Порядок в учете – шаг к качественному управлению рестораном

Учетные системы создают математическую модель работы ресторана, отражая в ней количественные результаты каждой хозяйственной операции. В идеальном случае такая модель полностью совпадает с реальностью, т.е. все то, что можно измерить в ресторане (количественно и в суммовом выражении) точно соответствует тому, что зафиксировано в системе учета. За такими сложными формулировками стоит простой вывод – чем точнее учет, тем ближе он к реальности.

Зачем же нужна такая виртуальная копия ресторана? Самый распространенный ответ – потому что бухгалтеру нужно сдавать отчетность. Если такой ответ соответствует истине, то и учетная система будет правильно отражать только то, что необходимо для целей бухгалтерской отчетности, что почти всегда очень далеко от реальности. Например, при использовании УСН бухгалтеру часто хватает отчета «О прибылях и убытках», в котором будут отражены только общие суммы приходов и общие суммы продаж ресторана, без детализации по товарам и блюдам и без внутренних перемещений. По такому учету совершенно не понятно, например, сколько прямо сейчас в баре должно быть виски «Jack Daniel’s», ему это не важно. А вам?

Другой ответ – виртуальная модель ресторана нужна для качественного управления им, ведь эта модель точно отражает любые изменения внутри и вне ресторана, позволяет такие изменения предсказывать и даже управлять ими. Она дает управленцу данные, на основании которых он вначале будет принимать решения, а затем будет проверять их реализацию, внося своевременные коррективы. А это и называется – качественное управление рестораном.

Для того, чтобы учетная система была такой виртуальной копией ресторана, необходимо много усилий. Нужно своевременно вносить в нее данные о товародвижении, нужно активно выявлять и исправлять допущенные ошибки, урегулировать пересортицу, проводить регулярные плановые и внезапные инвентаризации. И чем сложнее выбранная учетная модель, тем больше в ней появляется возможностей совершить ошибку. А такие ошибки приводят к тому, что учетной системе перестают доверять. С потерей доверия падает и интерес к данным из системы у руководителей ресторана, потому что они знают, что эти данные могут быть ошибочными. А как только снижается внимание со стороны руководства, как тут же падает качество работы с системой у рядовых сотрудников. Они начинают совершать все новые и новые ошибки, а самое главное – они перестают их выявлять и исправлять. Получается замкнутый круг, который приводит к потере учета, а с ним и контроля за работой ресторана. В своей практике мы очень часто встречаем такие случаи, когда учетная система используется только для того, чтобы печатать красивые счета для посетителей.

Как же сделать так, чтобы уменьшить появления ошибок в учетных системах? Нужно вводить правила и регламенты, которые позволят снизить пересортицы и отклонения влияние «человеческого фактора».

Например, сотрудник «приходует» новое поступление товаров. Он находит в справочнике нужные позиции и добавляет их в документ «Приходная накладная», указывая количество и стоимость купленного товара. Предположим, это новый сотрудник, который работает у вас недавно, и он плохо знает справочник номенклатуры. И если он что-то не находит в нем, то думает, что такого товара компания никогда не закупала и нужной карточки номенклатуры в учетной системе просто нет. Ведь один и тот же товар разные люди назовут по-разному! Сравните – «Вино красное Старый Тбилиси Саперави, 0,7 л» и «Saperavi Old Tbilisi, красное полусухое, 0,7». Разница не большая и сразу понятно, что это одно и то же вино. А если вам нужно найти эту карточку среди тысячи других, и вы думаете, что оно заведено, как вариант номер один, а в системе оно присутствует как вариант номер два, потому что ваш предшественник посчитал, что так правильнее? Вряд-ли вы сможете его быстро найти, даже используя «поиск».

В результате в системе появятся две виртуальные копии одного и того же реального товара. И эти две копии могут долго жить своей жизнью, ведь один сотрудник может по-прежнему приходовать и списывать первый вариант, а второй – делать это с другой карточкой. Вот так и появляются ошибки, перестортицы и отклонения учета от реальности.

А такую ошибку можно избежать, если заранее ввести правила наименования товаров в учетной системе. Такие правила часто называют шаблонами. Рассмотрим работу с ними на примере Трактиръ: Head-Office:

Шаблонов может быть множество, для каждой группы или вида номенклатуры можно сделать свой. Например, для точной идентификации молока не важно, кто является его производителем, а важна лишь его жирность. А вот для портвейнов и вин кроме наименования бренда и сорта может потребоваться еще и год урожая или срок выдержки. При этом в системе можно заранее определить полный перечень вариантов того или иного параметра. Например, в вашем баре может быть только красное, белое или розовое вино. Это можно отразить в «фиксированном списке» видов и сотруднику при создании новой карточки останется только выбрать нужный вариант. Это не позволит ему ошибиться в написании, например, вместо «красное», он уже не напишет сокращенное «кр.».

При указанном на рисунке выше шаблоне при создании нового элемента номенклатуры появится вот такое диалоговое окно, в котором сотруднику останется только выбрать или заполнить указанные поля:

Он уже не будет использовать свою фантазию и ошибки с дублями позиций из-за разного варианта наименования одной и той же позиции больше не будут повторяться

Еще одним способом снижения влияния человеческого фактора на ввод данных в систему учета является использование заранее созданных или загруженных в систему классификаторов – уже заполненных и проверенных справочников. Самым распространенным примером такого справочника является классификатор адресов Российской Федерации, который можно загрузить в программы 1С. Другие примеры - справочник видов алкогольной продукции, справочник стран мира и еще многие другие справочники, которые содержат полную и достоверную информацию. Ее не нужно исправлять или дополнять, а значит и ошибаться при их использовании почти негде, нужно просто найти нужный элемент.

Развитием идеи классификаторов стал проект FoodCost, который собрал и обработал информацию об огромном количестве технико-технологических (ТТК) и калькуляционных карточек по самым различным блюдам. Получился обновленный и продвинутый справочник рецептур, известный многим опытным поварам старой советской школы. Ведь создание и проработка ТТК и калькуляций занимает огромное количество времени, особенно на этапе открытия ресторана. А как раз в этот ответственный период такое время просто на вес золота.

Система «Трактиръ» позволяет загружать нужные ТТК напрямую с этого сайта, экономя время сотрудников и исключая ошибки заведения данных. Ведь ошибки в ТТК являются самой частой причиной отклонения учетных данных от реальности. И эти ошибки выявить очень трудно, потому что они небольшие по сумме и по количеству, но могут незаметно накапливаться месяцами.

Вот как реализован обмен с проектом FoodCost в программе Трактиръ: Management:

Система показывает полный список ТТК с сайта, раскрывая их до ингредиентов и находя аналоги в справочнике номенклатуры Трактиръ: Management. При загрузке выбранной ТТК вместе с ней будут созданы и те ингредиенты, аналоги которых не были найдены в учетной системе.

Еще одним вариантом использования проекта FoodCost является проверка уже созданных и используемых ТТК на соответствие стандартам и проработкам. Ведь отклонение от рекомендуемых технико-технологических карт может быть вызвано не только обоснованным решением повара ресторана, но и фактом наличия ошибки в такой проработке.

Помните, что «человеческий фактор» по-прежнему является причиной появления большинства ошибок в системах учета. А правила, рекомендации, шаблоны и классификаторы позволяют уменьшить его влияние там, где это возможно.