Инвентаризация в ресторане и кафе

Инвентаризация является неотъемлемой составляющей ресторанного бизнеса, поскольку позволяет сверять фактические данные с данными бухгалтерского учета. Чем чаще проводятся инвентаризации, тем большим количеством информации вы будете располагать и тем более обоснованные управленческие решения сможете принимать. Речь в данной статье пойдет о различных аспектах ведения инвентаризаций и основных трудностях, которые могут возникнуть при этом.

Подготовка к инвентаризации

Предварительным этапом является подготовка к инвентаризации. Этот процесс включает в себя согласование сроков проведения инвентаризации, выбор политики учета полуфабрикатов, распечатку пустографок и проверку наличия утвержденных ТТК на все блюда кухни и бара.

Согласование сроков инвентаризации подразумевает под собой выбор такого времени, когда на складах находится минимальный запас продукции. Проводить инвентаризацию в часы пиковой загрузки заведения тоже не рекомендуется, поэтому для этих целей лучше всего подойдут вечер воскресенья или утро понедельника. Стоит учитывать, что к моменту начала инвентаризации объем поставок продукции должен быть предельно низким, чтобы не мешать процессу ее проведения.

При выборе политики учета полуфабрикатов необходимо определиться с метрикой, по которой будет проходить расчет оставшейся продукции. Подходящими единицами измерения могут являться литры, килограммы и так далее, однако о принятом решении необходимо сообщить сотрудникам еще до начала инвентаризации.

Распечатка пустографок тоже является неотъемлемой составляющей при проведении инвентаризации. Если вы предварительно не заготовили пустые бланки, то к процессу лучше не приступать, поскольку повара или бармены при желании смогут сфальсифицировать данные. Кроме того, может возникнуть путаница в наименованиях продукции, что неминуемо приведет к получению неверных результатов.

Без наличия согласованных ТТК на все блюда кухни и бара инвентаризация тоже теряет всякий смысл, потому что выявить недостачу в таком случае будет очень сложно. Именно поэтому все технологические карты должны быть предварительно утверждены с персоналом и заверены.

Подготовка учетной базы

Предварительная подготовка учетной базы является важной составляющей при проведении инвентаризации, поэтому к моменту ее начала необходимо внести в базу все расходно-приходные документы, выпуски, перемещения, списания и так далее. Документацию нужно привести в порядок еще и для того, чтобы отслеживать реальные результаты, а не оперировать старыми данными.

Имеющаяся база данных должна быть перепроведена с восстановлением границ последовательности. Учетные остатки базы данных должны полностью соответствовать дню проведения инвентаризации, в противном случае, не имеет смысла этого делать, поскольку результаты не будут отражать фактические показатели.

Полная и неполная инвентаризации

Инвентаризации обычно делятся на полные и неполные. Под полной инвентаризацией понимается пересчет всех товарных запасов, инвентаря и так далее. Пересчет должен вестись в базе, так как существуют редко учитываемые расходы, например, на закупку моющих средств. Проводить контроль за такими расходами достаточно сложно, поэтому лучше, чтобы они тоже были отражены. Как правило, полная инвентаризация проводится раз в месяц и проходит по всему предприятию в целом. Главным образом это необходимо для пересчета запасов с целью сравнения фактических и заявленных расходов. Полная инвентаризация ставит перед собой задачу проверки ведения учета и адекватности учетных данных при сравнении с фактическими.

Неполная инвентаризация подразумевает под собой выборочный пересчет заранее определенных дорогостоящих групп товаров (например, алкоголя), наиболее часто подверженных хищениям или способных вызвать злоупотребление со стороны сотрудников. Как правило, сюда же относят группы товаров, приносящие наибольшую прибыль для заведения. Целью неполной инвентаризации является мгновенный контроль за происходящим на предприятии в данный момент времени и выявление недостач до попыток их сокрытия. Чем чаще проводятся такие инвентаризации, тем меньше происходит сокрытий и хищений, поскольку сотрудники осознают, что проверка может состояться в любой момент.

Выбор ответственного и состав участников

Многие рестораторы склонны считать, что выбор лица, ответственного за определенные помещения при проведении инвентаризации, является простой задачей. По их логике бар контролирует бармен, кухню — повар и так далее, однако на деле все оказывается гораздо сложнее: при отсутствии калькулятора или товароведа, ответственных за учет, вы не сможете составить полную картину происходящего на предприятии. Кроме того, крайне желательным является присутствие тех сотрудников, в чью смену проводится инвентаризация. В противном случае, все недостачи другая смена может списать на них.

При проведении инвентаризации также крайне желательно присутствие директора или владельца заведения, поскольку их участие поможет оптимизировать все процессы и заставит сотрудников работать эффективнее.

Использование сторонних специалистов

Опытные управленцы знают, что в ресторанном бизнесе есть много подводных камней, с которыми не всем доводилось сталкиваться. Чтобы их обойти, иногда выгодно прибегать к помощи сторонних сотрудников, задействованных на других предприятиях, но занимающих аналогичную должность. Например, приглашенный бармен, проводящий учет не на своем рабочем месте, гораздо охотнее поделится информацией о возможных нарушениях и злоупотреблениях, а также расскажет, как их пресечь. Для сетевых заведений не лишним будет пригласить представителей других филиалов.

Еще одним зарекомендовавшим себя подходом является рокировка сотрудников кухни и бара. Как правило, внутри заведения между сотрудниками существует некая конкуренция, поэтому инвентаризация в данном случае будет проводиться более обстоятельно.

Выбор технологии инвентаризации

Немаловажным аспектом при проведении инвентаризации также является создание рабочей группы из нескольких сотрудников: одни будут заниматься подсчетом имеющихся товарных наименований, а другие — их описью.

Если речь идет о мелком товаре, отпускающимся поштучно, при его подсчетах очень легко ошибиться. В таких случаях выгоднее одновременно прибегать к помощи двух рабочих групп. Если после проверки получается расхождение в результатах, проблемные товары пересчитываются еще раз.

На практике часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда определить достоверный вес продукции бывает затруднительно. Например, если речь идет о сливках, консервированном горошке, растительном масле и других схожих товарах, нам необходимо определить чистый вес без учета тары. Чтобы не портить результаты инвентаризации, следует выявить массу нетто и удостовериться, что соответствующие изменения внесены.

Фиксирование результатов

При фиксировании результатов тоже могут возникнуть сложности, главным образом связанные с определением сухого веса продуктов. Например, если у вас имеется 13 банок горошка чистым весом по 330 грамм каждая, выгоднее сделать пометку вида «13 банок х 330 грамм», поскольку при подсчетах сотрудники могут запутаться, что приведет к непреднамеренной фальсификации результатов.

Хорошим подспорьем также послужит разбиение одного места производства на участки учета. К примеру, если разделить пустографы по категориям и вести пересчет продукции в кладовой, холодильниках и других зонах по отдельности, можно получить более достоверную информацию.

Полученные результаты необходимо сразу же занести в предварительно подготовленную базу, так как количество пересчитанной продукции с течением времени может измениться, поскольку она пойдет в расход, а достоверность результатов будет установить практически невозможно. По результатам инвентаризации руководство должно принять соответствующие меры, например, премировать сотрудников при положительном исходе или удержать средства из их заработной платы в случае существенной недостачи.

Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что инвентаризация в ресторанах, кафе, барах или других заведениях общепита является очень кропотливым процессом, в котором имеется множество нюансов. Следуя своду нехитрых правил, вы во многом упростите процесс проведения инвентаризации и сможете принимать наиболее эффективные решения, что положительно отразится на функционировании вашего заведения.

Механизмы "Трактиръ: Head - Office" для проведения инвентаризаций

Высокая скорость подготовки бланков для рабочих групп

Бланки в «Трактиръ» можно распечатывать таким образом, чтобы каждая группа находилась в отдельной строке. Так вы сможете разделить продукты по местам хранения, что исключит путаницу.

Как правило, группы товаров формируются по видам продукции, поэтому при создании бланков вы ничего не потеряете и сможете разнести их по разным страницам, таким образом, ускорив и облегчив работу.

Устройство бланков в «Трактиръ» позволяет выносить отдельные группы на разные страницы и просматривать коды товаров. Также в наличии имеется специализированное окно для ускоренного ввода данных.

Механизм контроля ввода

Количество бланков должно совпадать, и эти бланки необходимо распечатывать, сшивать и сохранять. При таком подходе можно выявить ошибку даже на поздних этапах и разобраться, что произошло во время внесения и подсчета данных.

Разложение блюд на ингредиенты

Механизмы «Трактира» позволяют раскладывать полуфабрикаты на ингредиенты по текущим технико-технологическим картам. При этом стоит учитывать, что если ТТК в течение какого-то периода подвергались изменениям, то данный механизм будет не очень эффективным. В идеале при ведении учета полуфабрикатов требуется выпускать их в момент производства и производить учет в единицах измерения, подходящих для отдельно взятого полуфабриката. Например, количество бананов должно измеряться в килограммах, вина — в литрах и так далее.

Выводы

Вне всяких сомнений, проведение инвентаризации в ресторане и кафе — это сложный и многогранный процесс, таящий в себе немало нюансов и требующий непрерывного контроля на каждом из этапов. Несмотря на это, проведение инвентаризаций является очень важным инструментом для ресторатора, поскольку позволяет сверить фактические данные с данными бухгалтерского учета, определить недостачи и выявить злоупотребления. Чем чаще проводятся инвентаризации, тем более актуальной информацией вы будете располагать.