Учет кассовых операций
Характерно для людей:
Да и для целей бизнеса все то, что связано с выручкой, тем более в виде наличных денежных средств, должно всегда находиться под строгим контролем, чтобы предотвращать злоупотребления и любые попытки воровства со стороны сотрудников заведения. Чем больше точек контроля входящего денежного потока будет у владельца бизнеса, тем меньше рисков он на себя берет.
Поэтому вопросам, связанным с выполнением требований контролирующих органов по учету оплат и по соблюдению кассовой дисциплины в программах линейки «Трактиръ» уделяется особое внимание. С одной стороны это позволяет облегчить рутинную работу сотрудников предприятия по формированию необходимых кассовых документов, с другой –помогает им уделять больше внимания внутреннему контролю.
Все операции оплаты регистрируются контактным персоналом заведения на своих кассовых рабочих местах, которые могут быть реализованы на различных программных платформах. Затем информация по всем оплатам поступает в управленческую систему для формирования нужных документов и формирования отчетности. Например, по наличной оплате формируются документы «Отчет о розничных продажах», по безналичной – «Реализация товаров и услуг» и т.д. Все документы сразу корректно заполнены, а в результате проведения формируются правильные проводки. Сотрудники не тратят свое время на ручное заполнение документов, разделение по видам оплат и сверку с кассовыми документами. Это делает работу предприятия общественного питания более прозрачной и управляемой.
Регламентированный учет
- Бухгалтерский учет
- Налоговый учет
- Учет алкогольной продукции
- Учет кассовых операций
Возможности ПП «Трактиръ», решающие эту задачу:
Необходимые схемы движения продуктов и блюд нужно заранее указать на закладке «Товародвижение» в карточке номенклатуры.
Как правило предприятия выделяют юридическое лицо для торговли алкогольной продукцией, работа с которой налагает дополнительные требования к виду юридического лица и применяемой системы налогообложения. При этом весь остальной оборот проводят через другое юридическое лицо, применяющее льготную систему налогообложения.
Такое разделение требует дополнительных усилий при учете, но позволяет существенно экономить на налогах. Системы Трактиръ позволяют максимально упростить такой учет, автоматически разделяя оплаты на нужные кассовые аппараты, формируя внутрифирменные перемещения, учитывая раздельное движение денежных средств и формируя нужную регламентированную отчетность.
Бэк-офисные решения «Трактиръ» поддерживают обмен данными с широким спектром специализированных кассовых программных продуктов, что позволяет сделать конфигурацию учетной системы заведения более гибкой. Владелец заведения может выбрать кассовую систему под свои потребности или оставить используемую ранее систему, заменив только модуль бэк-офиса.
Для предприятий общественного питания реализована загрузка данных о продажах для следующих решений:
- Трактиръ: Front-Office,
- Frontol
- R-Keeper v.6 и v.7,
- Эвотор.
В общем случае обмен данными осуществляется в двустороннем режиме, когда из бэк-офисного решения во фронт-офис выгружаются данные о продаваемой номенклатуре и розничных складах, а из фронт-офиса в бэк-офисные решения загружаются данные о продажах за смену.
Для ряда решений реализована возможность получать данные не только на конец смены, но и оперативные данные по текущим продажам, что позволяет получить актуальную информацию по текущим остаткам товаров, блюд и полуфабрикатов на складе. Такая возможность будет полезна для проведения внезапной инвентаризации и формирования заказа поставщикам.
Бэк-офисные системы Трактиръ представляют собой расширение типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия». Поэтому все возможности, реализуемые на типовой конфигурации, полностью сохранены, и можно пользоваться ими точно также, как если бы вы установили на свой компьютер стандартную версию «1С:Бухгалтерия» (т.е. сохранены все константы, документы, отчеты, план счетов и т.д.). Кроме того, можно обновлять и редактировать регламентированные формы отчетности.
Подчеркнем — не нужно делать никаких «выгрузок» в «1С:Бухгалтерию»! Она уже есть в бэк-офисных версиях систем Трактиръ.
Примечания
- Если на вашем предприятии функциональные возможности Трактира нужны двум сотрудникам, а с программой «1С:Бухгалтерия» работает, скажем, десять, то для таких условий работы достаточно приобрести двухпользовательскую версию Трактира, а не версию для десяти пользователей.
- Если вы уже используете в работе типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия» и не изменяли ее самостоятельно, то для перехода на использование программных продуктов Трактиръ вам будет достаточно произвести стандартное объединение конфигураций: вашей и Трактира. Данная процедура является штатной для платформ «1С:Предприятие 7.7» или «1С:Предприятие 8».
При окончательном расчете сумма, внесенная по одной группе оплаты, не будет использована для закрытия позиций заказа, относящихся к другой группе оплаты. Данная возможность актуальна только для предприятий, использующих раздельный учет выручки по группам оплаты.
Корректный учет авансов по банкетам позволит тщательнее контролировать движения денежных средств по этому виду операции, традиционно используемому во многих схемах воровства на предприятиях общественного питания.
В соответствии с требованиями 54-ФЗ все кассовые аппараты, используемые при расчетах на территории РФ, не позднее 1 июля 2017 года должны быть подключены к сети Интернет и в режиме реального времени передавать информацию о продажах операторам фискальных данных (ОФД), которые в свою очередь будут пересылать эти данные в ФНС. При этом с 1 февраля 2017 года все регистрационные действия со старыми моделями кассовой техники будут запрещены и на учет будет возможно поставить только новые модели кассовых аппаратов, работающие в режиме онлайн.
В «Трактиръ: Front-Office» и «Трактиръ: Nano» реализована возможность параллельной работы с фискальными регистраторами в новом и старом режиме. Такой подход позволяет заведению постепенно перейти на использование новых моделей кассовой техники, в том числе при ведении в нем расчетов от лица нескольких организаций.
Одной из особенностей работы с ФР по новой схеме является обязательная регистрация в чеке каждой в отдельности товарной позиции заказа с указанием ее наименования, количества, цены и суммы с учетом всех скидок и наценок, а также применяемой ставки НДС. Эти данные кассовый аппарат передает ОФД. При этом в бумажном чеке могут быть напечатаны только те позиции, которые были оплачены регистрируемым в ФР вариантом оплаты. Полная информация по заказу при использовании нерегистрируемых вариантов оплаты может быть предоставлена гостю в дополнительно распечатанном счете.
С учетом того, что в составе чека в ОФД отправляются ставки и суммы налога на добавленную стоимость, перед переходом на работу с ФР по новой схеме следует проверить корректность заполнения налоговых ставок в Трактиръ, а также настроить их соответствие ставкам НДС в фискальном регистраторе.
Еще одной особенностью новой схемы работы с ФР является необходимость получения абонентского номера либо адреса электронной почты клиента (гостя) в случае передачи ему кассового чека в электронной форме. В Трактиръ при идентификации клиента в заказе чек может быть отправлен на телефон или e-mail из контактных данных этого клиента. Для обезличенных заказов абонентский номер или e-mail могут быть введены кассиром непосредственно перед регистрацией оплаты заказа.
С вводом нового закона по применению кассовой техники изменилась процедура исправления ошибок и выявленных несоответствий в расчетах. Например, кассир вследствие отключения электричества не пробил чек по кассе. В этом случае используется специальный чек коррекции, который позволяет устранить несоответствия. Также этот документ нужен для исправления ошибок по предписанию налоговой службы. «Трактиръ: Front-Office» позволяет откорректировать сумму с указанием ставки НДС и системы налогообложения.
