обязательном порядке запрашивается чтение акцизной марки. В момент закрытия чека информация по всей маркируемой алкогольной продукции передается в систему ЕГАИС, а гостю выдается чек, содержащий QR-код, по которому можно проверить легальность приобретенного алкоголя.
- Фиксация прочего расхода. Иногда случаются ситуации, когда необходимо списать купленный алкоголь. Как правило, это происходит при порче, утере алкоголя, расходу на маркетинговые нужды и прочий расход, когда невозможно отразить реализацию. В этом случае в бэк-офисных решениях оформляется «Акт списания ЕГАИС».
Журнал учета реализации алкоголя позволяет собирать данные о реализации алкогольной продукции и вскрытии тары непосредственно на тех рабочих местах, где производится продажа алкоголя. При этом позиции в журнал могут добавляться двумя способами:
1. Ручное заполнение журнала. Официант/бармен с помощью сканера ШК или подбором и меню добавляет те позиции алкогольной продукции, которые собирается вскрыть или реализовать. Этот способ заполнения является единственным при продаже алкогольной продукции в розлив.
2. Позиции алкогольной продукции, которые были добавлены в заказ в виде полных емкостей/упаковок (например, вино или коньяк бутылками), могут автоматически добавляться в журнал при оплате этого заказа.
Данные о реализации алкоголя накапливаются в журнале в течение рабочего дня. При закрытии смены и формировании отчетов ФО данные о реализации алкогольной продукции могут передаваться в товароучетные программы Трактиръ (Back- Office, Head - Office, Management, Nano), где будут использованы для формирования и печати бумажного варианта «Журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции» в установленном законодательством виде.
Для заполнения «Журнала реализации алкоголя» необходимо считать двухмерный штриховой код на акцизной марке (федеральной специальной марке) той упаковки (бутылки), которую требуется занести в Журнал. Для этого понадобится сканер, который может считывать штрих-коды в формате PDF417. По считанным данным будет определен и записан в Журнал код алкогольной продукции. А после выгрузки информации о вскрытии и продаже алкоголя в товароучетную систему Трактиръ по коду алкогольной продукции будут определены наименование номенклатуры, вид алкогольной продукции и емкость тары для корректного заполнения «Журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции».
В специальной форме бармен, повар или администратор с помощью сканера ШК или подбором по номенклатуре смогут заполнить список имеющихся в наличии позиций и указать их фактическое количество.
В конце рабочей смены данные по проведенной инвентаризации будут выгружены в товароучетные программы Трактиръ, где фактические остатки могут быть сопоставлены с учетными, и по результатам проведены соответствующие корректировки.
После заполнения инвентаризации на рабочем месте есть возможность вывести ее результаты на принтер отчетов.
Данные о весе брутто и массе тары могут быть заполнены и переданы из товароучетных программ Трактиръ, а при наличии прав доступа эти же данные могут корректироваться на рабочем месте «Трактиръ: Front-Office».
Возможность позволяет при реализации алкоголя контролировать уникальность акцизных и федеральных специальных марок, что полезно для предупреждения ошибок в учете маркированной алкогольной продукции, которые приводят к претензиям со стороны контролирующих органов.
При включенном на рабочих местах контроле марок становится обязательным считывание акцизных марок для фиксации вскрытия тары. Считанные при этом марки сохраняются в информационной базе и не могут быть считаны повторно при вскрытии другой емкости с алкоголем.
При фиксации продажи алкоголя с помощью чеков продажи в УТМ контроль марок работает до отправки чека продажи в ЕГАИС, такими образом исключается отправка одинаковых марок в разных заказах.
При работе «Трактиръ: Front-Office» в режиме распределенной информационной базы данные о считанных марках мигрируют по всей сети, таким образом контроль уникальности будет выполняться для всех заведений, входящих в сеть.
Данная возможность доступна только при использовании модуля «СЕТЬ ЗАВЕДЕНИЙ».
- Загрузка и сопоставление классификаторов организаций и алкогольной продукции;
- Загрузка входящих документов «Товарно-транспортная накладная ЕГАИС»;
- Формирование и отправка актов подтверждения, отказа или расхождений по входящим документам ТТН;
- Ввод документа «Приходная накладная» по подтвержденным полностью или частично ТТН;
- Запрос остатков организации;
- Создание ТТН ЕГАИС на основании перемещения между обособленными подразделениями и возврата товаров поставщику, что дает возможность отражения операций перемещения товаров между обособленными подразделениями и возврата товаров поставщику через ЕГАИС*;
- Работа с исходящей ТТН ЕГАИС — ожидание и обработка подтверждения, отклонения, акта о расхождениях от получателя. Работа с актом о расхождениях.
Отчет формируется с учетом возможного разделения продаж алкогольной продукции по фирмам (например, пиво на ИП, крепкий алкоголь - ООО). Для корректного заполнения шапки отчета в справочники «Фирмы» добавлены реквизиты КПП и Адрес.
- номенклатура «Трактиръ: Front-Office» корректно синхронизирована c номенклатурой товароучетной системы по наименованиям, видам алкогольной продукции и емкости потребительской тары;
- все данные о реализации алкогольной продукции по выбранному структурному подразделению полностью отражаются в информационной базе «Трактиръ: Front-Office»;
- данные по продажам и вскрытию алкоголя в информационной базе «Трактиръ: Front-Office» хранятся в течение всего срока, за который может проводится проверка;
- в общем случае формировать «Журнал учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции» для контролирующих органов рекомендуется в бэк-офисных продуктах Трактиръ.
В этом случае информация о проданных полных емкостях алкогольной продукции (АП) передается в Универсальный транспортный модуль ЕГАИС при печати чека на фискальном регистраторе.
Информация, которая передается в ЕГАИС при продаже маркированной АП, в обязательном порядке должна содержать данные двухмерного штрихового кода PDF417, нанесенного на акцизную марку (или федеральную специальную марку). Для считывания этих данных к рабочему месту «Трактиръ: Front-Office» должен быть подключен сканер двухмерных ШК.
С 2012 года сдача алкогольных деклараций для большого числа ресторанов и кафе является неотъемлемой частью ежеквартальной отчетности. В 2014 году Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (РАР) внесла изменения в порядок подачи алкогольных деклараций. Мы представим, как должны подаваться декларации предприятиями общественного питания на сегодняшний день.
При разработке деклараций в бэк-офисных решениях Трактиръ компания СофтБаланс учла следующие вопросы.
1. Кто должен сдавать алкогольные декларации
Декларации должны подавать все организации, которые осуществляют продажу алкогольной продукции, а также индивидуальные предприниматели, в ассортименте которых есть пиво и пивные напитки.
В Трактире есть возможность подготовить декларации отдельно по каждому юридическому лицу, в том числе и с разделением по обособленным подразделениям.
2. Когда необходимо предоставлять декларации
Декларацию необходимо подать в срок до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Если последняя дата, когда можно подать отчетность, выпадает на выходной или праздничный день, то она переносится на первый рабочий день после выходного.
На подготовку деклараций в Трактире уйдет всего несколько минут, т.к. для формирования используются все первичные документы, которые заводятся для ведения управленческого или бухгалтерского отчета.
3. В каком виде можно подать декларации
Декларации с 2014 года можно подавать только в электронном виде. Для отчетности потребуется наличие электронной подписи и средства криптозащиты.
Данные необходимо подготовить в специальном формате на основе XML.
В Трактире можно проконтролировать внешний вид деклараций в виде отчета, сверить данные с первичными документами и выгрузить для дальнейшей отправки файлы в нужном формате.
Файлы можно отправить через специализированное ПО от РАР, либо через сторонние сервисы, например, 1С-Отчетность, доступных по подписке ИТС.
4. Какие декларации нужно подавать розничным предприятиям?
Для предприятий общественного питания в Трактире используется 2 формы деклараций:
- Форма 11 – для крепкого алкоголя, вина и прочих подобных напитков;
- Форма 12 – для пива и пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи.
Если не было продаж алкогольной продукции, но предприятие обладает лицензией на продажу алкогольной продукции, то необходимо подавать «нулевые» декларации.
5. Корректирующие декларации
При обнаружении ошибок или неточностей в декларации в отчетный период нужно подать корректирующую декларацию, где будут отражены сведения с уточнениями исходной декларации. Корректирующую декларацию необходимо подать в течение квартала, следующего за отчетным.
В Трактире выбор декларации, первичная или корректирующая, происходит при формировании отчетов с декларациями.
6. Ответственность за нарушение правил подачи деклараций
За нарушение сроков подачи деклараций или непредоставление деклараций, искажение данных, организации могут получить штраф в размере от 50 до 100 тысяч рублей. Директор предприятия может быть оштрафован на сумму от 5 до 10 тысяч рублей.
Если нарушение, связанное с декларациями, будет выявлено в течение года повторно, то предприятие может быть лишено лицензии на продажу алкоголя.
Чтобы избежать штрафов, кроме высокой скорости формирования декларации в Трактире реализована возможность сверки с данными поставщиков, где показываются расхождения в объеме. Это позволит скорректировать ошибочно заведенные приходные накладные и избежать проблем с проверяющими органами.
Таким образом, Трактиръ позволяет столь ответственную работу делать в нужные сроки и с высоким качеством, что непременно скажется на рациональном использовании рабочего времени сотрудников и финансовом состоянии предприятия.
