Учет и планирование на производстве

Возможность планирования производства в общественном питании существенно повышает экономическую эффективность заведения. Производственные столовые со стабильным потоком посетителей, фабрики-кухни, заведения с прогнозируемой посещаемостью, банкетные и свадебные рестораны — все эти типы заведений могут закупать только нужные ингредиенты и только в нужный момент, оптимизируя закупки, минимизируя потери на хранении и порчу, сокращая размер отвлеченных денежных средств.

В основе этого бизнес-процесса в системе лежит документ «План-меню», который может быть основанием для «Выпуска продукции» и «Требования в кладовую», на основании которых в свою очередь могут быть сформированы документы планирования закупок недостающих ингредиентов. Настройки документа «План-меню» позволяют оптимизировать его под работу с «Банкетом» или со «Шведским столом».    

Учет производства на предприятиях общественного питания может строиться по «прямой» и по «обратной» схеме. В первом случае используется классическая схема, основанная на последовательных этапах, начиная с планирования производства, закупки и подготовки ингредиентов, выпуске продукции и ее реализации. Но такая схема хорошо подходит для столовых, фабрик-кухонь, банкетных ресторанов и не всегда реализуема в классических заведениях, где процесс прогнозирования производства сложен — повара готовят те блюда, которые заказали клиенты, делают они это быстро, все внимание уделяя качеству и оперативности свой работы. При этом учетные вопросы списания фактически используемых ингредиентов решают уже по факту, обычно при закрытии смены. Такую схему учета называют «обратной», когда производственные документы и документы товародвижения формируются по факту реализации готовых блюд за смену. Наша система делает это автоматически, на основании отчетов о продажах — в учетной системе будут отражены выпуски проданных блюд, при нехватке ингредиентов на складах производства будут сформированы «перемещения» — система «подгоняет» учетные документы под реальные процессы «задним числом».

Такой подход позволяет сократить затраты на ведение учета в заведении, потому что эти задачи может решать бухгалтер-калькулятор в свободном режиме и в своем графике, не привязанном к реальному времени совершения фактов хозяйственной деятельности. Если при этом будут проходить постоянные сверки и инвентаризации данных, полученных таким расчетным способом с реальными остатками, то и качество информации в учетной системе от такого упрощения не пострадает.

Закупка продукции для производства в общественном питании часто сталкивается с необходимостью заменять тот или иной ингредиент на аналогичный — рост цены, смена поставщика, сезонность и т.д. Лишь немногие рестораны могут позволить себе работать с фиксированным списком закупаемых продуктов, остальные часто используют то, что смогли купить именно сейчас. Чтобы учесть эту особенность и облегчить работу по учету таких замен продуктов в ТТК в нашей системе реализован механизм работы с аналогами ингредиентов.

Для этого в каждой карточке используемой номенклатуры есть возможность ввести список аналогов, указав приоритет их использования. После этого при проведении документов «Выпуск продукции» система при обнаружении недостачи ингредиентов сможет сама заменить их на те аналоги, которые есть в наличии в соответствии с указанным приоритетом. Это позволяет сильно упростить работу бухгалтера-калькулятора по учету продукции и отражает реальную ситуацию на кухне заведения — именно так должны поступать и повара в случае отсутствия необходимых ингредиентов и использовать их аналоги.

Однако такая автоматизация требует особого контроля за соответствием реальных товародвижений расчетным. Повара на кухне могут ошибиться и использовать другие аналоги вместо рекомендуемых, что приведет к ошибкам в учете. Но при хорошо налаженном взаимодействии сотрудников кухни и администрации такие ошибки быстро исправляются и не приводят к серьезным последствиям.

В общем случае, если на указанном в документе складе недостает ингредиентов, необходимых для выпуска заданного количества продукции, то проведение документа «Выпуск продукции» становится невозможно. Однако в реальности если повару для приготовления нужно 200 грамм продукта, а в наличии есть только 190 грамм, он все равно будет готовить блюдо. Чтобы учесть такие ситуации в системе реализован механизм учета недовложений. При установленном флаге «Разрешить недовложения» предусмотрена возможность выпуска продукции с недовложением недостающих ингредиентов на величину, не превышающую заранее установленный допустимый процент (но не более 9%).

Такой механизм создан для отражений реальных ситуаций, возникающих на предприятиях общественного питания, и помогает максимально приблизить данные в учетной системе к реальным данным, а значит повысить их достоверность и полезность.

Шведский стол — способ подачи пищи, при котором множество блюд выставляются рядом, и еда разбирается по тарелкам самими гостями. Такая технология очень популярна в банкетных ресторанах, ресторанах при отелях или развлекательных центрах и очень хорошо воспринимается гостями. Разновидностью шведского стола можно считать форматы «фуршет», «банкет» или «буфет», при которых по такой технологии подается только часть блюд (например, десерты, закуски или салаты).

Производственный учет такой технологии работы заведения представляет собой не простую задачу. Ведь можно просто списать все продукты, использованные при приготовлении блюд для шведского стола, зафиксировав общую итоговую выручку от реализации. Но реальная картина гораздо сложнее! Что делать с остатками блюд, как учесть стаф-питание, разные варианты оплаты шведского стола? В нашей системе реализованы гибкие механизмы, позволяющие отражать различные варианты работы по такой технологии, как при прямом так и при обратном методе учета.

Основой технологии является документ «Отчет шведского стола», собирающий в себе всю информацию о мероприятии — приготовленные блюда, проведенные оплаты, фактическая реализация блюд, возвраты на кухню и списания на питание персонала. На основании этих данных система автоматически формирует все необходимые движения товаров и денежных средств, максимально полно отображая в учетной системе реальную информацию.

Работа по технологии «Шведский стол» сложна в контроле, т.к. дает большие возможности для злоупотреблений, как со стороны гостей, так и со стороны персонала. Однако, при хорошо поставленном учете и контроле со стороны руководства, эта технология становится не только привлекательной для гостей заведения, но и прибыльной для его владельцев. Трактиръ дает для этого все возможности.