Журнал учета объема розничной продажи алкоголя в ресторане

Близится к своему финальному сроку процесс ввода системы ЕГАИС. Но даже при том, что уже в этом году система охватит почти всех продавцов, еще много сложных вопросов по учету алкоголя в новых условиях. Один из таких неочевидных вопросов – как правильно вести журнал учета розничной продажи алкоголя на предприятиях общественного питания?
Форма и порядок ведения журнала учета продажи алкоголя утверждены Приказом ФС Росалкогольрегулирование №164 от 19.06.2015. Общепит, да и вообще вся алкогольная розница обязаны заполнять этот журнал, начиная с 1 января 2016 года.
Регулирование алкогольного рынка – важный вопрос для государства, и за соблюдением всех установленных норм однозначно будет налажен довольно жесткий контроль.
И для того, чтобы предприятия, продающие алкогольную продукцию, продолжали работать в нормальном режиме, важно нормативы, установленные государством, соблюдать. А для соблюдения в них нужно сначала разобраться.
Вот и попробуем сегодня разобраться в том, как правильно заполнять журнал учета объема розничной продажи алкоголя, какой выбрать способ ведения и коснемся нюансов, особо затрагивающих общепит.

Старт уже дан

Чтобы ни у кого не возникло путаницы, сразу начнем с того, что заполнять его нужно уже с 1 января 2016 года. Причем, абсолютно для всех и без каких-либо исключений.
А путаница возможна по той причине, что по срокам введения ЕГАИС существует куча разных дат для старта и множество исключений. Крым, небольшой город, село и т.д. – у всех свои сроки введения системы.
С журналом все однозначно и едино: журнал учета объема розничной продажи алкоголя общепит, точка с пивом, сельский магазин без интернета, крымский ресторан и столичный супермаркет – все они одинаково и обязательно должны заполнять с первого дня текущего года.
Для всех, но с уточнениями
То, что это для всех без исключения, уже понятно. Теперь осталось уточнить несколько важных деталей. Для всех означает, что журнал заполняется в каждой точке. Значит, если одна компания продает алкоголь в пяти разных местах, то и журналов будет заполняться тоже пять.
А еще «для всех» подразумевает, что форма собственности и размеры компании тоже не могут быть поводом для исключения.
Ну и последнее «для всех» - это вид алкогольной продукции. Не важно, крепкие это напитки или просто пиво, весь реализуемый в общепите или рознице алкоголь обязан попасть в журнал учета объема розничной продажи алкоголя.

На бумаге или электронно?

Для начала – и то и другое допустимо и легально.
Причем, бумажный вариант вовсе не предполагает обязательное написание «от руки» в физически существующий бумажный журнал. Можно заводить данные в компьютер (к примеру в вашей внутренней учетной системе) с возможностью быстро распечатать нужный период в момент проверки. Тем более, он и предъявляется только на момент проверки и никуда не передается. И пока нет инструкции о том, что он должен лежать в точке продажи в бумажном виде в любой момент.
Да и хранить сведения нужно 5 лет с момента продажи, что не очень удобно именно для физического бумажного носителя. Только, если не распечатываете журнал ежедневно, не забывайте регулярно делать резервные копии введенных данных.

Как это ни архаично выглядит, специалисты пока рекомендуют именно бумажный вариант.
Связано это вот с чем. Подписавшись на электронное ведение журнала учета объема розничной продажи алкоголя, вам придется автоматически решить 3 задачи, которые общепиту пока решать не обязательно:

• Подавать сведения о продажах в ЕГАИС;
• Связать свои кассовые операции с ЕГАИС, обеспечив кассы считывателями кодов акцизных марок;
• Каким-то образом продать до 1 июля 2016 года алкоголь, имеющийся у вас, но не числящийся в системе.

Еще одна сложность – вам нужно одновременно передать в систему данные о вскрытии тары и чек о продаже этого алкоголя. Если у вас от вскрытия бутылки до продажи первой «стопки» из нее проходит много времени, то пока вообще не понятно, как такой вопрос решать.
Кстати, если вам так удобнее по каким-либо причинам, бумажный и электронный методы можно комбинировать на одном предприятии, используя разные в разных точках продаж.

Правила заполнения

Что вносим, а что нет?

В журнал попадает весь легальный алкоголь, попавший в точку реализации, который продан в неизмененном виде или в составе других блюд или напитков, их него приготовленных.
В случае использования для приготовления алкогольсодержащих блюд и напитков, в журнал вносятся, естественно, не блюда, а тот алкоголь, который в них входит. Но, как мы увидим дальше, внесение происходит при вскрытии тары, поэтому ошибок тут быть не должно.
При внесении указываем наименование, код вида алкогольной продукции, емкость и количество единиц тары этой продукции.
Продажей не считаются такие операции, как бой, брак, возврат, перемещение по внутренним подразделениям. Такое движение отражается в учете по ЕГАИС, а вот в журнал продаж эти случаи вносить не нужно.

Продажей с точки зрения заполнения журнала считается вскрытие упаковки с алкоголем. Открыли бутылку или кег – записали продажу всей емкости в журнал. Даже, если реальный отпуск покупателю начнется не в день вскрытия тары, как в случае с кегами пива или спиртным для кулинарии и коктейлей.
Естественно, продажа записывается в журнал при продаже неоткрытой розничной упаковки конечному потребителю.
Понятно, что часто нет возможности вносить все данные сразу после операции вскрытия или продажи. Поэтому сама запись может быть сделана позже, но не далее конца дня, следующего за днем продажи.

Для начала разберемся с порядком заполнения.
Журнал состоит из реквизитов торговой точки и табличных данных. Реквизиты должны обязательно включать адрес и КПП.
Таблица состоит из 7-ми столбцов: номер, дата, штрих-код, наименование, код вида, емкость и количество штук.
Для электронного журнала информация о номенклатуре снимается при помощи сканера двухмерных штрих-кодов. Штрих-коды, имеющиеся на каждой единице продукции, уже занесены в ЕГАИС, поэтому все данные автоматически берутся оттуда. В результате в электронном журнале оказываются заполнены только три колонки.
В случае бумажного ведения третья колонка не заполняется, а все остальные обязательны с заполнению.
После проведения операции реализации\вскрытия за день, в нижней части таблицы подводятся промежуточные итоги за период.

Подведение итогов учета

Промежуточные итоги в вашем журнале учета продаж должны отображаться сразу по трем показателям. Это код продукта, количество штук и наименование.
Смысл подведения итогов по количеству штук неясен, так как не отражает реально проданного объема алкоголя. Понятно, что 10 бутылок полулитровой водки не равны 10-ти бутылкам по 0,7. А кег пива не сравнить с бутылкой виски. Но это пока одна из многочисленных туманных сторон системы учета оборота алкоголя.
Особенности ведения журнала учета объема розничной продажи алкоголя для общепита
Тут уместно напомнить, что для общепита, в отличие от розницы, не установлены сроки начала регистрации продаж в ЕГАИС. Поэтому, возможность заполнения бумажного варианта для заведений общественного питания может продлиться довольно долго.
В целом, журнал учета объема розничной продажи алкоголя в общепите потребует больших трудозатрат и внимания, чем в обычной рознице. Связано это, прежде всего, с порционной продажей и возможным большим периодом времени между вскрытием тары и реализацией.
Поэтому, в общепите стоит особо подчеркнуть, что в журнал вносится именно факт вскрытия тары.
Из-за этой же особенности продаж именно в ресторанном сегменте рекомендуется не включаться пока в электронное ведение журнала. Да по большому счету для некоторых операций технически не возможно одномоментно открыть тару и получить чек о продаже этого алкоголя.
И, наконец, в общепите важно понимать разницу между транспортной и потребительской тарой. Вскрытие транспортной тары (коробки) для фасованной продукции (вина, например) не считается продажей и в журнал не заносится. А вскрытие транспортной тары (кега) для нефасованной продукции (пива) считается продажей и обязательно фиксируется в журнале.
Нюансы, которые вовсе не мелочи

• Если в одной точке реализация идет от двух юридических лиц (скажем, пиво от ИП, а алкоголь от ООО), то в точке ведутся 2 журнала.
• Вне зависимости, что приготовлено из полученного от поставщиков алкоголя и в каком виде он в конце концов продан, весь этот алкоголь должен быть учтен в журнале регистрации.
• Данные по номенклатуре (код и наименование) в журнал вносятся так же, как они указаны в сопроводительной документации поставщика.

А что на практике?

Теория, изложенная выше, нужна, и ее надо знать. Но трудно представить, что работник общепита в реалиях будет, открыв бутылку, сразу бежать и вносить ее в журнал учета объема розничной продажи алкоголя.
Логичнее предположить, что он запишет это на салфетке, а вечером, вооружившись компьютером, внесет все это в журнал. Логичнее, но тоже не сработает – будет много ошибок и уйдет куча времени.
Изучив множество вариантов облегчения и оптимизации всего процесса мы предлагаем следующие варианты решения этой нетривиальной задачи.

А раз открыли, сразу и вносим в журнал. Через сколько времени все это количество реализуется, вопрос с точки зрения журнала уже не важный.
Но он не важный только с точки зрения журнала. А с точки зрения контроля – очень даже важный.
Представьте ситуацию, когда во время проверки в баре оказывается не открытый алкоголь, а по журналу он считается уже проданным.
Или, например, перенесенную в бар бутылку по каким-то причинам нужно вернуть на склад, а она уже числится вскрытой.
Хотя плюсы этого подхода неоспоримы. Он самый простой и наименее трудозатратный. Так что, если вас не пугают две преграды, описанные выше, смело выбирайте его

Похоже на записи официанта на салфетке, но данные по продажам берем из системы учета.
Это более точный способ, так как позволяет «открывать», т.е. вносить в журнал только то, что действительно продано. Количества, превышающие целые единицы тары, будут перенесены на следующий торговый день.
Проблем у этого способа тоже две.
Во-первых, отпущенные порции не всегда соответствуют посчитанным системой, как проданные. Тогда будут расхождения по количеству в остатке.
А, во вторых, система может не угадать, списав алкоголь из одной партии товара, а отпущенный будет из другой. Тогда уже будут расхождения по спецификациям ЕГАИС.
Ну и главное в таком подходе - ваша система учета должна уметь производить этот подсчет из порций в бутылки, причем именно того объема, который сейчас в наличии. Если вы пользуетесь системой «Трактиръ», то с этим у вас проблем не будет.

Способ отличающейся очень высокой точностью, а, главное, больше всего отвечает требованиям контролирующих инстанций. Т.е. у вас точно не найдут несоответствий между журналом и остатками.
Но, как и второй вариант, этот должен быть реализован на имеющемся у вас программном обеспечении для учета продаж. И, как обычно, в «Трактиръ» он тоже имеется.
Это, опять же, ситуация «официант и салфетка», но вместо салфетки работник ставит галочку в компьютере, когда открывает или продает очередную бутылку. Необходимы дополнительные действия персонала по сравнению со вторым вариантом, но при этом вы точно избежите штрафов.
Кстати, «Трактиръ» тут поможет избежать пересортицы, описанной во втором варианте. Система позволит вручную выбрать емкость бутылки, которая должна быть вскрыта, а не подставлять ее по FIFO, как во втором варианте. А то, что реализуется без вскрытия, допустим вино в бутылках, «Трактиръ» может сразу занести в журнал даже без «галочки» от официанта.

И если, подводя итог, вернуться к нашему исходному вопросу – Как же правильно в общепите вести Журнал учета продажи алкоголя? То наш ответ такой. Журнал нужно вести таким образом, чтобы тратить на это минимум усилий, но при этом точно следовать официальным требованиям закона.
В продуктах Трактиръ мы даем возможность вам сделать выбор из разных вариантов. И, если вы понимаете особенности этих вариантов, то вы сделаете свой выбор осознанно.