Функционал основной поставки конфигурации поддерживает работу широкого спектра специализированного торгового оборудования, необходимого для работы большинства заведений общественного питания.
Анализ продаж
Метод «Menu engineering» позволяет быстро и точно анализировать данные о продажах и получать общую картину по всему меню, а также давать рекомендации для каждой отдельной позиции. Все это позволяет увеличивать маржинальную прибыль заведения в последующих периодах.
Его авторами считаются американские специалисты в области ресторанного консалтинга Mайкл Касавана и Дональд Смит. В основе данного метода лежит модель Бостонской матрицы (Матрица БКГ), которую Касавана и Смит расширили и адаптировали для ресторанного бизнеса. С тех пор «Menu engineering» является основным инструментом для анализа экономической эффективности и сбалансированности меню различных заведений.
Анализ структуры меню определяет вклад каждой позиции меню, вносимый в прибыль заведения в зависимости от ее маржинальной прибыли и популярности. Маржинальная прибыль — это сумма денег, которая позволяет оплачивать затраты на заработную плату и операционные издержки, а также получать операционную прибыль.
Определяя популярность и валовую прибыль каждой позиции меню и сравнивая их со средними значениями для всей структуры меню, все позиции распределяют по четырем группам:
Звезды – позиции с высокой популярностью и высоким уровнем прибыльности.
Рабочие лошадки – позиции с высокой популярностью, но низким уровнем прибыльности.
Загадки – позиции с низкой популярностью, но высоким уровнем прибыльности.
Собаки – позиции с низкой популярностью и низким уровнем прибыльности.
Отчет реализован таким образом, чтобы результаты анализа были представлены наглядно и были удобны для принятия решений. Графическое представление позволяет выделить позиции, которые требуют внимания в первую очередь.
Почековая аналитическая информация позволяет получить сведения о том, в какие дни недели и часы, какие товары пользуются наибольшим спросом у покупателей, какие товары покупают люди, совершающие покупки на большие суммы, какие позиции продаются вместе с дорогими, какое количество сотрудников необходимо в различные часы работы заведения, каково среднее время обслуживания покупателя, какое количество чеков в день оформляет тот или иной сотрудник, какова статистика отмен/возвратов/аннулирования чеков по кассирам и т.п.
Вся эта информация дает хорошую основу для маркетингового анализа работы предприятия и может характеризовать не только аудиторию заведения, но и его формат и характеристики места и ценовой категории. Часто случается, что данные почековой аналитики показывают расхождения реального формата заведения от того планового, который разрабатывали его владельцы при открытии ресторана.
Такие расхождения в позиционировании не позволят ресторану выйти на плановые экономические показатели и могут служить поводом для переформатирования и ребрендинга заведения.
Безошибочный расчет суммы к оплате, корректное начисление скидок
В системе «Трактиръ: Front-Office» предусмотрена печать предварительных счетов, которые используются в ресторанах с классической формой обслуживания, в отличие от ресторанов быстрого обслуживания. Предварительный счет предъявляется посетителю официантом для того, чтобы он мог с ним ознакомиться и определить, как он будет оплачивать счет. После ознакомления с предварительным счетом посетитель выбирает удобный ему вариант оплаты заказа и оплачивает его. При окончательном расчете официант предъявляет посетителю окончательный счет вместе с кассовым чеком.
Окончательный счет содержит следующую информацию:
- порядковый номер счета,
- дата и время открытия заказа,
- дата и время закрытия заказа,
- фамилия официанта, оформившего заказ,
- фамилия кассира, оформившего кассовый чек,
- полная информация о заказе (наименования блюд, количество, сумма),
- общая сумма по счету сумма скидки/наценки,
- данные об оплате.
Окончательный счет может быть напечатан только один раз (в момент закрытия заказа и печати кассового чека).
Быстрый и удобный прием оплаты от гостя
В этом случае в «подвале» каждого счета печатается штриховой код, по которому с помощью сканера штрих-кода можно быстро открывать соответствующий заказ в обоих интерфейсах системы. Например, для приема оплаты по заказу на кассовой станции или для просмотра заказа администратором.
В системе «Трактиръ: Front-Office» осуществлена поддержка
Драйвер «АТОЛ: Драйвер платёжных систем» в комплект поставки системы Трактиръ не входит и приобретается отдельно.
Обращаем ваше внимание, что данная возможность подразумевает автономную работу банковского терминала без подключения к системе. Данные о сумме оплаты вводятся вручную.
В системе «Трактиръ: Front-Office» предусмотрена печать предварительных счетов, которые используются в ресторанах с классической формой обслуживания, в отличие от ресторанов быстрого обслуживания. Предварительный счет предъявляется посетителю официантом для того, чтобы он мог с ним ознакомиться и определить, как он будет оплачивать счет. После ознакомления с предварительным счетом посетитель выбирает удобный ему вариант оплаты заказа и оплачивает его. При окончательном расчете официант предъявляет посетителю окончательный счет вместе с кассовым чеком.
Окончательный счет содержит следующую информацию:
- порядковый номер счета,
- дата и время открытия заказа,
- дата и время закрытия заказа,
- фамилия официанта, оформившего заказ,
- фамилия кассира, оформившего кассовый чек,
- полная информация о заказе (наименования блюд, количество, сумма),
- общая сумма по счету сумма скидки/наценки,
- данные об оплате.
Окончательный счет может быть напечатан только один раз (в момент закрытия заказа и печати кассового чека).
Внимание к гостю с самого начала
При считывании карты доступа или ручном вводе кода доступа клиента на экран будет выведен диалог с информацией о клиенте с возможностью подтвердить или отклонить идентификацию данного клиента. В состав выводимой информации включены реквизиты клиента: наименование, фотография, пол, дата рождения, принадлежность категориям и комментарий. В последнем могут содержаться произвольные сведения о клиенте: его предпочтения, особенности, указания по его обслуживанию и другая полезная информация. Используя полученные данные (в частности, фотографию) сотрудник может принять решение и подтвердить или отклонить идентификацию данного клиента.
Исключение несанкционированного доступа к данным
Разные категории пользователей (официанты, бармены, кассиры, менеджеры и др., в зависимости от принятой в ресторане практики) имеют разные права доступа к функциям системы «Трактиръ: Front-Office». Права для каждой категории сотрудников определяются в настройках прав и назначаются администратором системы.
Настройка прав может предусматривать следующие варианты доступа к заказам:
- пользователю доступны для редактирования только созданные им заказы или переданные ему заказы других официантов (по окончании смены, вследствие загруженности и пр.);
- пользователь является бригадиром и имеет право на выполнение определенных операций, как в своих заказах, так и в заказах членов его бригады;
- пользователь является менеджером, ему доступно выполнение функций по работе с заказами в заказах всех пользователей системы.
К менеджеру обращаются работники ресторана в тех ситуациях, когда настройки прав не позволяют им выполнить необходимую операцию на рабочей станции.
В сетевых заведениях каждый пользователь имеет свой набор прав для каждого заведения сети. Например, в одном заведении сотрудник может выполнять роль кассира, а в другом — официанта. Это позволяет гибко управлять количеством сотрудников в заведениях, особенно в дни пиковой загрузки или во время отпусков.
В «iRECA: Мобильный официант» необходимые права доступа загружаются из «Трактиръ: Front-Office» и применяются при авторизации официанта на мобильном устройстве.
Контроль за действиями сотрудников и выявление злоупотреблений
В системе можно работать в одном из двух интерфейсов. Для рабочих станций, на которых происходит работа официантов и кассиров, предназначен специально созданный интерфейс «Рабочее место», обеспечивающий доступ пользователей только к тем функциям, которые связаны с обслуживанием заказов. Для рабочего места менеджера (администратора) предусмотрен интерфейс «Администратор», представляющий собой традиционный интерфейс системы 1С, и обеспечивающий полный доступ ко всем справочникам системы, отчетам и режимам настройки.
Доступ к документам (заказам, отменам и удалениям) в интерфейсе «Администратора» возможен только в режиме просмотра. При этом по заказам менеджеру доступна вся служебная информация (дата и время открытия заказа; номер заказа; статус (открыт или закрыт, удален), количество гостей; официант; номер посадочного места, кассир, варианты и суммы оплаты, и т.д. Для удобства просмотра документов в журнале менеджер может устанавливать различные параметры отбора.
Мобильные приложения для гостей
Важно (!) Функционал решения соответствует модулю Основная поставка и может быть расширен дополнительными модулями, которые привязываются к рабочему месту.
iRECA: Меню — мобильное приложение для планшетов на базе Android, предназначенное для самостоятельной работы с заказами без участия официантов. Приложение полностью заменяет собой бумажное меню и содержит карточки блюд с подробными описаниями, рецептурами, ингредиентами и фотографиями. Получив в пользование планшет на базе Android с установленным приложением iRECA: Меню, гости смогут самостоятельно знакомиться с составом блюд и оформлять заказы, за счет чего ускорится обслуживание в заведениях общественного питания. Официантам останется лишь подать готовые блюда и порадовать посетителей высоким качеством сервиса.
Пользуясь приложением, гости всегда будут иметь актуальные сведения о текущей сумме счета и количестве заказанных позиций. Вызов официанта и закрытие счета будут происходить в два касания.
С iRECA: Меню гости не будут томиться в ожидании официанта и смогут самостоятельно смогут оформлять заказы, что поможет ускорить обслуживание и увеличить количество дозаказов. Кроме того, в процессе ожидания посетители смогут почитать новости или поиграть в игры, установленные на планшете.
Мы предлагаем вам идти в ногу со временем и отказаться от бумажных меню. Ваши гости будут в восторге, а прибыль в заведении увеличится. Ознакомьтесь со всеми возможностями решения электронное меню.
Отлаженное взаимодействие кухни и зала
Внесение дозаказов возможно до тех пор, пока на заказ не распечатан предварительный счет.
Возможность печати марок одновременно на нескольких принтерах. Это может быть полезно, если разные места производства в заведении технологически связаны друг с другом в приготовлении заказов. Например, при заказе сложного блюда основная часть готовится в одном цехе, а гарнир к нему — в другом. Чтобы согласованно приготовить и сервировать такой заказ связанные места производства должны одновременно узнать о его поступлении.
Марки, которые печатаются на дублирующих принтерах, помечаются заголовком «Копия» и служат для информирования о поступлении заказа в основное место производства.
В системе «Трактиръ: Front-Office» заложен механизм автоматической печати заказов в соответствующих подразделениях производства (например, горячий цех, холодный цех, бар, и т.п.). Для реализации этой возможности в соответствующих подразделениях должны быть установлены принтеры.
Передача данных на принтеры осуществляется одновременно с сохранением заказа. Система сохраняет заказ в базе данных и рассылает его на принтеры производства. Напечатанный заказ называется маркой.
В марке указывается наименование и количество блюд, порядок их приготовления (курс) и специфика приготовления. Также в марке печатается номер заказа, время открытия заказа, фамилия официанта, оформившего заказ и номер посадочного места. Это позволяет избежать путаницы при большом объеме заказов и осуществлять дополнительный контроль.
Блюда готовятся в соответствие с поступившими марками. Для контроля отпуска блюд и товаров марка должна являться отчетным документом для работников подразделений производства и отпуска — отпуск товаров и продукции осуществляется только на основании распечатанных марок.
Также добавлена настройка, позволяющая использовать двойной шрифт при печати места реализации, наименований позиций и посадочного места в марках. Крупный шрифт помогает сделать работу поваров с марками более удобной.
В настройках рабочего места, откуда должны печататься сводные марки, следует установить флаг «Печатать сводную марку» и выбрать принтер из списка подключенных к системе.
Планирование работы заведения
Количество гостей в заведениях общепита может сильно варьироваться в зависимости от дня недели, времени суток и других факторов, однако в каждом ресторане можно выделить часы пиковой загрузки. Чтобы оптимально выстроить работу заведения во время большого наплыва посетителей у управляющего всегда должна быть под рукой информация о месячном распределении потока гостей по дням недели и времени суток, количестве забронированных столов, запланированных мероприятиях и других факторах.
Решить эти проблемы на основе математических и экономических показателей поможет облачный программный продукт «Трактиръ: Аналитика», позволяющий анализировать большие объемы информации и выделять ключевые показатели эффективности (KPI) в работе любого ресторана.
На основе полученных данных вы сможете эффективно распределять смены персонала в соответствии с ТК, чтобы в случае необходимости «усиливать» бригады зала и кухни, а также правильно подходить к планированию закупок и подготовке к банкетам. Информация будет предоставлена руководителю за любой период времени, на основании чего он сможет принимать управленческие решения.
30 видов отчетов в любом разрезе и за любой период времени позволят выбрать данные для анализа с детализацией по ресторанам, официантам, группам, категориям товаров или группам печати.
Работа с системой полностью бесплатна. После регистрации вы получите параметры доступа и сможете приступить к анализу.
Продвижение - нестандартные ходы
В качестве интересного инструмента по привлечению в заведение активных современных посетителей появилась возможность размещать на гостевых счетах двухмерные QR–коды.
Большая часть современных телефонов-коммуникаторов оснащены программами для распознавания штрих-кодов. Считывая такой код, гость может быстро и удобно получить от заведения полезную информацию, не вводя ее вручную.
Как это можно использовать в ресторане, кафе или клубе? Вариантов много!
В QR-коде, например, может содержаться ссылка на сайт заведения. Там клиент может узнать что-нибудь интересное о ресторане, оставить свой отзыв о посещении или с помощью онлайн-сервиса забронировать место для своего следующего визита.
В QR-коде может содержаться контактная информация. Считав такой код, программа-распознаватель предложит сохранить полученные данные в адресной книжке смартфона. Гость сможет удобно записать контактный телефон, адрес этого или другого заведения сети.
Другое полезное применение — приглашение гостя на какое-либо мероприятие. Считав QR-код, гость сможет сразу занести это приглашение в свой календарь, установить напоминание. Вероятность того, что такое приглашение не потеряется и не забудется, существенно возрастает. Большинство программ распознавания штрих-кодов определяют время, записанное в QR-коде, как относящееся к поясу GMT. При создании QR-кода с типом «Событие» пользователь теперь может вводить местное время своего часового пояса, которое будет автоматически пересчитано в GMT для записи в QR-код.
И еще как пример — для посетителей кафе в счете с помощью QR-кода можно удобно сообщить параметры подключения к WiFi сети.
Добавить QR-код в гостевой счет можно в настройках рабочего места. Для разных форматов кодов реализован удобный шаблон ввода.
Важно (!) Функционал решения соответствует модулю Основная поставка и может быть расширен дополнительными модулями, которые привязываются к рабочему месту.
iRECA: Меню — мобильное приложение для планшетов на базе Android, предназначенное для самостоятельной работы с заказами без участия официантов. Приложение полностью заменяет собой бумажное меню и содержит карточки блюд с подробными описаниями, рецептурами, ингредиентами и фотографиями. Получив в пользование планшет на базе Android с установленным приложением iRECA: Меню, гости смогут самостоятельно знакомиться с составом блюд и оформлять заказы, за счет чего ускорится обслуживание в заведениях общественного питания. Официантам останется лишь подать готовые блюда и порадовать посетителей высоким качеством сервиса.
Пользуясь приложением, гости всегда будут иметь актуальные сведения о текущей сумме счета и количестве заказанных позиций. Вызов официанта и закрытие счета будут происходить в два касания.
С iRECA: Меню гости не будут томиться в ожидании официанта и смогут самостоятельно смогут оформлять заказы, что поможет ускорить обслуживание и увеличить количество дозаказов. Кроме того, в процессе ожидания посетители смогут почитать новости или поиграть в игры, установленные на планшете.
Мы предлагаем вам идти в ногу со временем и отказаться от бумажных меню. Ваши гости будут в восторге, а прибыль в заведении увеличится. Ознакомьтесь со всеми возможностями решения электронное меню.
Соблюдение технологии обслуживания
Удобная, быстрая и точная работа официанта с заказом
Важно (!) Функционал решения соответствует модулю Основная поставка и может быть расширен дополнительными модулями, которые привязываются к рабочему месту.
Мобильные рабочие места официантов с установленным на них приложением для Android и IOS « iRECA: Официант» позволяют принимать заказы и вносить их в систему «Трактиръ: Front-Office» прямо у стола гостя. Такой подход существенно сокращает время ожидания блюд и ускоряет обслуживание в заведении, поскольку заказ, оформленный таким образом, быстрее передается на приготовление, а официанты избавляются от необходимости повторного ввода заказанных позиций.
Пользуясь приложением, официанты всегда будут иметь перед глазами структурированное меню заведения, содержащее описания блюд и их фотографии, поэтому «iRECA: Официант» поможет вашим сотрудникам давать подробную информацию о составе блюд или консультировать посетителей при выборе алкоголя. Более того, официанты смогут указывать особенности приготовления тех или иных блюд, опираясь на пожелания гостя, а также всегда будут своевременно оповещать посетителей об акциях и бонусах, действующих в ресторанах, кафе, барах или любых других заведениях общественного питания. Это повысит лояльность ваших гостей и поможет привлечь новых посетителей.
Более подробную информацию о «iRECA: Официант» вы можете получить на официальной странице приложения.
В этом случае в «подвале» каждого счета печатается штриховой код, по которому с помощью сканера штрих-кода можно быстро открывать соответствующий заказ в обоих интерфейсах системы. Например, для приема оплаты по заказу на кассовой станции или для просмотра заказа администратором.
Такой вариант может быть удобен при продаже штучного товара промышленного изготовления (со штрих-кодом производителя на упаковке — сигареты, бутылочное пиво), при использовании внутренних штрих-кодов для элементов меню, а также для весового товара, промаркированного на специальных весах с печатью этикеток. В последнем случае штрих-код указывается в экземпляре меню «для официанта» напротив каждого блюда или товара.
Для ввода товара или блюда при помощи сканера штрих-кодов достаточно (при открытой на экране форме заказа) считать сканером штрих-код на упаковке товара или в распечатанном меню. Выбранный товар или блюдо будет автоматически добавлен в заказ.
В системе «Трактиръ: Front-Office» подбор блюд в заказ всегда происходит из предварительно сформированного справочника «Меню». Система позволяет корректировать меню, дополнять его и изменять характеристики блюд даже непосредственно в период обслуживания посетителей. Отдельное меню может быть сформировано для каждого места реализации (зала, бара).
Справочник «Меню» — это иерархический список. Три уровня вложенности позволяют организовать меню подходящим для вашего предприятия образом. В меню можно переносить блюда из группы в группу и создавать новые элементы меню путем копирования существующих. Меню позволяет также видеть и выбирать блюда в соответствии с установленными для их продажи днями недели. Каждый элемент справочника «Меню» содержит ряд необходимых параметров, использующихся системой при печати счета, марок и чеков, при расчете с посетителями, и в последующем — для бухгалтерского учета (наименование, цена, выход продукта, себестоимость, специфики, скидки и наценки и пр.).
При ручной настройке кнопочного меню можно объединить несколько кнопок в одну. Таким образом, в экранных меню могут одновременно применяться кнопки различных размеров: более мелкие для обычных позиций, более крупные – для часто используемых блюд и товаров.
Данная возможность актуальна для рабочих станций, которые не имеют подключенной стандартной клавиатуры.
Интерфейс программы Трактиръ эргономичен и позволит официанту комфортно работать на всех этапах заказа. Благодаря мультиязычности возможен перевод интерфейса на английский или немецкий языки.
Типовые возможности настройки интерфейса дополнятся функциями переключения режима «день/ночь» для работы в помещениях с ярким освещением или на улице и вариантом интерфейса для предприятий быстрого общественного питания или столовых, при котором на рабочем месте постоянно закреплены «горячие клавиши» с популярными элементами из меню заведения.
Управление кухней
Этот отчет входит в базовый модуль системы «Трактиръ: Front-Office» и позволяет анализировать информацию по каждому товару, о периодичности (графа «Количество раз в стоп-листе») и длительности пребывания данного товара в стоп-листе (за выбранный период, по датам или сменам).
Антиподом анализа стоп-листа является отчет «Непроданные позиции». Это достаточно редкий отчет в ресторанной аналитике, потому что, как правило рестораторы работают с отчетами о продажах блюд, который просто пропускает такие позиции. А ведь длительный нулевой спрос на позиции меню дает хороший повод задуматься о причинах нахождения такой позиции в вашем меню.
Несмотря на то, что кухня не готовит такие позиции, а значит и не списывает, а также они никогда не попадают в стоп-лист, их вред для ресторана огромен. Это прямые потери от хранения продуктов, которые закупаются под такие «мертвые» позиции меню. Под них замораживаются денежные средства и неэффективно тратятся места в кладовых, продукты после длительного хранения портятся и списываются, а повара впустую изучают и запоминают технологии приготовления таких «призраков». Такие позиции в меню – это упущенная выгода для ресторана, ведь на их месте могли быть другие, более популярные позиции.
Отчет «Непроданные позиции» позволяет получить список позиций меню, которые не продавались в рассматриваемый период времени. Этот простой отчет позволит менеджеру быстро найти позиции, которые не попали в отчеты, построенные по данным о продажах.
Также этот отчет может выявить различия в работе смен. Если блюда стабильно «зависают» в одной смене и нормально продаются в другой, то это повод задуматься о качестве работы официантов, которые могут просто забывать рекомендовать такие позиции гостям.
Учет кассовых операций
В соответствии с требованиями 54-ФЗ все кассовые аппараты, используемые при расчетах на территории РФ, не позднее 1 июля 2017 года должны быть подключены к сети Интернет и в режиме реального времени передавать информацию о продажах операторам фискальных данных (ОФД), которые в свою очередь будут пересылать эти данные в ФНС. При этом с 1 февраля 2017 года все регистрационные действия со старыми моделями кассовой техники будут запрещены и на учет будет возможно поставить только новые модели кассовых аппаратов, работающие в режиме онлайн.
В «Трактиръ: Front-Office» и «Трактиръ: Nano» реализована возможность параллельной работы с фискальными регистраторами в новом и старом режиме. Такой подход позволяет заведению постепенно перейти на использование новых моделей кассовой техники, в том числе при ведении в нем расчетов от лица нескольких организаций.
Одной из особенностей работы с ФР по новой схеме является обязательная регистрация в чеке каждой в отдельности товарной позиции заказа с указанием ее наименования, количества, цены и суммы с учетом всех скидок и наценок, а также применяемой ставки НДС. Эти данные кассовый аппарат передает ОФД. При этом в бумажном чеке могут быть напечатаны только те позиции, которые были оплачены регистрируемым в ФР вариантом оплаты. Полная информация по заказу при использовании нерегистрируемых вариантов оплаты может быть предоставлена гостю в дополнительно распечатанном счете.
С учетом того, что в составе чека в ОФД отправляются ставки и суммы налога на добавленную стоимость, перед переходом на работу с ФР по новой схеме следует проверить корректность заполнения налоговых ставок в Трактиръ, а также настроить их соответствие ставкам НДС в фискальном регистраторе.
Еще одной особенностью новой схемы работы с ФР является необходимость получения абонентского номера либо адреса электронной почты клиента (гостя) в случае передачи ему кассового чека в электронной форме. В Трактиръ при идентификации клиента в заказе чек может быть отправлен на телефон или e-mail из контактных данных этого клиента. Для обезличенных заказов абонентский номер или e-mail могут быть введены кассиром непосредственно перед регистрацией оплаты заказа.
С вводом нового закона по применению кассовой техники изменилась процедура исправления ошибок и выявленных несоответствий в расчетах. Например, кассир вследствие отключения электричества не пробил чек по кассе. В этом случае используется специальный чек коррекции, который позволяет устранить несоответствия. Также этот документ нужен для исправления ошибок по предписанию налоговой службы. «Трактиръ: Front-Office» позволяет откорректировать сумму с указанием ставки НДС и системы налогообложения.
Важно (!) Функционал решения соответствует модулю Основная поставка и может быть расширен дополнительными модулями, которые привязываются к рабочему месту.
Мобильные рабочие места официантов с установленным на них приложением для Android и IOS « iRECA: Официант» позволяют принимать заказы и вносить их в систему «Трактиръ: Front-Office» прямо у стола гостя. Такой подход существенно сокращает время ожидания блюд и ускоряет обслуживание в заведении, поскольку заказ, оформленный таким образом, быстрее передается на приготовление, а официанты избавляются от необходимости повторного ввода заказанных позиций.
Пользуясь приложением, официанты всегда будут иметь перед глазами структурированное меню заведения, содержащее описания блюд и их фотографии, поэтому «iRECA: Официант» поможет вашим сотрудникам давать подробную информацию о составе блюд или консультировать посетителей при выборе алкоголя. Более того, официанты смогут указывать особенности приготовления тех или иных блюд, опираясь на пожелания гостя, а также всегда будут своевременно оповещать посетителей об акциях и бонусах, действующих в ресторанах, кафе, барах или любых других заведениях общественного питания. Это повысит лояльность ваших гостей и поможет привлечь новых посетителей.
Более подробную информацию о «iRECA: Официант» вы можете получить на официальной странице приложения.
В качестве интересного инструмента по привлечению в заведение активных современных посетителей появилась возможность размещать на гостевых счетах двухмерные QR–коды.
Большая часть современных телефонов-коммуникаторов оснащены программами для распознавания штрих-кодов. Считывая такой код, гость может быстро и удобно получить от заведения полезную информацию, не вводя ее вручную.
Как это можно использовать в ресторане, кафе или клубе? Вариантов много!
В QR-коде, например, может содержаться ссылка на сайт заведения. Там клиент может узнать что-нибудь интересное о ресторане, оставить свой отзыв о посещении или с помощью онлайн-сервиса забронировать место для своего следующего визита.
В QR-коде может содержаться контактная информация. Считав такой код, программа-распознаватель предложит сохранить полученные данные в адресной книжке смартфона. Гость сможет удобно записать контактный телефон, адрес этого или другого заведения сети.
Другое полезное применение — приглашение гостя на какое-либо мероприятие. Считав QR-код, гость сможет сразу занести это приглашение в свой календарь, установить напоминание. Вероятность того, что такое приглашение не потеряется и не забудется, существенно возрастает. Большинство программ распознавания штрих-кодов определяют время, записанное в QR-коде, как относящееся к поясу GMT. При создании QR-кода с типом «Событие» пользователь теперь может вводить местное время своего часового пояса, которое будет автоматически пересчитано в GMT для записи в QR-код.
И еще как пример — для посетителей кафе в счете с помощью QR-кода можно удобно сообщить параметры подключения к WiFi сети.
Добавить QR-код в гостевой счет можно в настройках рабочего места. Для разных форматов кодов реализован удобный шаблон ввода.
Количество гостей в заведениях общепита может сильно варьироваться в зависимости от дня недели, времени суток и других факторов, однако в каждом ресторане можно выделить часы пиковой загрузки. Чтобы оптимально выстроить работу заведения во время большого наплыва посетителей у управляющего всегда должна быть под рукой информация о месячном распределении потока гостей по дням недели и времени суток, количестве забронированных столов, запланированных мероприятиях и других факторах.
Решить эти проблемы на основе математических и экономических показателей поможет облачный программный продукт «Трактиръ: Аналитика», позволяющий анализировать большие объемы информации и выделять ключевые показатели эффективности (KPI) в работе любого ресторана.
На основе полученных данных вы сможете эффективно распределять смены персонала в соответствии с ТК, чтобы в случае необходимости «усиливать» бригады зала и кухни, а также правильно подходить к планированию закупок и подготовке к банкетам. Информация будет предоставлена руководителю за любой период времени, на основании чего он сможет принимать управленческие решения.
30 видов отчетов в любом разрезе и за любой период времени позволят выбрать данные для анализа с детализацией по ресторанам, официантам, группам, категориям товаров или группам печати.
Работа с системой полностью бесплатна. После регистрации вы получите параметры доступа и сможете приступить к анализу.
Этот отчет входит в базовый модуль системы «Трактиръ: Front-Office» и позволяет анализировать информацию по каждому товару, о периодичности (графа «Количество раз в стоп-листе») и длительности пребывания данного товара в стоп-листе (за выбранный период, по датам или сменам).
Метод «Menu engineering» позволяет быстро и точно анализировать данные о продажах и получать общую картину по всему меню, а также давать рекомендации для каждой отдельной позиции. Все это позволяет увеличивать маржинальную прибыль заведения в последующих периодах.
Его авторами считаются американские специалисты в области ресторанного консалтинга Mайкл Касавана и Дональд Смит. В основе данного метода лежит модель Бостонской матрицы (Матрица БКГ), которую Касавана и Смит расширили и адаптировали для ресторанного бизнеса. С тех пор «Menu engineering» является основным инструментом для анализа экономической эффективности и сбалансированности меню различных заведений.
Анализ структуры меню определяет вклад каждой позиции меню, вносимый в прибыль заведения в зависимости от ее маржинальной прибыли и популярности. Маржинальная прибыль — это сумма денег, которая позволяет оплачивать затраты на заработную плату и операционные издержки, а также получать операционную прибыль.
Определяя популярность и валовую прибыль каждой позиции меню и сравнивая их со средними значениями для всей структуры меню, все позиции распределяют по четырем группам:
Звезды – позиции с высокой популярностью и высоким уровнем прибыльности.
Рабочие лошадки – позиции с высокой популярностью, но низким уровнем прибыльности.
Загадки – позиции с низкой популярностью, но высоким уровнем прибыльности.
Собаки – позиции с низкой популярностью и низким уровнем прибыльности.
Отчет реализован таким образом, чтобы результаты анализа были представлены наглядно и были удобны для принятия решений. Графическое представление позволяет выделить позиции, которые требуют внимания в первую очередь.
При открытии смены заполнение списка сотрудников может осуществляться как индивидуально из справочника сотрудников, так и группами — из справочника бригад, элементы которого — произвольные наборы сотрудников, работающих вместе.
В этом случае в «подвале» каждого счета печатается штриховой код, по которому с помощью сканера штрих-кода можно быстро открывать соответствующий заказ в обоих интерфейсах системы. Например, для приема оплаты по заказу на кассовой станции или для просмотра заказа администратором.
Такой вариант может быть удобен при продаже штучного товара промышленного изготовления (со штрих-кодом производителя на упаковке — сигареты, бутылочное пиво), при использовании внутренних штрих-кодов для элементов меню, а также для весового товара, промаркированного на специальных весах с печатью этикеток. В последнем случае штрих-код указывается в экземпляре меню «для официанта» напротив каждого блюда или товара.
Для ввода товара или блюда при помощи сканера штрих-кодов достаточно (при открытой на экране форме заказа) считать сканером штрих-код на упаковке товара или в распечатанном меню. Выбранный товар или блюдо будет автоматически добавлен в заказ.
В системе «Трактиръ: Front-Office» подбор блюд в заказ всегда происходит из предварительно сформированного справочника «Меню». Система позволяет корректировать меню, дополнять его и изменять характеристики блюд даже непосредственно в период обслуживания посетителей. Отдельное меню может быть сформировано для каждого места реализации (зала, бара).
Справочник «Меню» — это иерархический список. Три уровня вложенности позволяют организовать меню подходящим для вашего предприятия образом. В меню можно переносить блюда из группы в группу и создавать новые элементы меню путем копирования существующих. Меню позволяет также видеть и выбирать блюда в соответствии с установленными для их продажи днями недели. Каждый элемент справочника «Меню» содержит ряд необходимых параметров, использующихся системой при печати счета, марок и чеков, при расчете с посетителями, и в последующем — для бухгалтерского учета (наименование, цена, выход продукта, себестоимость, специфики, скидки и наценки и пр.).
При ручной настройке кнопочного меню можно объединить несколько кнопок в одну. Таким образом, в экранных меню могут одновременно применяться кнопки различных размеров: более мелкие для обычных позиций, более крупные – для часто используемых блюд и товаров.
- С помощью торговых весов, подключенных к кассовому месту. Вес автоматически передается в поле «Количество» при добавлении в заказ весового товара.
- Товар промаркирован специальным весовым штрих-кодом. Весовой товар может быть промаркирован как поставщиком продукции, так и непосредственно на предприятии с помощью весов с печатью этикеток. Товары в весы можно загрузить из программного продукта Трактиръ: Head-Office.
В системе «Трактиръ: Front-Office» рабочим днем считается кассовая смена, начало и конец которой определяются менеджером смены как промежуток между командами «открытие кассовой смены» и «закрытие кассовой смены». Начало и конец смены могут относиться к разным суткам. Процедура открытия смены производится менеджером на каждой рабочей станции после загрузки системы в начале рабочего дня.
Основное назначение данной регламентной процедуры:
- указание суммы, вносимой в кассу для размена,
- выбор сотрудников, которые могут работать на каждой станции в течение смены. Система не позволит зарегистрироваться с кодом сотрудника, не включенного в список при открытии смены.
В конце рабочего дня, после того, как рассчитался последний посетитель и «снята касса», менеджером смены осуществляется процедура закрытия кассового дня по всем ККМ ресторана. В дальнейшем, по сменам может производиться группировка и поиск заказов и других операций, произведенных в течение смены.
Внесение дозаказов возможно до тех пор, пока на заказ не распечатан предварительный счет.
В качестве карт доступа клубной системы в программе «Трактиръ: Front-Office» используются: магнитные карты, карты со штриховым кодом, проксимити-карты. Такие карты являются именными и выдаются клиентам.
Для каждого клиента возможно использовать карту доступа в качестве платежной карты, что позволит ему оплачивать свои заказы безналичным образом (тип оплаты «Безнал»).
На одной персональной карте доступа возможно совмещение функций кредитной, дебитной и дисконтной карты (при наличии модуля Маркетинг).
Возможность печати марок одновременно на нескольких принтерах. Это может быть полезно, если разные места производства в заведении технологически связаны друг с другом в приготовлении заказов. Например, при заказе сложного блюда основная часть готовится в одном цехе, а гарнир к нему — в другом. Чтобы согласованно приготовить и сервировать такой заказ связанные места производства должны одновременно узнать о его поступлении.
Марки, которые печатаются на дублирующих принтерах, помечаются заголовком «Копия» и служат для информирования о поступлении заказа в основное место производства.
Разные категории пользователей (официанты, бармены, кассиры, менеджеры и др., в зависимости от принятой в ресторане практики) имеют разные права доступа к функциям системы «Трактиръ: Front-Office». Права для каждой категории сотрудников определяются в настройках прав и назначаются администратором системы.
Настройка прав может предусматривать следующие варианты доступа к заказам:
- пользователю доступны для редактирования только созданные им заказы или переданные ему заказы других официантов (по окончании смены, вследствие загруженности и пр.);
- пользователь является бригадиром и имеет право на выполнение определенных операций, как в своих заказах, так и в заказах членов его бригады;
- пользователь является менеджером, ему доступно выполнение функций по работе с заказами в заказах всех пользователей системы.
К менеджеру обращаются работники ресторана в тех ситуациях, когда настройки прав не позволяют им выполнить необходимую операцию на рабочей станции.
В сетевых заведениях каждый пользователь имеет свой набор прав для каждого заведения сети. Например, в одном заведении сотрудник может выполнять роль кассира, а в другом — официанта. Это позволяет гибко управлять количеством сотрудников в заведениях, особенно в дни пиковой загрузки или во время отпусков.
В «iRECA: Мобильный официант» необходимые права доступа загружаются из «Трактиръ: Front-Office» и применяются при авторизации официанта на мобильном устройстве.
Антиподом анализа стоп-листа является отчет «Непроданные позиции». Это достаточно редкий отчет в ресторанной аналитике, потому что, как правило рестораторы работают с отчетами о продажах блюд, который просто пропускает такие позиции. А ведь длительный нулевой спрос на позиции меню дает хороший повод задуматься о причинах нахождения такой позиции в вашем меню.
Несмотря на то, что кухня не готовит такие позиции, а значит и не списывает, а также они никогда не попадают в стоп-лист, их вред для ресторана огромен. Это прямые потери от хранения продуктов, которые закупаются под такие «мертвые» позиции меню. Под них замораживаются денежные средства и неэффективно тратятся места в кладовых, продукты после длительного хранения портятся и списываются, а повара впустую изучают и запоминают технологии приготовления таких «призраков». Такие позиции в меню – это упущенная выгода для ресторана, ведь на их месте могли быть другие, более популярные позиции.
Отчет «Непроданные позиции» позволяет получить список позиций меню, которые не продавались в рассматриваемый период времени. Этот простой отчет позволит менеджеру быстро найти позиции, которые не попали в отчеты, построенные по данным о продажах.
Также этот отчет может выявить различия в работе смен. Если блюда стабильно «зависают» в одной смене и нормально продаются в другой, то это повод задуматься о качестве работы официантов, которые могут просто забывать рекомендовать такие позиции гостям.
Программные продукты класса Front-Office (Трактиръ, Frontol, RKeeper) автоматически формируют отчеты кассовой смены (отчеты ФО). Отчеты ФО могут быть загружены в системы «Трактиръ: Management», а также в «Трактиръ: Back-Office». При проведении этих документов можно автоматически сформировать документы «Выпуск продукции», «Перемещение товаров», а также «Документ реализации» (название документа реализации зависит от версии программного продукта). Необходимые движения продуктов и блюд нужно заранее указать на закладке «Товародвижение» в карточке номенклатуры.
Также имеется возможность предварительной загрузки различных справочников из используемой товароучетной программы.В системе можно работать в одном из двух интерфейсов. Для рабочих станций, на которых происходит работа официантов и кассиров, предназначен специально созданный интерфейс «Рабочее место», обеспечивающий доступ пользователей только к тем функциям, которые связаны с обслуживанием заказов. Для рабочего места менеджера (администратора) предусмотрен интерфейс «Администратор», представляющий собой традиционный интерфейс системы 1С, и обеспечивающий полный доступ ко всем справочникам системы, отчетам и режимам настройки.
Доступ к документам (заказам, отменам и удалениям) в интерфейсе «Администратора» возможен только в режиме просмотра. При этом по заказам менеджеру доступна вся служебная информация (дата и время открытия заказа; номер заказа; статус (открыт или закрыт, удален), количество гостей; официант; номер посадочного места, кассир, варианты и суммы оплаты, и т.д. Для удобства просмотра документов в журнале менеджер может устанавливать различные параметры отбора.
В системе «Трактиръ: Front-Office» осуществлена поддержка
Драйвер «АТОЛ: Драйвер платёжных систем» в комплект поставки системы Трактиръ не входит и приобретается отдельно.
Обращаем ваше внимание, что данная возможность подразумевает автономную работу банковского терминала без подключения к системе. Данные о сумме оплаты вводятся вручную.
При удалении блюда или заказа в целом указывается причина отказа, что позволяет в дальнейшем анализировать статистику отказов (например, по причинам отказов, официантам или сменам). После удаления заказанных блюд распечатываются марки на отмену, чтобы кухня своевременно информировалась об отменяемых блюдах.
При считывании карты доступа клиента на рабочем месте (в главной форме и журнале заказов) осуществляется поиск неоплаченного заказа данного клиента. Найденный заказ открывается для редактирования. Если найдено несколько таких заказов, то будет предложено выбрать нужный заказ из списка. Если ни одного заказа не найдено — будет создан новый пустой заказ, оформленный на этого клиента. Данная возможность доступна при наличии подключенного к рабочему месту считывающего устройства (сканера штрих-кода, считывателя магнитных карт и т.п.).
В системе «Трактиръ: Front-Office» заложен механизм автоматической печати заказов в соответствующих подразделениях производства (например, горячий цех, холодный цех, бар, и т.п.). Для реализации этой возможности в соответствующих подразделениях должны быть установлены принтеры.
Передача данных на принтеры осуществляется одновременно с сохранением заказа. Система сохраняет заказ в базе данных и рассылает его на принтеры производства. Напечатанный заказ называется маркой.
В марке указывается наименование и количество блюд, порядок их приготовления (курс) и специфика приготовления. Также в марке печатается номер заказа, время открытия заказа, фамилия официанта, оформившего заказ и номер посадочного места. Это позволяет избежать путаницы при большом объеме заказов и осуществлять дополнительный контроль.
Блюда готовятся в соответствие с поступившими марками. Для контроля отпуска блюд и товаров марка должна являться отчетным документом для работников подразделений производства и отпуска — отпуск товаров и продукции осуществляется только на основании распечатанных марок.
Также добавлена настройка, позволяющая использовать двойной шрифт при печати места реализации, наименований позиций и посадочного места в марках. Крупный шрифт помогает сделать работу поваров с марками более удобной.
В настройках рабочего места, откуда должны печататься сводные марки, следует установить флаг «Печатать сводную марку» и выбрать принтер из списка подключенных к системе.
При считывании карты доступа или ручном вводе кода доступа клиента на экран будет выведен диалог с информацией о клиенте с возможностью подтвердить или отклонить идентификацию данного клиента. В состав выводимой информации включены реквизиты клиента: наименование, фотография, пол, дата рождения, принадлежность категориям и комментарий. В последнем могут содержаться произвольные сведения о клиенте: его предпочтения, особенности, указания по его обслуживанию и другая полезная информация. Используя полученные данные (в частности, фотографию) сотрудник может принять решение и подтвердить или отклонить идентификацию данного клиента.
Почековая аналитическая информация позволяет получить сведения о том, в какие дни недели и часы, какие товары пользуются наибольшим спросом у покупателей, какие товары покупают люди, совершающие покупки на большие суммы, какие позиции продаются вместе с дорогими, какое количество сотрудников необходимо в различные часы работы заведения, каково среднее время обслуживания покупателя, какое количество чеков в день оформляет тот или иной сотрудник, какова статистика отмен/возвратов/аннулирования чеков по кассирам и т.п.
Вся эта информация дает хорошую основу для маркетингового анализа работы предприятия и может характеризовать не только аудиторию заведения, но и его формат и характеристики места и ценовой категории. Часто случается, что данные почековой аналитики показывают расхождения реального формата заведения от того планового, который разрабатывали его владельцы при открытии ресторана.
Такие расхождения в позиционировании не позволят ресторану выйти на плановые экономические показатели и могут служить поводом для переформатирования и ребрендинга заведения.
В системе «Трактиръ: Front-Office» часть функций системы в режиме рабочего места вынесены в специальное меню, доступ к которому зависит от настройки прав доступа каждого сотрудника. Менеджеру смены можно задать такой набор прав, чтобы он имел полные права в интерфейсе «Рабочее место». Менеджер смены выполняет особые функции и регламентные процедуры (включение и выключение рабочих станций, открытие и закрытие кассовой смены, и др.).
В течение дня дежурный менеджер:
- следит за правильностью оформления заказов,
- выполняет особые операции с заказами, запрещенные другим сотрудникам текущей настройкой прав (например, возврат денег посетителю, отказ от блюда, закрытие заказа на неплательщика и др.).
Также в его функции могут входить печать отчетов за день и внесение корректировок в справочники системы: например, добавление новых блюд в меню, изменение цен, пополнение справочника специфик. Распределение обязанностей между сотрудниками определяется в системе настройкой прав и должно соответствовать принятому в ресторане порядку. Например, функции менеджера смены могут быть разделены между старшим официантом и менеджером ресторана, часть функций менеджера ресторана может взять на себя администратор системы (по настройке прав, подготовке данных для передачи в товароучетную программу, корректировке данных справочников).
После этого он принимает заказ от посетителя и вносит в него данные о заказанных блюдах. При расчете с посетителем на принтерах кухни будут распечатаны заказы на приготовление блюд (марки). Когда заказ готов — официант зрительно находит нужный номер фишки и подает заказ посетителю.
В соответствии с требованиями 54-ФЗ все кассовые аппараты, используемые при расчетах на территории РФ, не позднее 1 июля 2017 года должны быть подключены к сети Интернет и в режиме реального времени передавать информацию о продажах операторам фискальных данных (ОФД), которые в свою очередь будут пересылать эти данные в ФНС. При этом с 1 февраля 2017 года все регистрационные действия со старыми моделями кассовой техники будут запрещены и на учет будет возможно поставить только новые модели кассовых аппаратов, работающие в режиме онлайн.
В «Трактиръ: Front-Office» и «Трактиръ: Nano» реализована возможность параллельной работы с фискальными регистраторами в новом и старом режиме. Такой подход позволяет заведению постепенно перейти на использование новых моделей кассовой техники, в том числе при ведении в нем расчетов от лица нескольких организаций.
Одной из особенностей работы с ФР по новой схеме является обязательная регистрация в чеке каждой в отдельности товарной позиции заказа с указанием ее наименования, количества, цены и суммы с учетом всех скидок и наценок, а также применяемой ставки НДС. Эти данные кассовый аппарат передает ОФД. При этом в бумажном чеке могут быть напечатаны только те позиции, которые были оплачены регистрируемым в ФР вариантом оплаты. Полная информация по заказу при использовании нерегистрируемых вариантов оплаты может быть предоставлена гостю в дополнительно распечатанном счете.
С учетом того, что в составе чека в ОФД отправляются ставки и суммы налога на добавленную стоимость, перед переходом на работу с ФР по новой схеме следует проверить корректность заполнения налоговых ставок в Трактиръ, а также настроить их соответствие ставкам НДС в фискальном регистраторе.
Еще одной особенностью новой схемы работы с ФР является необходимость получения абонентского номера либо адреса электронной почты клиента (гостя) в случае передачи ему кассового чека в электронной форме. В Трактиръ при идентификации клиента в заказе чек может быть отправлен на телефон или e-mail из контактных данных этого клиента. Для обезличенных заказов абонентский номер или e-mail могут быть введены кассиром непосредственно перед регистрацией оплаты заказа.
С вводом нового закона по применению кассовой техники изменилась процедура исправления ошибок и выявленных несоответствий в расчетах. Например, кассир вследствие отключения электричества не пробил чек по кассе. В этом случае используется специальный чек коррекции, который позволяет устранить несоответствия. Также этот документ нужен для исправления ошибок по предписанию налоговой службы. «Трактиръ: Front-Office» позволяет откорректировать сумму с указанием ставки НДС и системы налогообложения.
Данная возможность актуальна для рабочих станций, которые не имеют подключенной стандартной клавиатуры.
Интерфейс программы Трактиръ эргономичен и позволит официанту комфортно работать на всех этапах заказа. Благодаря мультиязычности возможен перевод интерфейса на английский или немецкий языки.
Типовые возможности настройки интерфейса дополнятся функциями переключения режима «день/ночь» для работы в помещениях с ярким освещением или на улице и вариантом интерфейса для предприятий быстрого общественного питания или столовых, при котором на рабочем месте постоянно закреплены «горячие клавиши» с популярными элементами из меню заведения.
В системе «Трактиръ: Front-Office» предусмотрена печать предварительных счетов, которые используются в ресторанах с классической формой обслуживания, в отличие от ресторанов быстрого обслуживания. Предварительный счет предъявляется посетителю официантом для того, чтобы он мог с ним ознакомиться и определить, как он будет оплачивать счет. После ознакомления с предварительным счетом посетитель выбирает удобный ему вариант оплаты заказа и оплачивает его. При окончательном расчете официант предъявляет посетителю окончательный счет вместе с кассовым чеком.
Окончательный счет содержит следующую информацию:
- порядковый номер счета,
- дата и время открытия заказа,
- дата и время закрытия заказа,
- фамилия официанта, оформившего заказ,
- фамилия кассира, оформившего кассовый чек,
- полная информация о заказе (наименования блюд, количество, сумма),
- общая сумма по счету сумма скидки/наценки,
- данные об оплате.
Окончательный счет может быть напечатан только один раз (в момент закрытия заказа и печати кассового чека).
В основной поставке «Трактиръ: Front-Office» предусмотрена возможность оформления и ручных скидок/наценок, которые начисляются на всю сумму заказа. Такая ручная скидка/наценка может быть применена официантом, барменом или менеджером в соответствии с установленными им правами на использование ручных скидок.
Для скидки/наценки могут быть настроены необходимые ограничения ее использования: день недели, диапазон дат, времени, суммы заказа и количества товара. Для ручных скидок также можно определить категории сотрудников, которые могут использовать данную скидку.
Важно (!) Функционал решения соответствует модулю Основная поставка и может быть расширен дополнительными модулями, которые привязываются к рабочему месту.
iRECA: Меню — мобильное приложение для планшетов на базе Android, предназначенное для самостоятельной работы с заказами без участия официантов. Приложение полностью заменяет собой бумажное меню и содержит карточки блюд с подробными описаниями, рецептурами, ингредиентами и фотографиями. Получив в пользование планшет на базе Android с установленным приложением iRECA: Меню, гости смогут самостоятельно знакомиться с составом блюд и оформлять заказы, за счет чего ускорится обслуживание в заведениях общественного питания. Официантам останется лишь подать готовые блюда и порадовать посетителей высоким качеством сервиса.
Пользуясь приложением, гости всегда будут иметь актуальные сведения о текущей сумме счета и количестве заказанных позиций. Вызов официанта и закрытие счета будут происходить в два касания.
С iRECA: Меню гости не будут томиться в ожидании официанта и смогут самостоятельно смогут оформлять заказы, что поможет ускорить обслуживание и увеличить количество дозаказов. Кроме того, в процессе ожидания посетители смогут почитать новости или поиграть в игры, установленные на планшете.
Мы предлагаем вам идти в ногу со временем и отказаться от бумажных меню. Ваши гости будут в восторге, а прибыль в заведении увеличится. Ознакомьтесь со всеми возможностями решения электронное меню.