Новые форматы фискальных документов и on-line кассы серьезно поменяли порядок отражения некоторых операций по приему платежей в сфере общественного питания. Часть из этих изменений мы уже обсуждали ранее, часть рассмотрим в этой статье.
Приказ ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию» определил состав и типы кассовых чеков, которые станут обязательными при переходе на новый формат фискальных документов (ФФД), версии 1.1. Часть этих реквизитов уже используется в промежуточном ФФД версии 1.05.
Необходимость одновременной поддержки разных форматов работы с фискальными документами обусловлена ожиданием выхода новой версии Фискального Накопителя (ФН 1.1), которого, правда, пока еще нет в реестре. Для работы с ним производители ККТ заранее готовят новые версии прошивок кассовых аппаратов и новые версии драйверов, а разработчики кассового программного обеспечения в свою очередь готовят обновления, поддерживающие новые протоколы и документы.
Переход между форматами фискальных документов предполагается в плановом режиме – при окончании срока действия ФН 1.0 и при наличии на рынке ФН 1.1. пользователь ККТ обновляет прошивку на свой кассе, устанавливает в нее ФН новой версии и начинает обмен данными уже по формату фискальных документов версии 1.1. При этом поддержка старого формата версии 1.0 планируется до 01.01.2019. Это позволит всем предприятиям в спокойном режиме подготовиться к такому переходу.
На первом этапе реформы после перехода со старых касс с ЭКЛЗ на новые с фискальными накопителями, пользователи столкнулись со следующими изменениями:
1. Необходимость потоварной регистрации каждого чека и полный запрет на суммовые операции с чеком. Стало невозможным зарегистрировать на кассе просто 100 рублей, теперь необходимо указывать, за какой товар приняты от покупателя эти 100 рублей.
2. Стали невозможными манипуляции с суммой чека, например, нельзя дать скидку на сумму чека, необходимо «размазывать» ее по каждой позиции, входящей в чек.
3. Вместо старых видов кассовых чеков появились новые. Это чеки с видом «Приход», «Расход», «Возврат прихода» и «Возврат расхода». Также появился новый «Чек коррекции», который необходим для исправления ряда ошибок, выявленных в кассовых операциях.
4. Появилась необходимость отправлять электронную копию чека на электронную почту или телефон покупателя по его требованию. В этом случае бумажный чек теперь можно не печатать.
Все эти правила и нововведения вошли в формат фискальных документов (ФФД) версии 1.0.
Новые реквизиты чеков по ФФД 1.1
Версия ФФД 1.1 к этому добавляет еще несколько новых реквизитов. При этом часть из них будет передаваться кассовым аппаратом автоматически, а часть будет необходимо передавать из кассовой программы. К таким относятся:
1. Признак предмета расчета.
Предназначен для идентификации товара, работы, услуги, платежа, выплаты, иного предмета расчета. Реквизит «наименование предмета расчета» может содержать множество вариантов данных, но для сферы общественного питания применимы только несколько из них:
- Товар;
- Подакцизный товар;
- Работа;
- Услуга;
- Платеж.
Данный реквизит зависит от той позиции, регистрация которой происходит в данный момент, поэтому именно к ней он и должен быть привязан в учетной системе. В «Трактиръ» его можно определить в справочнике «Категории товаров»:
Также данный признак можно определить в константах в общих настройках:
Этот вариант подойдет в том случае, если в заведении используется только один вариант «признаков предметов расчета» и он будет использован при регистрации, если значение в справочнике «Категории товаров» для него не определено.
2. ИНН и должность кассира
Содержит ИНН (при наличии) и должность лица, уполномоченного пользователем для формирования фискального документа (ФД). В случае, если у кассира отсутствует ИНН, реквизит «ИНН кассира» в ФД не включается. При наличии у кассира ИНН данный реквизит обязателен к заполнению в чеках.
В некоторых моделях фискальных регистраторов эти данные можно указать в настройках кассового аппарата, но это не всегда удобно, т.к. обычно на кассе работает несколько сотрудников в зависимости от смены. В «Трактиръ» для работы с данным реквизитом в параметрах работы с ККТ необходимо выбрать вариант, показывающий откуда брать данные кассира. И если установлен вариант «…брать из программы», то должность и ИНН будут подставляться из справочника «Сотрудники» автоматически.
Кроме того, ИНН кассира будет необходимо прямо указать в справочнике «Сотрудники»:
3. Признак способа расчета (ФФД 1.05 и 1.1)
Данный реквизит призван определить текущую операцию, проводимую на ККТ, и для сферы общественного питания может принимать следующие значения:
- Аванс;
- Полный расчет (в т.ч. с зачетом аванса);
- В кредит;
- Оплата кредита.
В системе «Трактиръ» признак способа расчета определяется автоматически по тому виду операции, который в данный момент выполняется на кассе.
Давайте рассмотрим каким образом это работает на примере операции приема предоплаты за банкет и окончательного расчета за него.
На первом этапе мы принимаем от клиента аванс за банкет при его бронировании:
- Признак способа расчета - «Аванс»;
- Признак предмета расчета - «Платеж»;
- Наименование предмета расчета - «Сумма начислено».
- Фиксируем в сумме по чеку «Зачет аванса»;
- Признак способа расчета – «Полный расчет».
- Наличными [1031];
- Электронными [1081];
- Зачетом аванса [1215];
- В кредит [1216];
При окончательном расчете клиент получит от нас счет, в котором кроме позиций заказа будет указана сумма принятого аванса и остаток, который будет необходимо оплатить. Факт окончательной оплаты будет зафиксирован документом «Чек» с реквизитами:
Остаток оплачиваем любым вариантом:
Использование внутренних счетчиков ККТ
Еще одним важным изменением, которое необходимо учитывать при настройке ККТ для нового режима работы, это требование использовать внутренние счетчики кассы для накопления промежуточных итогов по видам оплат:
В системе «Трактиръ» эти счетчики можно выбрать как в ручном режиме, так и автоматически – система сама определит нужный счетчик для каждого вида оплаты по следующему принципу:
Выбор счетчика «Зачет аванса» или «Кредит» при оплате определятся автоматически в зависимости от состояния текущего баланса клиента – если баланс положительный, то происходит «Зачет аванса», если баланс нулевой или отрицательный, то оплата проходит по виду «кредит».
Выбор счетчиков в ручном режиме осуществляется в настройке справочника «Варианты оплаты»:
В работе любого заведения общественного питания может возникнуть необходимость использовать нерегистрируемые варианты оплаты – бонусами, подарками на представительские расходы и т.п. В этом случае деньги не участвуют во взаиморасчетах с клиентом, и такие оплаты не должны попадать в фискальный чек. Однако для внутреннего учета их необходимо отражать на счетах, предоставляемых клиенту и во внутренних управленческих отчетах.
Система «Трактиръ» автоматически выделяет такие оплаты и корректно формирует предварительные счета клиентам и фискальные документы:
Новые форматы фискальных документов требуют от ресторанов выполнять требования законодательства и своевременно отражать нужные реквизиты при осуществлении взаиморасчетов с клиентами. Несоблюдение этих требований может привести предприятие к административной ответственности и поставить под угрозу непрерывность ведения бизнеса.
Срок выхода ФН версии 1.1 пока не определен. Этой модели еще нет в реестре, а это означает, что от момента его появления в продаже нас могут отделять многие месяцы. За это время утвержденные на сегодня форматы фискальных документов еще могут измениться. Но вероятность этого не такая высокая, потому что и производители ККТ и производители ПО именно под текущую требования ФФД 1.1 готовят все доработки оборудования и кассового программного обеспечения. Уже сейчас известно, что поддержка действующего на сегодня ФФД 1.0 будет осуществляться до 01.01.19, что дает всем участникам рынка достаточно времени, чтобы подготовиться к переходу.
Разработчики линейки программ «Трактиръ» оперативно отслеживают все изменения законодательства и реализуют их в максимально удобном для пользователя виде, чтобы они могли в наиболее комфортном для себя варианте перейти на работу по новым ФФД 1.05 и 1.1.