Работа с ЕГАИС это просто! Доказано «Трактиръ»!
31 марта 2016 года истекает отсрочка фиксации данных о закупке алкогольной продукции в системе ЕГАИС, предусмотренная Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2015 г. № 1459. Согласно этому постановлению закупки алкоголя, осуществляемые с 1 января 2016 г. по 31 марта 2016 г. (включительно), можно было заносить в ЕГАИС до 20 апреля 2016 г. И это означает, что с 1 апреля система ЕГАИС переходит в полнофункциональный режим работы по тотальной фиксации закупок алкогольной продукции розничным звеном, в т.ч. и ресторанами, кафе и барами.
Заканчивается время, выделенное правительством для настройки и отладки взаимодействия с системой и с поставщиками, для получения ключей, их регистрации и настройки программного обеспечения. Поэтому мы решили еще раз рассказать об особенностях и тонкостях в правилах работы с ЕГАИС для ресторанов.
Главное, что нужно учитывать при работе с этой системой, это ее масштабность с точки зрения обрабатываемых данных. Кроме того необходимо помнить об истории развития системы, которая начиналась еще в 2006 году как система учета производства алкогольной продукции, затем постепенно включила в себя импорт и оптовую торговлю. Это наложило свою специфику на характер данных, хранимых и учитываемых в ЕГАИС, которые совершенно не подходят для классического количественного учета продукции в ресторане. Для ЕГАИС нет понятия «количество» продукции, «код акцизной марки», «штрих-код». Система оперирует «диапазонами» акцизных марок, выданных по запросу производителя или импортера для конкретного наименования производимой или ввозимой продукции. Все начинается с регистрации выданного диапазона в ЕГАИС, которому присваивается дополнительный код («Справка А»). Именно этот код проходит без изменения через все последующие движения продукции из данного диапазона. Каждая новая операция с диапазонами марок фиксируется новым кодом («Справка Б») и в итоге поступающая к вам в ресторан партия маркируется двумя кодами – «Справка А» и «Справка Б» Все эти особенности приводят к тому, что в системе ЕГАИС нет простого ответа, в каком именно объекте учета на данный момент числится данная конкретная бутылка с конкретной акцизной маркой. Просто потому, что в системе нет записей про каждую конкретную акцизную марка – она не хранит таких данных! Там есть записи, что на объекте есть «Х» бутылок из диапазона «У». А какие именно это марки система не запоминает, каждый раз пересчитывая, не превышает ли итоговое указанное количество размер диапазона. Очень сложно? Но проще нельзя именно потому, что изначально для поставщиков этой информации хватало, и про дальнейшее развитие системы так далеко не думали.
Еще стоит учитывать тот факт, что ЕГАИС оперирует своими справочниками алкогольной продукции, данные в который заносят поставщики и импортеры. Поэтому одна и та же бутылка водки, имеющая одинаковый штрих-код EAN-13, но разлитая на разных заводах, будет иметь столько дублей, сколько заводов ее производят. Или импортеров ввозят. При этом ее название может отличаться, потому что никаких требований по порядку наименования нет, и никто не проверяет, есть ли аналогичная бутылка в системе перед тем, как создавать новую. На практике это приводит к тому, что в одной поставке две одинаковые бутылки могут быть отражены двумя записями с разным содержимым в документе от поставщика ЕГАИС. Особенно по дорогому импортному алкоголю, потому что импортеров, ввозящих одну и ту же марку, например, виски, может быть очень много. И каждый должен регистрировать в ЕГАИС свои диапазоны кодов под свою уникальную запись в справочнике.
Вот простой пример:
С точки зрения нормального количественного учета все это – жуткий бардак. Но и ЕГАИС система не простая, да и задачи перед ней стоящие крайне сложны в реализации.
Почему это может быть важно для ресторана? Ведь приходная накладную для нас формирует поставщик, и именно он выбирает «правильную» запись из справочника ЕГАИС. Но что делать, если вам будет необходимо вернуть поставщику или переместить на другой торговый объект вино из старых запасов? То, которое было закуплено до 01.01.16? В этом случае накладную формируете вы сами. И если ошибетесь в выборе правильной записи в справочнике ЕГАИС (с другой «Справкой А»), то можете попытаться вернуть ту позицию, которая уже давно списана со всех остатков в ЕГАИС, что будет серьезным нарушением правил работы с системой со всеми вытекающими из этого штрафами.
Кроме того розничные магазины до 01.07.2016 года ждет еще одно серьезное испытание – все остатки алкогольной продукции, которые они закупали до 01.01.16, но не успели продать, они будут должны «поставить на баланс» в ЕГАИС, т.е. указать, что эти остатки у них есть и они будут ими торговать. Если они этого не сделают, то не смогут продать такой алкоголь покупателям с 1 июля 2016 года, когда введут фиксацию розничных продаж через ЕГАИС, потому что система не сможет списать такой алкоголь, его там просто не будет. Для ресторанов пока такая операция не обязательна, потому что для них требование фиксации розничных продаж пока не является обязательным. Но не исключено, что такое требование появится. И тогда весь алкоголь из старых запасов придется сканировать и заносить через специальный документ «Постановка на баланс» в ЕГАИС, при этом тщательно контролируя правильность такого выбора.
Работа с ЕГАИС для ресторанов может строиться по двум вариантам:
1. Дополнительный контур учета только для ЕГАИС. В этом варианте устанавливается дополнительное программное обеспечение, которое решает задачи фиксации операций в ЕГАИС, никак не взаимодействуя с товароучетной системой ресторана. Работает параллельно. Все, что может такая система – подтвердить, отклонить или принять частично те данные, которые направляет нам поставщик через ЕГАИС. Основное достоинство такой системы – простота и низкая стоимость, т.к. выбор таких систем достаточно большой, а их стоимость минимальна. Кроме того только такой вариант работы остается у не автоматизированных ресторанов. Или у тех, чья система автоматизации не обновлялась под ЕГАИС. В этом случае вам фактически придется полностью довериться поставщикам, потому что ваши возможности по контролю за предоставляемыми ими данными будут сильно ограничены. А учитывая сложность в организации данных в ЕГАИС, описанную выше, предприятие возлагает на себя серьезные риски, т.к. вина за любые ошибки в обмене данными с поставщиками будет возложена на вас, вместе с серьезными штрафами.
2. Интеграция работы ЕГАИС с товароучетной системой ресторана. Стоимость такого решения сильно зависит от производителя товароучетной системы. Некоторые из них сделали такую возможность платной для пользователя. В системах линейки Трактирь поддержка ЕГАИС реализована в рамках типовых обновлений программных продуктов. В этом случае контроль за работой с ЕГАИС встраивается в бизнес-процессы ресторана, становится предсказуемым и контролируемым.
Тем ресторанам, которые не хотят брать на себя риски, связанные с оборотом алкогольной продукции, мы рекомендуем работать по второму варианту - интегрировать контур учета алкогольной продукции с товароучетной системой и тщательно контролировать правильность всех операций. Просто потому, что исправить такие ошибки практически не возможно, а ответственность за них будет нести то предприятие, на остатках которого будет обнаружен неправильно оформленный алкоголь. Если поставщик пива слезно упросил вас принять 10 кег пива без ЕГАИС, обещая, что обязательно занесет приходную накладную в систему в ближайшие дни, и вы сможете ее подтвердить, то ровно через три дня вы станете нарушителем правил оборота алкогольной продукции, а с поставщика уже ничего спросить будет нельзя. Просто потому, что три дня дается на «технические неисправности» в работе с ЕГАИС, после которых никаких изменений в систему внести уже нельзя. И все то время, что вы будете торговать таким незадекларированным пивом, вы будете нести риски проверки и огромных штрафов с перспективой отзыва лицензии. И примеров таких «подстав» со стороны поставщиков может быть очень много, ведь ошибки в накладных могут быть не замечены вами сразу.
Интеграция ЕГАИС с товароучетной системой упростит контроль за оперативной работой с алкогольной продукцией и поможет не допустить совершения ошибок по оформлению ее оборота.
Первым шагом по интеграции ЕГАИС в ресторан должна стать синхронизация справочников алкогольной продукции в ЕГАИС и в вашей системе. «Трактиръ» позволяет делать это как в момент поступления алкоголя в ресторан, так и в режиме «инвентаризации». В режиме оформления прихода система получит из ЕГАИС накладную и сама попробует сопоставить справочники по тем позициям, по которым эта операция еще не производилась.
Для такой операции не требуется никакого дополнительного оборудования в виде сканеров 2D кодов, т.к. вся необходимая информация уже содержится в том электронном документе, который приходит к нам от поставщика через ЕГАИС. Нам остается только помочь системе выбрать нужную позицию нашего справочника номенклатуры, в том случае, если под запрос подходят несколько таких позиций.
В режиме «инвентаризация» мы можем сопоставить тот алкоголь, который есть на наших остатках со справочниками ЕГАИС, чтобы в дальнейшем нам было проще оперировать с этой системой. Но для такой операции нам потребуется сканер 2D кодов, т.к. нам придется считывать код акцизной марки и штрих-код бутылки. По коду акцизной марки «Трактиръ» сделает запрос в ЕГАИС, а по штрих-коду бутылки подберет нужную запись в вашем справочнике номенклатуры:
Механизм обмена с ЕГАИС, реализованный в «Трактиръ», построен на принципе протоколирования всех операций, что позволяет исключить ошибки связанные с потерей документов или ошибками в их подтверждении.
Статус обмена всегда покажет текущее состояние документа, что очень актуально при наличии ошибок, которые особенно сильно проявлялись в первые месяцы работы с ЕГАИС.
После загрузки приходной накладной из ЕГАИС, сверки наличия алкоголя и визуальной проверки целостности акцизных марок оператор может автоматически сформировать документ поступления товаров. Такой «электронный документооборот» с поставщиками, пожалуй, является единственным упрощением работы ресторанов после внедрения ЕГАИС.
В результате интеграции ЕГАИС с «Трактиръ» ресторан получает надежный инструмент управления рисками при торговле алкогольной продукцией. При этом все вопросы декларирования решаются в комфортном режиме, своевременно, и в рамках стандартных обновлений программных продуктов линейки «Трактиръ», т.е. без дополнительных расходов со стороны пользователей.
Функционал обмена с ЕГАИС реализован во всех бэк-офисных программных продуктах линейки «Трактиръ»: Трактиръ: Head-Office, Трактиръ: Management, Трактиръ: Back-Office ред. 3.0, Трактиръ: Nano.
Работать с ЕГАИС – это просто! Доказано «Трактиръ»!
Заканчивается время, выделенное правительством для настройки и отладки взаимодействия с системой и с поставщиками, для получения ключей, их регистрации и настройки программного обеспечения. Поэтому мы решили еще раз рассказать об особенностях и тонкостях в правилах работы с ЕГАИС для ресторанов.
Главное, что нужно учитывать при работе с этой системой, это ее масштабность с точки зрения обрабатываемых данных. Кроме того необходимо помнить об истории развития системы, которая начиналась еще в 2006 году как система учета производства алкогольной продукции, затем постепенно включила в себя импорт и оптовую торговлю. Это наложило свою специфику на характер данных, хранимых и учитываемых в ЕГАИС, которые совершенно не подходят для классического количественного учета продукции в ресторане. Для ЕГАИС нет понятия «количество» продукции, «код акцизной марки», «штрих-код». Система оперирует «диапазонами» акцизных марок, выданных по запросу производителя или импортера для конкретного наименования производимой или ввозимой продукции. Все начинается с регистрации выданного диапазона в ЕГАИС, которому присваивается дополнительный код («Справка А»). Именно этот код проходит без изменения через все последующие движения продукции из данного диапазона. Каждая новая операция с диапазонами марок фиксируется новым кодом («Справка Б») и в итоге поступающая к вам в ресторан партия маркируется двумя кодами – «Справка А» и «Справка Б» Все эти особенности приводят к тому, что в системе ЕГАИС нет простого ответа, в каком именно объекте учета на данный момент числится данная конкретная бутылка с конкретной акцизной маркой. Просто потому, что в системе нет записей про каждую конкретную акцизную марка – она не хранит таких данных! Там есть записи, что на объекте есть «Х» бутылок из диапазона «У». А какие именно это марки система не запоминает, каждый раз пересчитывая, не превышает ли итоговое указанное количество размер диапазона. Очень сложно? Но проще нельзя именно потому, что изначально для поставщиков этой информации хватало, и про дальнейшее развитие системы так далеко не думали.
Еще стоит учитывать тот факт, что ЕГАИС оперирует своими справочниками алкогольной продукции, данные в который заносят поставщики и импортеры. Поэтому одна и та же бутылка водки, имеющая одинаковый штрих-код EAN-13, но разлитая на разных заводах, будет иметь столько дублей, сколько заводов ее производят. Или импортеров ввозят. При этом ее название может отличаться, потому что никаких требований по порядку наименования нет, и никто не проверяет, есть ли аналогичная бутылка в системе перед тем, как создавать новую. На практике это приводит к тому, что в одной поставке две одинаковые бутылки могут быть отражены двумя записями с разным содержимым в документе от поставщика ЕГАИС. Особенно по дорогому импортному алкоголю, потому что импортеров, ввозящих одну и ту же марку, например, виски, может быть очень много. И каждый должен регистрировать в ЕГАИС свои диапазоны кодов под свою уникальную запись в справочнике.
Вот простой пример:
С точки зрения нормального количественного учета все это – жуткий бардак. Но и ЕГАИС система не простая, да и задачи перед ней стоящие крайне сложны в реализации.
Почему это может быть важно для ресторана? Ведь приходная накладную для нас формирует поставщик, и именно он выбирает «правильную» запись из справочника ЕГАИС. Но что делать, если вам будет необходимо вернуть поставщику или переместить на другой торговый объект вино из старых запасов? То, которое было закуплено до 01.01.16? В этом случае накладную формируете вы сами. И если ошибетесь в выборе правильной записи в справочнике ЕГАИС (с другой «Справкой А»), то можете попытаться вернуть ту позицию, которая уже давно списана со всех остатков в ЕГАИС, что будет серьезным нарушением правил работы с системой со всеми вытекающими из этого штрафами.
Кроме того розничные магазины до 01.07.2016 года ждет еще одно серьезное испытание – все остатки алкогольной продукции, которые они закупали до 01.01.16, но не успели продать, они будут должны «поставить на баланс» в ЕГАИС, т.е. указать, что эти остатки у них есть и они будут ими торговать. Если они этого не сделают, то не смогут продать такой алкоголь покупателям с 1 июля 2016 года, когда введут фиксацию розничных продаж через ЕГАИС, потому что система не сможет списать такой алкоголь, его там просто не будет. Для ресторанов пока такая операция не обязательна, потому что для них требование фиксации розничных продаж пока не является обязательным. Но не исключено, что такое требование появится. И тогда весь алкоголь из старых запасов придется сканировать и заносить через специальный документ «Постановка на баланс» в ЕГАИС, при этом тщательно контролируя правильность такого выбора.
Работа с ЕГАИС для ресторанов может строиться по двум вариантам:
1. Дополнительный контур учета только для ЕГАИС. В этом варианте устанавливается дополнительное программное обеспечение, которое решает задачи фиксации операций в ЕГАИС, никак не взаимодействуя с товароучетной системой ресторана. Работает параллельно. Все, что может такая система – подтвердить, отклонить или принять частично те данные, которые направляет нам поставщик через ЕГАИС. Основное достоинство такой системы – простота и низкая стоимость, т.к. выбор таких систем достаточно большой, а их стоимость минимальна. Кроме того только такой вариант работы остается у не автоматизированных ресторанов. Или у тех, чья система автоматизации не обновлялась под ЕГАИС. В этом случае вам фактически придется полностью довериться поставщикам, потому что ваши возможности по контролю за предоставляемыми ими данными будут сильно ограничены. А учитывая сложность в организации данных в ЕГАИС, описанную выше, предприятие возлагает на себя серьезные риски, т.к. вина за любые ошибки в обмене данными с поставщиками будет возложена на вас, вместе с серьезными штрафами.
2. Интеграция работы ЕГАИС с товароучетной системой ресторана. Стоимость такого решения сильно зависит от производителя товароучетной системы. Некоторые из них сделали такую возможность платной для пользователя. В системах линейки Трактирь поддержка ЕГАИС реализована в рамках типовых обновлений программных продуктов. В этом случае контроль за работой с ЕГАИС встраивается в бизнес-процессы ресторана, становится предсказуемым и контролируемым.
Тем ресторанам, которые не хотят брать на себя риски, связанные с оборотом алкогольной продукции, мы рекомендуем работать по второму варианту - интегрировать контур учета алкогольной продукции с товароучетной системой и тщательно контролировать правильность всех операций. Просто потому, что исправить такие ошибки практически не возможно, а ответственность за них будет нести то предприятие, на остатках которого будет обнаружен неправильно оформленный алкоголь. Если поставщик пива слезно упросил вас принять 10 кег пива без ЕГАИС, обещая, что обязательно занесет приходную накладную в систему в ближайшие дни, и вы сможете ее подтвердить, то ровно через три дня вы станете нарушителем правил оборота алкогольной продукции, а с поставщика уже ничего спросить будет нельзя. Просто потому, что три дня дается на «технические неисправности» в работе с ЕГАИС, после которых никаких изменений в систему внести уже нельзя. И все то время, что вы будете торговать таким незадекларированным пивом, вы будете нести риски проверки и огромных штрафов с перспективой отзыва лицензии. И примеров таких «подстав» со стороны поставщиков может быть очень много, ведь ошибки в накладных могут быть не замечены вами сразу.
Интеграция ЕГАИС с товароучетной системой упростит контроль за оперативной работой с алкогольной продукцией и поможет не допустить совершения ошибок по оформлению ее оборота.
Первым шагом по интеграции ЕГАИС в ресторан должна стать синхронизация справочников алкогольной продукции в ЕГАИС и в вашей системе. «Трактиръ» позволяет делать это как в момент поступления алкоголя в ресторан, так и в режиме «инвентаризации». В режиме оформления прихода система получит из ЕГАИС накладную и сама попробует сопоставить справочники по тем позициям, по которым эта операция еще не производилась.
Для такой операции не требуется никакого дополнительного оборудования в виде сканеров 2D кодов, т.к. вся необходимая информация уже содержится в том электронном документе, который приходит к нам от поставщика через ЕГАИС. Нам остается только помочь системе выбрать нужную позицию нашего справочника номенклатуры, в том случае, если под запрос подходят несколько таких позиций.
В режиме «инвентаризация» мы можем сопоставить тот алкоголь, который есть на наших остатках со справочниками ЕГАИС, чтобы в дальнейшем нам было проще оперировать с этой системой. Но для такой операции нам потребуется сканер 2D кодов, т.к. нам придется считывать код акцизной марки и штрих-код бутылки. По коду акцизной марки «Трактиръ» сделает запрос в ЕГАИС, а по штрих-коду бутылки подберет нужную запись в вашем справочнике номенклатуры:
Механизм обмена с ЕГАИС, реализованный в «Трактиръ», построен на принципе протоколирования всех операций, что позволяет исключить ошибки связанные с потерей документов или ошибками в их подтверждении.
Статус обмена всегда покажет текущее состояние документа, что очень актуально при наличии ошибок, которые особенно сильно проявлялись в первые месяцы работы с ЕГАИС.
После загрузки приходной накладной из ЕГАИС, сверки наличия алкоголя и визуальной проверки целостности акцизных марок оператор может автоматически сформировать документ поступления товаров. Такой «электронный документооборот» с поставщиками, пожалуй, является единственным упрощением работы ресторанов после внедрения ЕГАИС.
В результате интеграции ЕГАИС с «Трактиръ» ресторан получает надежный инструмент управления рисками при торговле алкогольной продукцией. При этом все вопросы декларирования решаются в комфортном режиме, своевременно, и в рамках стандартных обновлений программных продуктов линейки «Трактиръ», т.е. без дополнительных расходов со стороны пользователей.
Функционал обмена с ЕГАИС реализован во всех бэк-офисных программных продуктах линейки «Трактиръ»: Трактиръ: Head-Office, Трактиръ: Management, Трактиръ: Back-Office ред. 3.0, Трактиръ: Nano.
Работать с ЕГАИС – это просто! Доказано «Трактиръ»!
Юлия Малинина
менеджер по продукту
Остались вопросы? Пишите, с удовольствием отвечу!
Напишите мне на почту partner@softbalance.ru или воспользуйтесь формой обратной связи
Читайте также:
Коктейли в законе
3 июля 2016 года Президент подписал поправки в 171-ФЗ "О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции". Это событие прошло без особого внимания. Возможно, это связано с тем, что после внедрения ЕГАИС отрасль уже не напугать. Между тем внесенные изменения довольно сильно затрагивают отрасль общественного питания.
Сервис проверки акцизных марок реализован в ПП «Трактиръ»
В программных продуктах Трактиръ добавлен сервис проверки подлинности акцизных марок и федеральных специальных марок по данным, хранящимся в ЕГАИС. Информация, считанная с марки с помощью сканера двумерных штрихкодов в программе, позволяет убедиться, что соответствующая алкогольная продукция зафиксирована в системе ЕГАИС, и учетная информация ЕГАИС по этой продукции совпадает с сопроводительными документами и маркировкой, нанесенной на потребительскую тару.
Журнал учета объема розничной продажи алкоголя в ресторане
Близится к своему финальному сроку процесс ввода системы ЕГАИС. Но даже при том, что уже в этом году система охватит почти всех продавцов, еще много сложных вопросов по учету алкоголя в новых условиях. Один из таких неочевидных вопросов – как правильно вести журнал учета розничной продажи алкоголя на предприятиях общественного питания?
