Автоматизация супермаркета Середа с собственным производственным цехом на базе ПП Трактиръ

Компания Фортекс-Сервис автоматизировала супермаркет Середа (торговой сети Афина) с собственным мясным цехом, пекарней и цехом выпечки. Супермаркет Середа находится в Шаховском районе Московской области и входит в крупное торгово-производственное объединение Афина. Под брэндом Афина работают магазины, производственные цеха, культурно-развлекательный центр, кафе, рестораны, расположенные в Москве и Московской области (Волоколамский и Шаховской районы). 

Супермаркет Середа пользуется большой популярностью среди местных жителей и гостей из близлежащих населенных пунктов, городов и Москвы. Собственная выпечка, горячий ароматный хлеб побуждают покупателей делать покупки именно здесь. Наличие мясного цеха, позволяет покупателям приобретать свежую продукцию, учитывающую сезонность и предпочтения покупателей. Так, в разгар дачного сезона, на выбор предлагаются несколько видов шашлыка, упакованного в удобную тару. 

Цены в супермаркете являются, пожалуй, самыми доступными в области практически на весь ассортимент продукции. Доступный уровень цен поддерживается наличием собственного склада продукции, работой напрямую с поставщиками и производителями продукции.

В Середе работает очень профессиональный и дружный персонал. Квалифицированные операторы обеспечивают практически весь жизненный цикл супермаркета. Забота о покупателях, побуждает руководство компании поддерживать востребованный ассортимент, проводить акции, вводить программно-технические усовершенствования, повышающие качество обслуживания покупателей.

Начало

Задача, которая стояла перед нами, заключалась в том, чтобы автоматизировать работу супермаркета и производственных цехов, расположенных на его территории, на базе единого программного решения.

Началась работа с изучения имеющейся инфраструктуры супермаркета и его цехов: программного обеспечения, торгового оборудования, серверов и компьютеров, ЛВС.  По результатам программно-технического аудита было принято решение о построении работы объекта на базе программного решения Трактиръ: Head-Office. Данное решение разработано на базе 1С и предназначено для организации и ведения учета в магазинах/супермаркетах, ресторанах, кафе, барах, сетевых и локальных заведений общественного питания. 

Возможности программы Трактиръ: Head-Office позволяли полностью организовать управление процессом торговли в супермаркете (закупка товара, ценообразование, управление кассами, продажа, учет и отчетность), организовать документооборот предприятия с выгрузкой данных в бухгалтерию. Наличие блока производства, давал возможность организовать управление цехами с контролем продукции и сырья.

IT-структура объекта не требовала существенной модернизации. Имеющееся торговое оборудование и программное обеспечение на рабочих местах кассиров, полностью было совместимо с программной Трактиръ, что существенно удешевляло проект и не требовало переучивать персонал на кассах. Мы приступили к автоматизации! 

Как проходила автоматизация

Мы начали изучать работу супермаркета и подготовили схему его работы с рабочими процессами на текущий момент (перед автоматизацией).  В течение недели, изучив бизнес-процессы объекта, вникнув в работу мясного цеха, цеха выпечки и пекарни, была подготовлена схема автоматизации с документооборотом и ролями. Роли, дали возможность распределить обязанности на персонал, выявить и устранить пересекающиеся (дублирующие) обязанности.

Не все в этой части проходило гладко, было много не структурированных моментов, которые в итоге, после практической работы урегулировались.

В ходе подготовки проекта, блок производства для всех цехов мы реализовали через Тачскрин, который разработали специально для торгового объекта Середа. Рабочий стол Тачскрина позволяет сотрудникам цехов работать быстро и оперативно. Интерфейс интуитивно понятный и не требует высокой квалификации персонала для работы с программой. Для быстрого освоения работы с Тачскрином нами были записаны видео-инструкции.

Важная особенность в работе цехов с Тачскрином в том, что персоналу необходимо указать лишь сколько продукции выпускается с указанием ее получателя (торговый зал супермаркета или торговый объект сети).  В конце дня, используя обработку Автопроизводство (новая уникальная обработка), вся необходимая для выпуска продукция по нормам из ТТК, выпустится на склад каждого цеха с учетом остатка готовой продукции в производстве, а также сырья в производстве.

 Наладить работу цехов в автоматическом режиме с контролем остатка сырья и готовой продукции, позволил разработанный в программе Трактиръ: Head - Office блок комплектации. Это позволило заводить ТТК на готовую продукцию из сырья производства. Таким образом, использование аналогов было исключено, а в цехах всегда было в наличие необходимое сырье. Контроль отрицательных остатков стал возможен на уровне операторов.

Не забыли мы и про закупку товара, реализовав универсальный механизм (товарная матрица), позволяющий отображать дефицит товарного ассортимента с учетом остатков, продаж и коэффициента товарооборота. С помощью товарной матрицы, упростился и стал более прогнозируемым процесс закупки товара у поставщиков. Не сразу этот процесс прижился на объекте, так как требовал переосмысления подхода к работе с поставщиками и товарным ассортиментом. Эффективность работы с поставщиками была возможна лишь при контроле ассортимента. Для этого используются информативные отчеты ABC и XYZ с графическим отображением. Благодаря отчетам были выявлены неликвидные товары и появилась возможность планировать закупки в разрезе поставщиков.

Процесс приемки товара в супермаркете был организован через ТСД. Мы дописали блок сравнения данных из ТСД с накладной, заведенной оператором в программу -  расхождения подсвечиваются салатовым цветом. 

Процесс инвентаризации в супермаркете был скорректирован и оптимизирован, благодаря использованию ТСД. Данные внесенные в ТСД, перегружаются в Трактиръ с выводом итоговой формы инвентаризации. Время на проведение инвентаризации сократилось почти в 2 раза, учет стал более прозрачным и осмысленным.

Результат

Вся работа супермаркета Середа с производственными цехами была автоматизирована на базе ПП Трактиръ: Head-Office и описана документально. 

• Настроена работа ПП Траткиръ: Head - Office.Настроена выгрузка данных в 1С:Бухгалтерия.
• Оптимизированы товарные отчеты и внешние формы документов.
• Настроена работа торгового оборудования.Подготовлены инструкции и проведено обучение персонала.
• Проведена инвентаризация и практический запуск работы объекта без его остановки.
• В настоящий момент оказывается поддержка работы объекта на абонентской основе.

Выражаем огромную благодарность руководству компании и лично Володину Александру Владимировичу в реализации данного проекта. Также благодарим коллектив Середы за вдумчивую и усердную работу, позволившую начать работу на новом программном обеспечении всех подразделений супермаркета.