Автоматизация гостиницы и ресторана ОНИКС на базе ПП Трактиръ и 1С
Организация «Верхневолжское инвестиционное Агентство» занимается гостиничным бизнесом и имеет отель «Оникс» на 18 номеров в историческом центре города Торжок. На территории отеля также располагается одноименный ресторан.
Сотрудники ресторана работали в программе R_keeper, которая долгое время не обновлялась и никем не обслуживалась, что приводило к сложности ведения учета. Сотрудники отеля при этом работали с программой Shelter.
В связи с этим у компании возникало несколько проблем:
- Программные продукты отеля и ресторана не синхронизировались с существующей программой 1С:Бухгалтерия, что не позволяло видеть целостную картину в отношении управленческого учета по компании.
- Функционал 1С:Бухгалтерии не позволял вести учет заработной платы в разрезе требуемых аналитик.
- В ресторане не было возможности автоматического формирования декларации по алкоголю. Приходилось заполнять всё вручную.
- Обмен информацией о готовности блюда между поваром и официантами занимал много времени, так как кухня ресторана и зал для гостей находятся на разных этажах.
- Возникали трудности при ведении управленческого учета в ресторане.
Для решения существующих проблем руководство ресторанно-гостиничного комплекса «Оникс» обратилась в компанию «БОЦМАН». Решение о сотрудничестве с нами было обусловлено хорошей репутацией на рынке услуг по автоматизации бизнеса, выдающимся опытом работ и наличием сертифицированных специалистов.
Выбранное решение
После первичной консультации и анализа бизнес-процессов компании, специалистами «БОЦМАН» было предложено решение по автоматизации, включающее в себя следующие продукты:
- 1С:Отель
- 1С:Бухгалтерия ПРОФ
- 1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ
- Трактиръ: Front-Office
- Трактиръ: Management
- iRECA: Кухня
- iRECA: Официант
Выбор таких программ был обусловлен возможностью их интеграции без внесения существенных изменений в конфигурацию программ. Единым центром синхронизации выступала 1С:Бухгалтерия.
Кроме программного обеспечения, было установлено, настроено и введено в эксплуатацию торговое оборудование:
- Онлайн-кассы. Атол 30Ф в отеле и Атол FPrint-22ПТК в ресторане.
- Сканеры штрихкодов. SB 2108 Plus в отеле и Mindeo MD6600 SR ресторане.
- Pos-терминал Posiflex PS-3615Q.
Детали и результаты внедрения
После проведения всех необходимых работ, были достигнуты следующие результаты:
- Перенесены необходимые данные из предыдущих систем в полуавтоматическом режиме. Это позволило сократить трудозатраты на перенос данных вручную.
- Появилась возможность вести единый управленческий учет в одной программе, так как была настроена синхронизация между продуктами. Это привело к огромной экономии времени и минимизировало количество ошибок.
- Настроена бонусная и скидочная система в отеле и ресторане.
- Стал возможен более функциональный учет заработной платы.
- Автоматизировано рабочее место администратора. На рабочем месте администратора установлено ПО Трактиръ: Management, в котором редактируются меню и цены. Также в Трактиръ: Management выгружаются данные по продажам за выбранный период и присутствует возможность посмотреть разнообразные отчеты как по продажам и выручке, так и по себестоимости блюд.
- Упростилась работа с алкоголем – автоматическое заполнение алкогольной декларации и автоматический обмен с ЕГАИС. Этого удалось добиться при помощи модуля "Инвентаризация и алкоголь" для Трактиръ: Front-Office.
- Автоматизированы рабочие процессы поваров и официантов – вместо бумаги и ручки вся работа теперь ведется на планшетах и телефонах. У официантов на телефонах установлено приложение iRECA:Официант, которое позволяет принимать заказы гостей и сразу отправлять информацию на кухонный принтер. По готовности на телефоны приходит оповещение, и официанты отдают готовый заказ гостю.
- Настроено единое платежное пространство для отеля и ресторана. Теперь по желанию гостя (опционально) можно формировать единый счет, включающий в себя счет за услуги отеля и счет за услуги ресторана. Этого удалось добиться при помощи модуля "Отель" для Трактиръ: Front-Office.
В результате была проведена полная автоматизация отеля и ресторана «Оникс», а также осуществлена бесперебойная работа отеля и ресторана с быстрым обменом данных. Сотрудники отеля и ресторана теперь работают в единой системе, что исключает ошибки и лишние трудозатраты.
Сотрудничество компании «БОЦМАН» и ООО «Верхневолжское инвестиционное Агентство» продолжается. Специалисты «БОЦМАН» регулярно оказывают техническую поддержку и консультационные услуги по внедренным