5 способов оптимизации учета в ресторане при использовании «Трактиръ: Head-Office»

После этого вы увидите все блюда, в состав которых входит выбранный ингредиент, их новую себестоимость и наценку. Таким образом, вы легко сможете отследить рентабельность и производить трудоемкий ручной подсчет не потребуется.

Планирование закупок от поставщиков

Редкие заведения общественного питания сотрудничают с единственным поставщиком продукции. Как правило, одни фирмы занимаются продажей и доставкой алкоголя, другие сбывают мясо, третьи — овощи и так далее. Согласовать график поставок с учетом текущего потребления сырья довольно сложно, ведь в случае ошибок в планировании запасы могут иссякнуть в самый неподходящий момент или, наоборот, произойдет переполнение складов, что тоже недопустимо.

На помощь в этой непростой ситуации придет «Мастер создания заказов», инструмент, с помощью которого можно отслеживать количество товаров на складах, прогнозировать их расход с учетом производства, согласовывать графики поставок и формировать заявки поставщикам в электронном виде.

Использование «Мастера создания заказов» избавит вас от необходимости анализировать большие бумажные отчеты и сводить их вручную. При использовании данного инструмента, входящего в «Трактиръ: Head-Office», планирование закупок займет у вас всего несколько минут вместо нескольких часов, что позволит существенно сэкономить время.

Планирование банкетов

Проведение торжеств и банкетов — неотъемлемая часть ресторанного бизнеса. Такие мероприятия позволяют получить гарантированную прибыль и улучшить имидж заведения, поэтому и пользуются успехом у рестораторов, однако их планирование сопряжено с рядом сложностей. Например, финальный вариант меню может сильно отличаться от заявленного при первой встрече с заказчиком, да и количество количество гостей редко бывает утверждено изначально.

Составить, рассчитать и проанализировать несколько базовых вариантов меню, пригодных для запланированных мероприятий, вы сможете при помощи инструмента под названием «Планирование меню», также входящего в конфигурацию «Трактиръ: Head-Office».

С помощью планировщика меню вы сможете задать изначальное количество персон, подобрать блюда и напитки, рассчитать их себестоимость и калорийность, а также проанализировать общую выручку и прибыль от мероприятия. В случае изменения количества гостей все показатели пересчитаются автоматически, что значительно упростит вам жизнь. Для шеф-повара программа автоматически рассчитает количество необходимых ингредиентов и покажет, что необходимо дозаказать под мероприятие с учетом текущих остатков. Всё это позволит сэкономить драгоценное время, которое можно будет потратить с большей пользой для дела.

Планирование взаиморасчетов

Одной из рутинных задач в ресторане является оплата счетов от поставщиков, однако здесь, как и в любом другом деле, необходимо соблюдать баланс. Контролировать потоки денежных средств поможет «Платежный календарь», работая с которым вы будете иметь перед глазами четкую картину происходящего.

Например, используя платежный календарь, вы сможете составить график выплат при наличии множественных факторов, влияющих на данный процесс. Вы всегда будете знать когда, кому и сколько потребуется заплатить с учетом отсрочек по договору, увидите, сколько денег у вас находится в кассе и на расчетных счетах по каждой из ваших фирм. Прямо из «Платежного календаря» можно оформить платежки и расходные кассовые ордера, что упростит работу бухгалтера.

Работа с поступлениями товаров

Последний раздел нашей сегодняшней статьи наиболее актуален для управляющих сетевыми заведениями или предприятиями, совмещающими ресторанный бизнес с розничной торговлей.

Для сетевых заведений характерны большие объемы поступающих товаров, что подразумевает под собой несколько десятков накладных в день. Работать с такой документацией несложно, однако при больших объемах поставок на заведение прихода в программу будет уходить много времени.

В «Трактиръ: Head-Office» есть специальное «Рабочее место оператора», в котором ввод первичной документации значительно оптимизирован: вам достаточно по первым буквам ввести название товара, указать количество и проконтролировать цену из накладной. Сами накладные и переоценки для розничной цены сформируются автоматически. Такой подход к вводу “первички” позволяет сократить время на работу с документами в 3 раза.

Заключение

Исходя из опыта компании «СофтБаланс», правильное использование программы "Трактиръ: Head-Office"для ведения учета в ресторане и кафе, позволяет значительно повысить производительность персонала в «узких местах» учета, а руководителю — дать полную картину по эффективности работы бизнеса независимо от его размеров.