Как правильно провести инвентаризацию в ресторане

Управление рестораном основывается на данных. Если данные не точные, то и управление не может быть точным. Данные ресторана это информация об остатках, ТТК, закупочных и розничных ценах, задолженности, сотрудниках,информация о бонусной программе и еще много чего. Все это хранят и обрабатывают в разных источниках, но в самом правильном случае собирают в одной программе, где и ведут основной учет. Поэтому нам жизненно важно сделать так, чтобы данные в вашей учетной программе были максимально точными. Сегодня мы поговорим про товарный учет и инвентаризацию — фундамент учета в ресторане, а также обсудим основные причины отклонений и методы борьбы с ними.

В общем случае инвентаризация — это проверка наличия имущества ресторана путем сверки фактических данных с данными учета. Поэтому отклонения могут быть двух основных типов — ошибки в учете и фактические недостачи или излишки.К сожалению, в большинстве случаев ошибки есть и там, и там, поэтому ресторану приходится находить истину, распутывая этот клубок ошибок.

Подготовительная работа перед инвентаризацией

Ошибки в учете—виртуальные, их можно найти и исправить; физически товар от этого не исчезнет и не появится. Рассматривайте вашу учетную систему как зеркало или картину. Исправляя ошибки в учете, вы исправляете картину, делаете ее точнее, при этом не изменяя реальности.Но если такие ошибки не исправлять, то и выявлять фактические товарные недостачи будет невозможно, потому что сличать реальность вам будет не с чем. Поэтому перед началом любой инвентаризации подготовьте в учетной системе данные для проверки, используя вот такой чек-лист:

1.    Убедиться, что все актуальные приходные и расходные документы учтены в системе:

• Приходные накладные от поставщиков приняты и проверены, все исправления в них согласованы и отражены в системе.

• Учтены все отчеты о продажах, все списания и перемещения товаров между кладовыми и складами.

• Внутреннее производство и подготовка полуфабрикатов отражены документами «Выпуск продукции».

В нашей системе «Трактиръ:Management» реализована возможность обновить данные в инвентаризации по учетным остаткам. Эта функция поможет, если во время проведения ревизии нужно срочно что-то принять от поставщика, списать или переместить. Однако мы рекомендуем минимизировать такие операции.

2.    Проверить, что в системе используются актуальные технико-технологические карты, соответствующие сезонным нормам расхода и актуальному меню:

• Нормы выхода и отходов на обработку сильно зависят от используемых ингредиентов. Смена поставщика, использование аналогов или сезонность могут приводить к изменению этих значений, и ваша система начинает списывать при производстве ошибочные значения расхода продуктов. На популярных позициях меню отклонения в несколько граммов приводят за месяц к расхождениям в учетных данных и реальных расходах на килограммы.

• Убедитесь, что сотрудники строго следуют ТТК. Всегда и все. Проверять это нужно регулярно, планово или внезапно. Помните, что ошибки в ТТК и их исполнении — самая частая причина отклонений реальных данных от учетных.

3.    Редактирование документов прошлых периодов закончено и запрещено, учетный период закрыт, все движения документов и граница их последовательности соответствуют текущей дате.

При проверке помните, что учетная система — как фотография. Она статична и фиксирует реальную действительность на какой-то момент времени. Введенные в систему документы или проведенные операции изменяют ее, сдвигая по времени вслед за реальностью. При проведении инвентаризации вы будете сверять фактические остатки с такой фотографией, поэтому очень важно, чтобы с момента ее создания (фиксации) реальность не сильно изменилась. Вы можете проверить все документы и все перепровести, а за это время поставщики привезут новый товар, кухня выпустит новые блюда и полуфабрикаты. Поэтому при идеальной инвентаризации нужно на время «остановить реальность» — прекратить любые товародвижения, все быстро пересчитать и продолжить работу. В действительности сделать так не получится, нельзя «остановить бизнес» работающего ресторана без убытков и негативных последствий для него. Но можно выбрать такое время для инвентаризации, когда деловая активность заведения минимальна — начало недели, вторая половина января, вечер воскресенья и т.д. Для каждого заведения такое время своё, но у каждого оно есть.

Нужно так спланировать закупки, чтобы поставщики приехали раньше инвентаризации или позже неё, кухня заранее заготовила чуть больше полуфабрикатов, бар заранее сделал запас алкоголя, чтобы минимизировать внутренние перемещения. Все это поможет «сделать паузу» на время инвентаризации и продолжить работу.

Порядок пересчета остатков

Классический подход к проведению инвентаризации —пересчет реального количества товаров по заранее подготовленным «пустографкам». Это распечатанные списки, в которых указано только наименование товара, количество которого нужно пересчитать. Такие бланки печатаются из учетной системы; в список попадают все товары, которые числятся на месте проведения инвентаризации. Ни в коем случае нельзя готовить списки с указанием остатков товара по учету, это приведет к тому, что при пересчете сотрудники будут «подгонять» результаты под учетные данные.

Также обратите внимание, что в бланк для пересчета попадают только те товары, которые числятся на остатках по данным системы. В идеальном мире этот список будет точным и сотрудникам останется только проставить количество товара в бланк. В реальном мире они могут найти товары, которые уже не числятся на остатках, но есть в наличии. Или что-то не найти из списка и вместо одного товара вписать другой. В этом случае в бланк инвентаризации вписывается новая строка с указанием наименования найденного товара и его количества. Это нормальная ситуация, которая говорит о качестве работы пересчитывающего сотрудника. Если таких «добавок» в бланках нет, то это тревожный признак; при инвентаризации сотрудники пересчитывали только те товары, которые есть в бланках инвентаризации, а не все фактические остатки, включая излишки.

Важно понимать, как сотрудники будут пересчитывать остатки:перевешивать остатки круп, мяса, определять объем вскрытого алкоголя. Заранее договоритесь, как они будут переводить брутто в нетто, литры в миллилитры, что будут считать в штуках, а что в килограммах. Это поможет оперативно занести полученные данные в систему учета и получить точные результаты инвентаризации в короткий срок.

Время, которое сотрудники потратят на пересчет, тоже имеет значение при анализе результатов инвентаризации. Если посчитали слишком быстро, то скорее всего, сделали это некачественно. «Угадали» количество либо заранее его знали. Это может быть признаком того, что вас вводят в заблуждение, и важно разобраться для чего они это делают.

Сам пересчет желательно поручить незаинтересованным сотрудникам — другая смена или другой ресторан сети, администрация, штатные ревизоры, наемные компании. Это поможет установить реальную картину с остатками и правильно отразить их в учете. Если это невозможно, то просто «перемешивайте» сотрудников между кладовыми, проводя выборочный «двойной пересчет», когда две независимых команды пересчитывают последовательно одно и тоже место хранения, а вы сверяетеих результаты между собой.

Внесение данных пересчета

Результатом инвентаризации будет список расхождений планового (расчетного) количества товара на кухне и в кладовых от фактического, пересчитанного участниками инвентаризации. Для этого оператору нужно как можно быстрее занести данные из инвентаризационных бланков в документ «Инвентаризация» в системе. Скорость в этом процессе важна из-за того, что ресторан не может долго ждать «на паузе». Он живет своей жизнью— кухня готовит, официанты продают, поставщики привозят новый товар. Все это изменяет пересчитанные остатки, и чем быстрее данные пересчета будут занесены в систему, тем меньше будет это расхождение, и вы быстрее разберетесь в результатах. Представьте, что будет, если оператор потратит на это несколько дней вместо нескольких часов! Поэтому придерживайтесь простых правил:

• Товары в документе должны располагаться в той же последовательности, что и в инвентаризационных описях. Это поможет быстро вводить данные по количеству, последовательно двигаясь по списку.

• Кроме наименования в описи должен быть код товара, по которому, в случае вопросов, можно быстро идентифицировать нужную позицию.

• Начинать вводить данные нужно сразу по готовности. Пересчитали группу, полку, кладовую — сразу занесли данные в систему, сразу увидели расхождения и при необходимости отправилипересчитывать. Пока оператор вводит данные, идет параллельный пересчет следующей группы. И так, пока все не будет пересчитано и занесено в систему.

• Пересчитывать остатки нужно в тех же единицах измерения, в которых ведется их учет. Простой пример: в ресторане используют банки кукурузы от разных производителей и разного веса, поэтому их учет ведут в граммах, пересчитывая из «штук» при поступлении по данным «нетто» на упаковке. Если при инвентаризации сотрудники посчитают кукурузу в штуках (банках), то при вводе данных придется потратить время, чтобы перевести эту информацию в граммы. И пока оператор будет это делать весь процесс зависнет в ожидании.

В нашей системе «Трактиръ:Management» учтены все аспекты, которые позволяют сделать ввод данных по инвентаризации максимально удобным и быстрым.

А если ваше заведение использует фронт-офисную систему «Трактиръ: Front-Office», то вы сможете фиксировать фактические остатки номенклатуры прямо на рабочих местах, а затем передавать эти данные в бэк-офисную систему, где они будут сопоставлены с учетными данными. Это может быть полезным для проведения быстрых инвентаризаций бара в начале или конце рабочей смены. 

Учет полуфабрикатов при инвентаризации

Правильный учет полуфабрикатов —это сложный процесс, требующий постоянного оперативного контроля. Любые задержки отражения в учете выпуска полуфабрикатов приведут к расхождению реальных данных с учетными. При этом будет неправильно полностью останавливать работу кухни на время инвентаризации. Важно, чтобы система учета умела понимать, как одновременно учитывать сырье и полуфабрикат, оперативно переводя одно в другое.«Трактиръ:Management» работает именно так!

Вы пересчитываете, например, заготовленный фарш, а система сама раскладывает его на составляющие согласно действующей ТТК. Для этого в документе «Инвентаризация» реализована отельная закладка «Полуфабрикаты».

Вы можете вести единый учет сырья, не задумываясь о том, что из него уже использовано при производстве, а что еще нет. Это сильно упрощает пересчет кухни, где процесс перехода сырья в полуфабрикаты очень динамичен. Позиции, попадающие на закладку «Полуфабрикаты», автоматически раскладываются по ТТК в товары и изменяют их количество в «инвентаризации». 

Анализ результатов инвентаризации

Задача инвентаризации — не только выявлять излишки и недостачи, но и находить и исключать причины их возникновения. Среди основных причин можно выделить несколько самых распространенных:

• Воровство персонала.

• Наиболее частая причина, которую часто прикрывают сложностью учета, качеством продуктов, невнимательностью сотрудников. Часто за всем этим стоит банальное воровство. «Я забыл занести данные», «я перепутал», «я не подумал» и т.д. Все это сказать гораздо проще, чем «я сделал это специально».

• Технологические проблемы с оборудованием и помещениями.

• Неправильные температурные режимы, испорченные инструменты, недостаток места — все это приводит к превышению норм расхода продуктов, повышенному списанию из-за порчи и брака, и как результат — недостачам. В системе очень сложно отразить, что из-за тупого ножа слайсера при нарезке естественная убыль вместо 0,1% может дойти до 1-2%. Или что из-за тесной кладовой продукты хранили не на полках, а «навалом» на полу, что привело к их порче.

• Несоблюдение технологического процесса.

• Мы уже упоминали ранее, что если повар при приготовлении не соблюдает ТТК, то это приводит к расхождению реальных данных о расходе продуктов с учетными. Но важно понимать, почему это происходит. Есть ли возможность у вашего сотрудника четко следовать рекомендациям ТТК? Каким образом он отмеряет специи или сыр? В нашей практике мы встречались с опытом сетевой пиццерии, в который повар посыпал пиццу сыром «на глазок» и от души, а не положенными 5 грамм по ТТК. В итоге между инвентаризациями такая щедрость приводила к недостаче около 40 кг сыра, и было очень сложно понять, украли его, неправильно оприходовали или забыли списать.

• Бывает и другая ситуация, когда имеет место сговор, при котором в ТТК намеренно завышают нормы расхода продукта, что приводит к образованию излишков, которые в свою очередь выводят через поставщиков и превращают в живые деньги. Плановая инвентаризация не покажет такой излишек, потому что при сговоре сотрудники успеют подготовиться к ревизии и вывести излишки до пересчета.

• Сложность процесса учета и недостаток контроля.

  Когда инвентаризации проводятся редко, данные хранятся в разных учетных системах, остатки неактуальны, накладные заносятся с задержкой в несколько дней — все это приводит к практической невозможности правильного оперативного контроля за работой ресторана. Следствием такого учета становится невозможность оперативно разобраться в результатах инвентаризации, которые можно простыми словами описать как «ловить рыбу в мутной воде». Бардак в учете в первую очередь выгоден тем, кто уже ворует или только планирует воровать в вашем ресторане.

Получая результаты инвентаризации, важно не просто зафиксировать новые реальные остатки в системе, важно разобраться в причине возникновения отклонений. Обращайте внимание на системность появления отклонений — одни и те же позиции, схожие количества, одни и те же смены и сотрудники. Если расхождений много, то начните разбираться с самых важных и дорогих, проводите по ним внезапные выборочные инвентаризации, проверяйте правильность ТТК, контролируйте поступление, хранение и обработку таких товаров. Как только ваши сотрудники поймут, что вы намерены разобраться в ситуации, вы сразу увидите позитивный сдвиг в результатах.

Ваша задача сделать инвентаризации регулярными и точными. Мы со своей стороны делаем так, чтобы работать с ними было максимально удобно и понятно. У нас с вами одна цель — благополучие и успех вашего ресторана! Давайте сделаем это вместе!