Трактиръ: Head-Office (архив)

Данный метод построен на «Правиле Паретто», который в общем виде формулируется как «20 процентов усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий приносят 20% результата». В применении к ресторанам его можно выразить примерно как «20% блюд меню приносят 80% выручки». В классическом виде весь ассортимент делят на три группы (A, B и C) в зависимости от того, какой процент прибыли приносят эти позиции или какой оборот они обеспечивают. Задача метода — выделить наиболее значимые для заведения позиции меню, убрать из него лишние или изменить их таким образом, чтобы улучшить результативность их продаж.

Развитием классического ABC-анализа стал ABC/XYZ анализ продаж, который добавил фактор стабильности спроса на позиции меню. Распределение товаров по классам происходит в зависимости от коэффициента вариации их продаж, который автоматически рассчитывается программой по формуле, определенной в курсе математической статистики. Чем выше коэффициент вариации, тем более нестабилен процесс продажи данного товара. В класс Х попадут товары, продажи которых наиболее стабильны (постоянны), в класс Y попадут товары с менее стабильными параметрами постоянства продаж, а в класс Z — товары с наиболее нестабильными параметрами продаж.

Процентное соотношение между классами можно изменять самостоятельно, выбирая удобные и адаптированные под каждое конкретный формат заведения значения.

В результате формирования отчета будет получена одновременная классификация товаров с точки зрения их важности (по прибыли или по обороту) и стабильности продаж. Можно сформировать отчет, содержащий только ABC анализ продаж или отчет с XYZ анализом продаж.

Метод «Menu engineering» позволяет быстро и точно анализировать данные о продажах и получать общую картину по всему меню, а также давать рекомендации для каждой отдельной позиции. Все это позволяет увеличивать маржинальную прибыль заведения в последующих периодах.

Его авторами считаются американские специалисты в области ресторанного консалтинга Mайкл Касавана и Дональд Смит. В основе данного метода лежит модель Бостонской матрицы (Матрица БКГ), которую Касавана и Смит расширили и адаптировали для ресторанного бизнеса. С тех пор «Menu engineering» является основным инструментом для анализа экономической эффективности и сбалансированности меню различных заведений.

Анализ структуры меню определяет вклад каждой позиции меню, вносимый в прибыль заведения в зависимости от ее маржинальной прибыли и популярности. Маржинальная прибыль — это сумма денег, которая позволяет оплачивать затраты на заработную плату и операционные издержки, а также получать операционную прибыль.

Определяя популярность и валовую прибыль каждой позиции меню и сравнивая их со средними значениями для всей структуры меню, все позиции распределяют по четырем группам:

Звезды – позиции с высокой популярностью и высоким уровнем прибыльности.

Рабочие лошадки – позиции с высокой популярностью, но низким уровнем прибыльности.

Загадки – позиции с низкой популярностью, но высоким уровнем прибыльности.

Собаки – позиции с низкой популярностью и низким уровнем прибыльности.

Отчет реализован таким образом, чтобы результаты анализа были представлены наглядно и были удобны для принятия решений. Графическое представление позволяет выделить позиции, которые требуют внимания в первую очередь.

Почековая аналитическая информация позволяет получить сведения о том, в какие дни недели и часы, какие товары пользуются наибольшим спросом у покупателей, какие товары покупают люди, совершающие покупки на большие суммы, какие позиции продаются вместе с дорогими, какое количество сотрудников необходимо в различные часы работы заведения, каково среднее время обслуживания покупателя, какое количество чеков в день оформляет тот или иной сотрудник, какова статистика отмен/возвратов/аннулирования чеков по кассирам и т.п.

Вся эта информация дает хорошую основу для маркетингового анализа работы предприятия и может характеризовать не только аудиторию заведения, но и его формат и характеристики места и ценовой категории. Часто случается, что данные почековой аналитики показывают расхождения реального формата заведения от того планового, который разрабатывали его владельцы при открытии ресторана.

Такие расхождения в позиционировании не позволят ресторану выйти на плановые экономические показатели и могут служить поводом для переформатирования и ребрендинга заведения.

Данный отчет позволяет определить за выбранный период лучшие и худшие позиции номенклатуры по прибыли, выручке и проданному количеству. Он является упрощенной версией ABC-анализа продаж и ориентирован на оперативный контроль за работой заведения.

Такая упрощенная версия анализа продаж может быть полезна при разработке системы мотивации работы кухни и зала в качестве одной из быстро вычисляемых контрольных точек.

Нестабильность спроса на блюда в ресторане может иметь разные причины. Она может быть вызвана внешними факторами (сезонностью, модой, санкциями) или внутренними (смена поставщика, снижение качества, нестабильная работа кухни, плохая работа официантов и т.д.). Важно понимать эти факторы и уметь с ними работать. А для успеха такой работы важно отслеживать продажи блюд за разные периоды, чтобы иметь возможность вовремя отреагировать на такие изменения.

Самым простым способом контроля за провалами в продажах является отчет «Сравнение продаж по периодам». Он позволяет сравнить продажи сразу по 3-м периодам и рассчитать показатели эффективности по каждому из них.

Отчет также позволяет вычислить эластичность спроса, т.е. его зависимость от цены блюда, если она изменялась за исследуемые периоды. Если при росте цены спрос падает, то говорят о «неэластичности спроса», что может свидетельствовать или о достижении верхней границы ценового коридора для данного блюда у целевой аудитории ресторана или о низкой воспринимаемой ценности блюда в глазах покупателя. Эластичный спрос говорит о низкой чувствительности покупателей к колебаниям цены на блюдо, что дает возможности для работы над повышением маржинальности данной позиции.

Ведение учета в разрезе нескольких юридических лиц в одной базе данных. Все юридические лица организации могут иметь свою учетную политику и применять свой режим налогообложения. Такой подход позволяет организации существенно оптимизировать затраты на налоги при полном соблюдении требования фискального законодательства.
Как правило предприятия выделяют юридическое лицо для торговли алкогольной продукцией, работа с которой налагает дополнительные требования к виду юридического лица и применяемой системы налогообложения. При этом весь остальной оборот проводят через другое юридическое лицо, применяющее льготную систему налогообложения.

Такое разделение требует дополнительных усилий при учете, но позволяет существенно экономить на налогах. Системы Трактиръ позволяют максимально упростить такой учет, автоматически разделяя оплаты на нужные кассовые аппараты, формируя внутрифирменные перемещения, учитывая раздельное движение денежных средств и формируя нужную регламентированную отчетность.

Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:

• по средней себестоимости (в продуктах «Трактиръ: Management» и «Трактиръ: Back-Office»);
• по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (ФИФО) (продуктах «Трактиръ: Management»).

Различные способы оценки могут применяться независимо для каждого юридического лица (в зависимости от ПП).

В дополнение к стандартным возможностям выбора способа учета остатков в «Трактиръ: Management» реализован механизм, который позволяет выбирать для вида номенклатуры будет ли учет вестись «по среднему», либо по ФИФО. Это позволит, например, для подачи алкогольных деклараций выбрать для номенклатуры с видом «Алкоголь» метод учета ФИФО, а для вида номенклатуры «Блюда» — «по среднему».

Поддерживаются:

- Общая система налогообложения,

- Упрощенная система налогообложения,

- Учет деятельности, облагаемой ЕНВД.

Оперативная работа ресторана иногда требует проведения закупок или иных оплат за наличный расчет, при этом сотрудникам выдаются наличные денежные средства, за которые они в дальнейшем отчитываются. Иногда объем таких операций может быть довольно существенным, поэтому контроль за ними также требует специальных инструментов. В системах Трактиръ они реализованы в виде специальных документов «Авансовый отчет» и отчета «Ведомость расчетов с подотчетниками».

Документ «Авансовый отчет» содержит три закладки: Выданные авансы, Оплаты (поставщикам) и Прочие расходы.

В «выданные авансы» попадают расходно-кассовые документы, по которым сотрудник получил на руки наличные денежные средства. В «оплаты поставщикам» заносятся те суммы, которые были потрачены на закупки у них. «Прочие расходы» указываются с заполнением цели расходования средств и статьи расходов, к которым они будут отнесены.

Неизрасходованный остаток денежных средств можно вернуть в кассу с оформлением «Приходно-кассового ордера», введенного на основании «Авансового отчета». В результате будет образован замкнутый цикл учета наличных денежных средств, выданных подотчетным лицам.

Проконтролировать состояние взаиморасчетов по ним можно с помощью отчета «Ведомость расчетов с подотчетниками»

Информацию о состоянии взаиморасчетов с контрагентами за заданный период всегда можно посмотреть в отчете «Ведомость расчетов с поставщиками», который включает данные о долгах предприятия перед контрагентами и долгах контрагентов перед предприятием. Он формируется на основании документов, фиксирующих закупку товаров у поставщиков, продажу товаров покупателям, а также банковских выписок и кассовых документов, которыми в системе оформлялись оплаты.

Для некоторых случаев будет достаточно видеть общую картину состояния взаиморасчетов в компании, для других — важна детализация до уровня договоров и документов по ним. Настройки системы позволяют самостоятельно выбирать параметры вывода информации для отчета, меняя порядок группировок, состав строк и колонок таблицы вывода информации. Установить отбор по организации и контрагенту, а также указать группировку данных можно в шапке отчета. Для более глубокой детализации вывода информации можно воспользоваться формой настроек отчета, вызываемой по кнопке «Настройки».

Для анализа взаиморасчетов с покупателями используется отчет «Ведомость расчетов с покупателями».

Чтобы собрать всю информацию по состоянию взаиморасчетов с поставщиками и условиям договоров по ним в системе реализован механизм «Платежный календарь». Эта обработка выводит на единый график предстоящие оплаты в соответствии с предоставленными отсрочками платежей, позволяет формировать платежные документы по банку или кассе и корректировать запланированные суммы и даты их оплаты.

«Платежный календарь» помогает увидеть общую картину по запланированным расходам денежных средств компании и скорректировать платежи с учетом приоритетов, что позволяет оперативно реагировать на изменения входящего и исходящего денежного потока.

В системе Трактиръ этот механизм встроен в конфигурацию и интегрирован в процессы формирования финансовых документов и документов товародвижения, что существенно упрощает процесс финансового планирования и контроля за состояниями взаиморасчетов.

Контроль затрат является неотделимой частью процесса управления финансами любого заведения. Для того, чтобы контролировать их уровень, затраты классифицируют по статьям затрат и бюджетируют, заранее планируя их объем. Для отражения факта возникновения затрат в системе «Трактиръ» реализован документ «Списание затрат», который может быть введен на основании расходно-кассового ордера или платежного поручения. В документе указывается ответственный из числа сотрудников компании, также реализована возможность прикрепить скан объяснительной или любого другого документа, чтобы упростить процесс согласования.

Справочник «Статьи затрат» можно редактировать под формат бюджета любого заведения.

Технико-технологические (ТТК) и калькуляционные карты являются основой производственного учета ресторана и определяют правила приготовления блюд. Сколько и каких ингредиентов при каких условиях списывается при производстве того или иного блюда, какие технологические операции и в каком порядке при этом совершаются, форма подачи, калорийность и органолептические свойства — все это фиксируется в этих документах. Их правильное составление и тщательная проработка с фиксацией результатов в документе «Акт проработки» позволяют в дальнейшем контролировать работу поваров, снижая действие «человеческого фактора» на итоговый результат. Чтобы проработка нового блюда была максимально приближена к реальности и учитывала погрешности исполнения, в конфигурации реализован вариант расчета расхода ингредиентов методом усреднения нескольких проработок. Для этого в документ «Акт проработки» вводятся результаты нескольких проработок, а система автоматически усредняет эти результаты.

Еще одним способом повышения точности работы с ТТК является их расчет не на одно блюдо, а на партию блюд. Трактиръ позволяет это делать, вводя в ТТК параметр «Расчет произведен на…», где указывается число порций, которые будут приготовлены по данной ТТК. Потому что соблюсти указанную в ТТК точность при приготовлении, например, одного рола или котлеты гораздо сложнее, чем при приготовлении сразу 100 котлет или 12 роллов — каждый отдельный экземпляр может иметь незначительные отклонения от нормы, но вся партия в целом будет близка к указанным в ТТК значениям. Система правильно спишет использованные ингредиенты, а повара используют при приготовлении именно то количество сырья, которое указано в ТТК.

Для того, чтобы поддерживать ТТК в актуальном состоянии в системе реализован механизм «Корректировки ТТК», который позволяет вносить в систему оперативные изменения, например в составе блюда или количестве ингредиентов. Такая операция может понадобиться в случае временной замены одного или нескольких ингредиентов блюда на аналоги. При этом «Корректировка ТТК» может вводиться на какой-то ограниченный период, который будет указан в документе. Система автоматически изменит механизм списания продуктов при приготовлении блюда по окончании периода действия «Корректировки ТТК», вернув исходные параметры.

Махинации с составом ТТК являются одним из самых распространенных методов мошенничества сотрудников кухни. Немного увеличив количество расходуемых ингредиентов в ТТК какого-то блюда, мошенник может сформировать излишек продуктов на своем складе — программа при каждом выпуске продукции будет списывать больше, чем по факту использует повар. Такой излишек потом может быть использован для покрытия недостачи, порчи или просто продан соседнему ресторану или поставщику за половину стоимости. Поэтому фиксация всех операций с ТТК и контроль за их составом и исполнением является важной задачей безопасности ресторана. Наша система предоставляет для этого все возможности.

Наша система в рамках одной ТТК позволяет указывать произвольное количество стадий обработки ингредиентов, разделяя их на холодные и тепловые, а также производить расчет энергетической и пищевой ценности блюд с учетом потерь при тепловой обработке. Это упрощает учет многостадийной обработки ингредиентов при приготовлении блюд и полуфабрикатов, создавая своеобразный «конструктор» и фиксируя изменения в свойствах и составе на каждом этапе приготовления блюда и позволяя комбинировать ингредиенты и способы их обработки.

Выбор вида обработки и процента выхода осуществляется из списка элементов справочника «Выход ингредиентов после обработки», подчиненных ингредиенту. Проценты выхода для каждого вида обработки хранятся в справочнике «Выход ингредиентов после обработки» для данного ингредиента и используются для автоматического расчета количества выхода ингредиента (нетто) по количеству расхода (брутто) и в обратную сторону. Проценты выхода могут быть также и откорректированы вручную, если то или иное значение из справочника в данном случае не применимо.

Создание ТТК — самая трудоемкая и рутинная работа по настройке автоматизированной системы ресторана. При меню среднего размера в 100-150 позиций такая работа может занять 2-3 дня даже у опытного калькулятора. А ведь вновь созданные карты еще нужно тщательно проверить! Но при этом меню среднего ресторана, как правило, содержит не более 20-30% уникальных блюд, да и они часто основаны на модификациях уже известных ранее рецептов.

Для повышения скорости запуска заведения и облегчения работы бухгалтеров-калькуляторов, технологов и шеф-поваров во всех учетных решениях Трактиръ реализована загрузка электронного каталога товаров и готовых технико-технологических карт и калькуляционных карточек из сервиса FoodCOST.

Позиционирование объектов сетевых ресторанов или какие-то маркетинговые задачи локального ресторана могут потребовать наличия разных вариантов приготовления одного и того же блюда. Например, для ланчей суп может быть «беднее» по ингредиентам, чем по обычному меню, или в ресторане сети в центре города вложения рыбы в ролл больше, чем в заведениях на окраине. Если рестораны сети расположены в разных городах или районах, то у них могут возникнуть сложности с закупкой полностью одинаковых ингредиентов, а это также потребует наличия нескольких одновременно действующих ТТК одного и того же блюда для разных объектов сети.

В нашей системе для каждого блюда может существовать несколько ТТК. В карточке номенклатуры действующая на данный момент ТТК в разделе «Калькуляция» на закладке «Производство» отмечается галочкой (в системе «Трактиръ: Back-Office» на закладке «Калькуляция»). Это свойство привязано к объекту реализации для автоматического определения действующей в данном ресторане калькуляции.   

Кадровый учет в системе реализован посредством многофункционального документа «Приказ о кадровом изменении». Назначение данного документа – задание или изменение у каждого из сотрудников кадровых данных (фирма, место работы, должность), и условий труда (то есть - параметров, используемых при начислении заработной платы): график работы, количество ставок, действующие начисления и удержания и их суммы. В зависимости от выбранного вида приказа, документ «Приказ о кадровом изменении» может выполнять следующие функции: прием на работу, увольнение, кадровое перемещение и изменение условий труда.

Такая система дополняет модуль расчета заработной платы, т.к. фиксирует все изменения в условиях труда каждого сотрудника заведения.

Гибкость системы расчета и выплаты зарплаты определяется созданием необходимого числа вариантов в справочнике «Начисления и удержания», который в свою очередь опирается на многоцелевой справочник «Показатели деятельности». Алгоритм расчета представляет собой выражение, составленное из идентификаторов показателей деятельности,  предопределенных переменных и функций,  связанных между собой символами арифметических операций и круглыми скобками. Получается своеобразный «калькулятор», который позволяет связать между собой реальные результаты деятельности компании с вознаграждением сотрудников.

Документ «Начисление зарплаты» выполняет завершающую операцию по начислению зарплаты сотрудникам за месяц. При этом по каждому сотруднику сводятся вместе: установленные для него начисления и удержания, баланс рабочего времени (то есть плановое рабочее время, которое берется из графиков работы и фактическое рабочее время, которое берется из табеля), производится расчет всех необходимых показателей деятельности и на их основании – расчет сумм начислений и удержаний, в соответствии с заданными для них алгоритмами.

Начисленная зарплата по каждому сотруднику накапливается в системе как долг перед контрагентом, указанным в карточке сотрудника и по его «Зарплатному договору». Она может быть выплачена любым принятым в заведении способом (например, расходными кассовыми ордерами либо платежными поручениями), с указанием данных контрагентов в качестве получателей. На основании проведенного документа «Начисление зарплаты» предусмотрен ввод документа «Ведомость выплаты заработной платы», что также позволяет упростить процесс выплаты и формирования платежных документов.

Полученные результаты можно наглядно показать сотрудникам в отчетах по начислениям и удержаниям, которые будут детализированы до вида и алгоритма расчета. Такая прозрачность и системность в процессах расчета и начисления зарплаты помогает не только минимизировать трудозатраты на этот процесс, но и повышает прозрачность начислений, что положительно влияет на мотивацию персонала заведения.

Коллективная работа в бэк-офисных системах предполагает разделение ответственности сотрудников по работе с документами. В решениях Трактиръ предусмотрен раздельный доступ к различным документам и ограничения на выполнение отдельных функций.

Наиболее востребованные настройки ролей пользователей выполняются в пользовательских режимах. Более тонкая настройка прав доступна через конфигуратор.

«Трактиръ: Management» позволяет разграничить права доступа по зонам учета. Например, один пользователь программы, работающий в управляющей компании и отвечающий за производство, будет видеть только технико-технологические карты и выпуски продукции во всех объектах сети, а другой пользователь сможет работать только с закупками в определенном торговом объекте. Грамотной настройкой прав доступа вы обеспечите безопасное хранение данных и эффективное выполнение обязанностей вашими сотрудниками.

Кроме настройки прав для каждого пользователя программы можно задать, какие рабочие места будут открываться по-умолчанию, основные значения для подстановки в документах, какие панели будут отображаться, как пользователь будет работать с торговым оборудованием.

Всё это делает работу с Трактиром безопасной и удобной.

Блок отчетов позволяет проанализировать деятельность предприятия, определить рентабельность работы, выявить группы товаров, приносящих основную прибыль или убыток, выявить причины ошибок, приводящие к пересортице товаров. Систему отчетности в Трактиръ: Head-Office отличают следующие моменты:

• Гибкие возможности настройки отчетов позволяют получать любую информацию в удобном для анализа виде;
• Режимы настройки для опытных пользователей и для начинающих;
• Возможность сохранения настроек отчетов.

Блок отчетов дополнен почековой аналитикой, позволяющей более подробно проанализировать розничные продажи, скорректировать ассортимент товаров и более эффективно построить дисконтную систему.

Поддерживаются:

- Общая система налогообложения,

- Упрощенная система налогообложения,

- Учет деятельности, облагаемой ЕНВД.

В основе работы «Трактиръ» лежит принцип: «Каждый ресторан сети — это часть одного целого, хорошо отлаженного механизма, и в то же время это самостоятельная единица со своей спецификой и ответственностью за все, что внутри нее происходит».

Часть единого целого

• Структура распределенной сети определяется пользователем. Неограниченное количество центральных баз, имеющих широкий спектр возможностей, и периферийных баз, имеющих ряд ограничений.
• Предопределенные правила обмена, обеспечивающие корректную синхронизацию всех входящих в сеть информационных баз.
• Система внутренних заказов. Работа с распределительным центром может строиться на базе формирования заявок ресторанами и их удовлетворения в рамках возможностей склада. Централизованное формирование заказов поставщику с учетом потребностей ресторана.
• Единая ценовая политика. Управление доступностью категорий цен в рамках торговых объектов.
• Единая дисконтная система и база клиентов.

Самостоятельная единица

• Любые изменения в сети, касающиеся торгового объекта, не могут быть произведены без ведома ответственных лиц. Документальное появление товара и изменение розничных цен ресторана происходит только через механизм подтверждения.
• Каждый ресторан, обладающий собственной информационной базой, принадлежащей сети, имеет свою категорию розничных цен, доступ к изменению которой строго ограничен. Наличие собственной категории розничных цен позволяет ресторану более гибко подстраиваться под условия рынка.
• Торговым объектам, работающим как периферийная база, доступны только «свои» документы, что позволяет избежать излишков неактуальной для ресторана информации. 

В учетных решениях предусмотрено проведение полной или частичной инвентаризации, а также частичная инвентаризация с учетом всех характеристик.

Встроенные механизмы позволяют оптимально построить весь процесс — от подготовки инвентаризационных ведомостей, до внесения данных в учетную систему и сравнения результатов нескольких инвентаризаций.

Для проведения инвентаризации предусмотрено использование терминалов сбора данных, сканеров штрих-кода, фронт-офисных программ.

В результате достигается выравнивание количественных и суммовых остатков по данным инвентаризации.

Для работы с заказами поставщику в Трактиръ: Head-Office предусмотрено использование специального мастера, который позволяет автоматически рассчитать требуемое количество товаров для заказа по минимальным остаткам, средним продажам или по недопоставкам прошлых периодов.

Для сетей заведений предусмотрено размещение внутренних заказов, в том числе с центральным распределительным складом.

После определения необходимого для заказа количества можно вручную скорректировать поставщиков и требуемое количество по каждому из товаров. Заказы можно передать поставщику в электронном виде используя встроенный формат CommerceML.

Учетные решения СофтБаланс предлагает гибкие возможности по ведению складского и товарного учета на любом предприятии общественного питания:

• Учет товародвижения по нескольким юридическим лицам,
• Разделение базовых операций (приход, расход) по зонам ответственности,
• Учет естественной убыли,
• Неограниченное количество складов,
• Одновременный учет в ценах реализации и по себестоимости,
• Любое количество характеристик для товарной позиции,
• Подсистема штрихового кодирования,
• Учет поставщиков товарной номенклатуры,
• Работа с ценами и номенклатурой поставщиков,
• Учет оборота алкогольной продукции с формированием квартальных и годовых деклараций,
• Резервирование товаров на складах,
• Работа с превышениями и устранение пересортицы,
• Использование торгового оборудования при работе с документами,
• Регистрация результатов инвентаризации.

Работа с мероприятиями — это отдельный бизнес-процесс в общественном питании, который для многих заведений может составлять важную или даже основную часть деятельности. Банкеты и фуршеты  могут быть экономически выгоднее, чем обслуживание клиентов по классической схеме за счет того, что потребность в блюдах заранее известна, а значит их приготовление и закупка может быть просчитана и оптимизирована. Это позволяет даже при уменьшении цены на меню получить большую прибыль за счет сокращения затрат.

Однако, учет мероприятий несет в себе и дополнительную нагрузку на заведение. Ведь заказчику нужно заранее предложить несколько вариантов меню с разным наполнением, разным уровнем обслуживания и ценами. При этом каждый вариант нужно просчитать, проверить на рентабельность и наличие продуктов, учесть скидки и т.д.

Трактиръ поддерживает несколько вариантов работы с мероприятиями. Они определяются видами документа «План-меню» и учитываются в разрезе мероприятий (корпоративный семинар, свадьба, банкет и т.д.), видов меню (завтрак, обед, ужин и т.д.) и вариантов меню (бюджетный, обычный, люкс и т.д.).

В общем случае одно мероприятие может включать в себя несколько приемов пищи. В свою очередь, каждый из них может быть запланирован и рассчитан в нескольких вариантах, отличающихся, например, подбором блюд или обслуживанием.

По каждому варианту меню для мероприятия мы можем оценить себестоимость, выручку и прибыль в целом по банкету и в пересчете на гостя. 

Прямо из рабочего места по планированию меню есть возможность оперативно пересчитывать банкет на другое количество гостей. 

Для шеф-повара и закупщиков формируется специальный отчет, в котором указана недостача продуктов для проведения мероприятия, расчет того, что нужно приготовить. Управляющему инструмент дает возможность держать под контролем все специальные мероприятия, проводимые в ресторане и быстро вносить изменения в меню в соответствии с пожеланиями гостей.

В учетных решениях предусмотрено проведение полной или частичной инвентаризации, а также частичная инвентаризация с учетом всех характеристик.

Встроенные механизмы позволяют оптимально построить весь процесс — от подготовки инвентаризационных ведомостей, до внесения данных в учетную систему и сравнения результатов нескольких инвентаризаций.

Для проведения инвентаризации предусмотрено использование терминалов сбора данных, сканеров штрих-кода, фронт-офисных программ.

В результате достигается выравнивание количественных и суммовых остатков по данным инвентаризации.

Для того, чтобы инвентаризация занимала меньше времени, хорошо подходит мобильная инвентаризация, т.е. инвентаризация с применением различных технических средств, которые можно разделить на 3 класса устройств: мобильные телефоны со специализированным ПО, дата-коллекторы со сканером штрих-кодов и терминалы сбора данных (ТСД). Рассмотрим плюсы и минусы каждого вида оборудования.

Мобильные телефоны со специализированным ПО

Если еще 5 лет на рынке доминировали на рынке мобильной инвентаризации ТСД на Windows CE, то в последние годы тенденция изменилась кардинальным образом – в 2017 году более половины специализированных устройств для проведения инвентаризаций продается на операционной системе Android. В качестве терминалов можно использовать и обычные мобильные телефоны с камерой. Дополнительно нужно будет только установить ПО для проведения инвентаризаций, совместимое с товароучетной системой. 

Но наравне с очевидными плюсами по скорости запуска и стоимости решения есть и минусы: камера мобильного телефона способна прочитать не любые штрих-коды, а в помещении с недостаточной освещенностью качество считывания штрих-кодов падает катастрофически. Скорость чтения каждого штрих-кода довольно низкая – это связано с необходимостью фокусировки камеры на каждом штрих-коде. Обычные мобильные телефоны редко выполняются в пылевлагозащитном корпусе и плохо работают при отрицательных термпературах – это скажется на возможности проведения инвентаризаций на кухне во время работы и в холодильных помещениях.

В целом, такое решение можно рекомендовать на начальном уровне, как замену бумажным ведомостям.

Рекомендуемое ПО: 

• Mobile SMARTS: Магазин 15 (компания Cleverence)
• DataMobile  (компания Сканпорт)

Дата-коллекторы

Дата-коллектор – небольшое устройство со встроенной памятью, куда можно считать большое количество штрих-кодов используя встроенный одномерный или двумерный сканер. Преимущество дата-коллекторов перед мобильным телефоном заключается в высокой скорости сканирования штрих-кодов, так как используется уже профессиональный лазерный или светодиодный сканер, одинаково хорошо работающий в любых условиях освещенности - если со стандартной камерой телефона скорость считывания штрих-кодов составляет в среднем 3-5 секунд, то дата-коллекторы сканируют штрих-код практически мгновенно.

Продвинутые модели дата-коллекторов позволяют загрузить из товароучетной программы таблицу товаров. Это позволяет на этапе сбора штрих-кодов отслеживать возможный пересорт, когда этикетка не соответствует товару, на который она наклеена, а также на месте разбираться с товарами, отсутствующими в базе данных.

Наличие экрана на дата-коллекторе упрощает работу при проведении алкоголя – наглядно видно, какой штрих-код нужно прочитать – линейный или c акцизной марки.

После сканирования всех товаров остается только выгрузить их в товароучетную программу как из обычного терминала сбора данных.

Из минусов таких решений можно отметить, как правило, недостаточную защищенность устройств при падениях, небольшой диапазон рабочих температур и ограниченные возможности по работе с товарами на устройстве.

Рекомендуемые решения:

• Mindeo MS3390 – для сбора линейных штрих-кодов
• Mindeo MS3590 – для сбора линейных штрих-кодов и инвентаризации алкоголя

Терминалы сбора данных

Терминалы сбора данных являются специализированными устройствами, предназначенными для проведения инвентаризаций, сбору товаров для отгрузки на другой склад, проверке товара на приемке и для решения других задач, возникающих на складе – для этого на ТСД устанавливается специализированное ПО с различными сценариями использования.

Большая часть терминалов выполняется в пылевлагозащитном и антиударном корпусе, для удобства ввода информации оборудуется цифровой клавиатурой. Некоторые модели подходят для работы при отрицательных температурах и могут применяться для инвентаризации в холодильниках.

Цены на ТСД зависит от защищенности устройства, мощности аппаратной платформы, типа встроенного сканера, наличия дополнительных аксессуаров и может варьироваться от 15 тысяч до нескольких сотен тысяч рублей.

Рекомендуемые решения:

• АТОЛ Smart.Droid – эконом-класс
• MobileBase DS5 – универсальный терминал с возможностью работы в холодильнике

Все документы, касающиеся движения МПЗ, можно оформлять в любых единицах измерения, предусмотренных для каждого конкретного товара (продукта). При вводе строки в документ после выбора МПЗ реквизит «Единица измерений» по умолчанию заполняется базовой единицей измерения. Однако пользователь может ее заменить на любую другую единицу измерения данного МПЗ. Данный механизм позволяет существенно снизить время, необходимое на ввод первичных документов, т.к. пользователю не надо в обязательном порядке пересчитывать количество МПЗ к базовым единицам измерения.

Учетные решения СофтБаланс предлагает гибкие возможности по ведению складского и товарного учета на любом предприятии общественного питания:

• Учет товародвижения по нескольким юридическим лицам,
• Разделение базовых операций (приход, расход) по зонам ответственности,
• Учет естественной убыли,
• Неограниченное количество складов,
• Одновременный учет в ценах реализации и по себестоимости,
• Любое количество характеристик для товарной позиции,
• Подсистема штрихового кодирования,
• Учет поставщиков товарной номенклатуры,
• Работа с ценами и номенклатурой поставщиков,
• Учет оборота алкогольной продукции с формированием квартальных и годовых деклараций,
• Резервирование товаров на складах,
• Работа с превышениями и устранение пересортицы,
• Использование торгового оборудования при работе с документами,
• Регистрация результатов инвентаризации.

Разработка продающего меню является важным шагом для привлечения и удержания гостей, ведь именно после знакомства с ним складывается стойкое впечатление о ресторане. Оформленное по всем канонам и соответствующее концепции заведения меню позволит продать больше выгодных позиций с максимальной маржей и поможет превратить случайных посетителей в лояльных гостей, которые вернутся к вам снова.

Ошибка многих рестораторов в том, что они уделяют внимание лишь дизайну меню, забывая о грамотном и логичном составлении карты блюд, без которой гости просто затеряются в хаотичном многообразии позиций. Систематизировать данные, а также выявить рентабельность тех или иных блюд помогут отчёты: ABC-анализ, Сырьевая матрица и Меню-инжиниринг.

ABC-анализ и меню-инжиниринг позволяют оценить экономические показатели каждого блюда: число продаж, приносимый блюдом оборот, маржинальную прибыль и так далее. Сырьевая матрица помогает проанализировать меню с точки зрения выхода блюд, конкуренции по входящим в них ингредиентам, правильности ценообразования и наполнению меню (общему числю блюд, количеству групп в меню и т. п.)

Используя вышеперечисленные отчёты вы сделаете первый шаг к анализу меню вашего ресторана.

При поступлении товара существует возможность автоматически обновлять основную цену приобретения в карточке товара. Для этого устанавливается соответствующий флажок в документе «Поступление товаров». В дальнейшем удобно использовать цену из карточки при подстановке ее в другие документы.

Создание ТТК — самая трудоемкая и рутинная работа по настройке автоматизированной системы ресторана. При меню среднего размера в 100-150 позиций такая работа может занять 2-3 дня даже у опытного калькулятора. А ведь вновь созданные карты еще нужно тщательно проверить! Но при этом меню среднего ресторана, как правило, содержит не более 20-30% уникальных блюд, да и они часто основаны на модификациях уже известных ранее рецептов.

Для повышения скорости запуска заведения и облегчения работы бухгалтеров-калькуляторов, технологов и шеф-поваров во всех учетных решениях Трактиръ реализована загрузка электронного каталога товаров и готовых технико-технологических карт и калькуляционных карточек из сервиса FoodCOST.

Позиционирование объектов сетевых ресторанов или какие-то маркетинговые задачи локального ресторана могут потребовать наличия разных вариантов приготовления одного и того же блюда. Например, для ланчей суп может быть «беднее» по ингредиентам, чем по обычному меню, или в ресторане сети в центре города вложения рыбы в ролл больше, чем в заведениях на окраине. Если рестораны сети расположены в разных городах или районах, то у них могут возникнуть сложности с закупкой полностью одинаковых ингредиентов, а это также потребует наличия нескольких одновременно действующих ТТК одного и того же блюда для разных объектов сети.

В нашей системе для каждого блюда может существовать несколько ТТК. В карточке номенклатуры действующая на данный момент ТТК в разделе «Калькуляция» на закладке «Производство» отмечается галочкой (в системе «Трактиръ: Back-Office» на закладке «Калькуляция»). Это свойство привязано к объекту реализации для автоматического определения действующей в данном ресторане калькуляции.   

Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:

• по средней себестоимости (в продуктах «Трактиръ: Management» и «Трактиръ: Back-Office»);
• по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (ФИФО) (продуктах «Трактиръ: Management»).

Различные способы оценки могут применяться независимо для каждого юридического лица (в зависимости от ПП).

В дополнение к стандартным возможностям выбора способа учета остатков в «Трактиръ: Management» реализован механизм, который позволяет выбирать для вида номенклатуры будет ли учет вестись «по среднему», либо по ФИФО. Это позволит, например, для подачи алкогольных деклараций выбрать для номенклатуры с видом «Алкоголь» метод учета ФИФО, а для вида номенклатуры «Блюда» — «по среднему».

Учетные решения СофтБаланс предлагает гибкие возможности по ведению складского и товарного учета на любом предприятии общественного питания:

• Учет товародвижения по нескольким юридическим лицам,
• Разделение базовых операций (приход, расход) по зонам ответственности,
• Учет естественной убыли,
• Неограниченное количество складов,
• Одновременный учет в ценах реализации и по себестоимости,
• Любое количество характеристик для товарной позиции,
• Подсистема штрихового кодирования,
• Учет поставщиков товарной номенклатуры,
• Работа с ценами и номенклатурой поставщиков,
• Учет оборота алкогольной продукции с формированием квартальных и годовых деклараций,
• Резервирование товаров на складах,
• Работа с превышениями и устранение пересортицы,
• Использование торгового оборудования при работе с документами,
• Регистрация результатов инвентаризации.

Ключевым параметром, характеризующим товарно-сырьевой оборот предприятия, является оборачиваемость запасов, которая выражается в днях и определяет скорость продажи среднего товарного запаса, хранимого на складе. При этом оборачиваемость и средний товарный запас вычисляются за один и тот же период, который определяется в зависимости от целей анализа. Понятно, что чем быстрее продается средний товарный запас, тем лучше — деньги из товарного запаса быстрее возвращаются в оборот, где их можно снова использовать.

Оборачиваемость считают по группам хранимых товаров, при этом контролируя, что оборачиваемость каждой позиции в группе находиться в приемлемых пределах.

Управлять оборачиваемостью можно несколькими способами:

1. Работать с меню ресторана, вводя или выводя из него позиции.

2. Обеспечивать вхождение основных позиций в 3-5 блюд меню, чтобы улучшить их оборачиваемость.

3. Работа с ценами, акциями, маркетинговыми активностями для повышения продаж.

4. Работа с поставщиками — повышение оперативности поставок, уменьшение партий, доступных к заказу. Это позволит держать на складе меньший товарный запас по позиции, дозаказывая ее небольшими партиями по мере необходимости.

и т.д.

Пересортом называется умышленная или случайная ошибка, при которой вместо одной товарной позиции используется (продается или перерабатывается) другая товарная позиция. При этом по одной позиции образуется излишек, выявляемый при инвентаризации, а по другой — недостача. Пересорт — это всегда негативная ситуация. Даже если вместо дорогой позиции случайно использовали другую, более дешевую. Нельзя забывать о репутационных потерях, т.к. потребитель в результате был обманут и получил блюда, приготовленное из других, более дешевых ингредиентов.

Также следует учитывать, что умышленная пересортица является распространенным способом воровства в ресторане. Получившуюся в результате такой пересортицы разницу злоумышленники могут монетизировать или вынести в виде излишков продукции.

Поэтому работа по анализу пересортицы и выявлению устойчивых схем злоупотреблений или систематических ошибок сотрудников крайне важна. Для этого в системе реализован отчет «Анализ пересорта», который строится на основании документов «Акт пересортицы». Данные, выводимые в отчете, могут быть отсортированы в порядке возрастания или убывания количества, суммы или учетной суммы оприходуемых или списываемых товаров, а также товаров, находящихся с ними «в паре» при формировании акта пересортицы.

Выяснить причины возникновения проблем с оборачиваемостью помогает отчет «Анализ товародвижения». В нем сведены в единую таблицу все операции, связанные с продажами, списаниями и оприходываниями товаров в заведении вместе с коэффициентами, показывающими аналитическую картину по характеру таких движений. Это коэффициенты остатков (аналог коэффициента оборачиваемости), продаж (отношение продаж к закупкам и оприходываниям) и списания (отношение списания к продажам). Значения коэффициентов позволяют оперативно отследить выход характеристик товародвижения от плановых норм или параметров товародвижения аналогичных товаров.

Отчет «Баланс» наглядно демонстрирует общее положение дел в заведении, выводя сальдо на начало и на конец периода и разницу между ними, а также показываются обороты за период и финансовый результат деятельности компании в виде простого и наглядного отчета, который умещается на одну экранную форму.

В отчет попадают:

Статьи баланса

• Товары на складах — стоимость товаров на складах в закупочных ценах.

• Товары в пути — стоимость всех перемещенных с одного склада на другой, но еще не подтвержденных товаров. Возможно только при существовании в фирме сети ресторанов (складов).

• Наличные деньги — сумма наличных денег в кассах в валюте управленческого учета.

• Безналичные деньги — сумма безналичных средств (на расчетных счетах) в валюте управленческого учета.

Взаиморасчеты

• Мы должны — все долги фирмы всем контрагентам.

• Нам должны — все вместе взятые долги, которые фирме должны все контрагенты.

• Итого — это разность между тем, что имеет фирма (товары на складах, товары в пути, наличные деньги, безналичные деньги и задолженность контрагентов фирме) и долгами фирмы («Мы должны»).

В отдельном блоке показаны обороты за выбранный период. Финансовый результат — разница между прибылью от продаж (с учетом превышений) и затратами.

Таким образом, отчет «Баланс» является контрольной панелью для получения оперативной информации по текущему финансовому положению ресторана. Этот отчет позволяет выявить те области, которые требуют детального внимания руководителя, помогая ему собирать в едином отчете информацию из самых разных объектов учета.

Помимо затрат, которые можно отнести к тому или иному виду деятельности предприятия, существуют общие затраты. Те, которые связаны с работой всей компании в целом, или те, которые трудно отнести к какому-то конкретному виду деятельности. Например, это аренда помещения или заработная плата сотрудников администрации и бухгалтерии.

С точки зрения управления финансами такие затраты могут списываться с общей прибыли, однако известно, что чем конкретнее можно определить владельца затрат, тем проще ими управлять. А такие «общие затраты», как правило, остаются «ничейными» и ни на кого, кроме владельца компании, не влияют, иногда сильно искажая финансовую картину результата деятельности того или иного направления.

В конфигурации «Трактиръ: Head-Office v1 БИЗНЕС» предусмотрена возможность учета общих затрат и их последующего автоматического распределения по видам деятельности компании, в соответствии с заданным способом распределения. Для этого предусмотрен справочник «Виды деятельности», элементы которого имеют весовые коэффициенты, позволяющие учитывать их вклад при распределении общих затрат. Причем эти весовые коэффициенты могут быть периодическими, корректно изменяться и пересчитываться в зависимости от ситуации.

Сами «статьи затрат» могут распределяться по видам деятельности как в автоматическом, так и в ручном режиме при формировании документа «Распределение общих затрат»

Чем точнее удается связать понесенные затраты с видом деятельности, их вызвавшем, тем точнее с точки зрения финансов, становится управление рестораном. В конфигурациях «Трактиръ» реализованы удобные инструменты, серьезно облегающие работу по контролю за затратами.

Известно, что для уменьшения потерь при хранении и обработке продуктов важно, чтобы один ключевой ингредиент входил в 3-5 блюд меню ресторана. Это позволит обеспечить его оборот в таких объемах, чтобы избежать порчи продукта от слишком длительного хранения из-за редкого заказа одного уникального блюда. Но часто бывает и обратная ситуация, когда ключевой ингредиент, например куриное филе, входит в 7 и более блюд. Это отлично для его оборачиваемости, но как это выглядит в меню? Ведь сырьевая конкуренция не менее опасна, чем сырьевой дефицит.

В анализе такой ситуации шеф-повару ресторана хорошо помогает аналитический инструмент «Сырьевая матрица», реализованный в Трактиръ: Head-Office. Его задача – посчитать число вхождений основных ингредиентов в меню ресторана. Малое число вхождений (редкий ингредиент) опасно тем, что расход товара будет небольшим, что приведет к его порче при хранении. Большое число вхождений сделает меню однообразным и скучным или чересчур раздутым. В этом случае имеет смысл подумать о выводе таких однообразных блюд из меню и его балансировки за счет других ингредиентов.

Исключениями из этого правила могут стать те товары, которые могут длительно храниться без потери качества. Или те, которые делают ваш ресторан уникальным и входят в состав его фирменных блюд. Безусловно, если такие блюда хорошо продаются.

Хорошо сбалансированное меню – залог экономического здоровья любого ресторана!

В решениях Трактиръ реализован полный цикл учета алкоголя, который позволяет контролировать соответствие остатков в ЕГАИС реальными остатками алкогольной продукции на предприятии. Для решения этой задачи задействовано несколько механизмов:

1. Инвентаризация алкоголя. В специальном документе «Инвентаризация алкогольной продукции» проводится пересчет алкоголя в разрезе алкокодов, и данные сверяются с остатками, загруженными из системы ЕГАИС. По расхождениям формируются документы «Акт списания ЕГАИС» и «Акт постановки на баланс ЕГАИС», которые корректируют остатки в ЕГАИС с учетом реальных остатков алкоголя. Пересчет алкоголя выполняется как 2D-сканером штрих-кодов, так и терминалом сбора данных. Если ведется продажа алкоголя только целой тарой, то результаты пересчета алкогольной продукции могут быть переданы в документ «Инвентаризация товаров» для выравнивания остатков в управленческом учете.
   
2. Отражение продаж в системе ЕГАИС для общественного питания. На протяжении смены во фронт-офисных системах «Трактиръ: Front-Office» или «АТОЛ: Frontol» фиксируется вскрытие тары для продажи алкоголя, продаваемого порциями или по бокалам. В конце дня информация о вскрытой таре передается в бэк-офисные решения Трактиръ, где на основании полученных данных формируется специальный документ «Акт списания ЕГАИС» для алкогольной продукции, не подлежащей фиксации в ЕГАИС.
3. Фиксация продажи алкоголя в ЕГАИС для розничной торговли. В «Трактиръ: Front-Office», при продаже алкогольной продукции целой тарой, в обязательном порядке запрашивается чтение акцизной марки. В момент закрытия чека информация по всей маркируемой алкогольной продукции передается в систему ЕГАИС, а гостю выдается чек, содержащий QR-код, по которому можно проверить легальность приобретенного алкоголя.
4. Фиксация прочего расхода. Иногда случаются ситуации, когда необходимо списать купленный алкоголь. Как правило, это происходит при порче, утере алкоголя, расходу на маркетинговые нужды и прочий расход, когда невозможно отразить реализацию. В этом случае в бэк-офисных решениях оформляется «Акт списания ЕГАИС».

Эти средства позволяют вести точный учет алкоголя на предприятии и показать соответствие остатков алкоголя в ЕГАИС реальным остаткам на предприятии. 

Поддерживаются следующие операции:

•     Загрузка и сопоставление классификаторов организаций и алкогольной продукции;
•     Загрузка входящих документов «Товарно-транспортная накладная ЕГАИС»;
•     Формирование и отправка актов подтверждения, отказа или расхождений по входящим документам ТТН;
•     Ввод документа «Приходная накладная» по подтвержденным полностью или частично ТТН;
•     Запрос остатков организации;
•     Создание ТТН ЕГАИС на основании перемещения между обособленными подразделениями и возврата товаров поставщику, что дает возможность отражения операций перемещения товаров между обособленными подразделениями и возврата товаров поставщику через ЕГАИС*;
•     Работа с исходящей ТТН ЕГАИС — ожидание и обработка подтверждения, отклонения, акта о расхождениях от получателя. Работа с актом о расхождениях.

С 2012 года сдача алкогольных деклараций для большого числа ресторанов и кафе является неотъемлемой частью ежеквартальной отчетности. В 2014 году Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (РАР) внесла изменения в порядок подачи алкогольных деклараций. Мы представим, как должны подаваться декларации предприятиями общественного питания на сегодняшний день.

При разработке деклараций в бэк-офисных решениях Трактиръ компания СофтБаланс учла следующие вопросы.

1. Кто должен сдавать алкогольные декларации

Декларации должны подавать все организации, которые осуществляют продажу алкогольной продукции, а также индивидуальные предприниматели, в ассортименте которых есть пиво и пивные напитки.

В Трактире есть возможность подготовить декларации отдельно по каждому юридическому лицу, в том числе и с разделением по обособленным подразделениям.

2. Когда необходимо предоставлять декларации

Декларацию необходимо подать в срок до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Если последняя дата, когда можно подать отчетность, выпадает на выходной или праздничный день, то она переносится на первый рабочий день после выходного.

На подготовку деклараций в Трактире уйдет всего несколько минут, т.к. для формирования используются все первичные документы, которые заводятся для ведения управленческого или бухгалтерского отчета.

3. В каком виде можно подать декларации

Декларации с 2014 года можно подавать только в электронном виде. Для отчетности потребуется наличие электронной подписи и средства криптозащиты.

Данные необходимо подготовить в специальном формате на основе XML.

В Трактире можно проконтролировать внешний вид деклараций в виде отчета, сверить данные с первичными документами и выгрузить для дальнейшей отправки файлы в нужном формате.

Файлы можно отправить через специализированное ПО от РАР, либо через сторонние сервисы, например, 1С-Отчетность, доступных по подписке ИТС.

4. Какие декларации нужно подавать розничным предприятиям?

Для предприятий общественного питания в Трактире используется 2 формы деклараций:

• Форма 11 – для крепкого алкоголя, вина и прочих подобных напитков;
• Форма 12 – для пива и пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи.

Если не было продаж алкогольной продукции, но предприятие обладает лицензией на продажу алкогольной продукции, то необходимо подавать «нулевые» декларации.

5. Корректирующие декларации

При обнаружении ошибок или неточностей в декларации в отчетный период нужно подать корректирующую декларацию, где будут отражены сведения с уточнениями исходной декларации. Корректирующую декларацию необходимо подать в течение квартала, следующего за отчетным.

В Трактире выбор декларации, первичная или корректирующая, происходит при формировании отчетов с декларациями.

6. Ответственность за нарушение правил подачи деклараций

За нарушение сроков подачи деклараций или непредоставление деклараций, искажение данных, организации могут получить штраф в размере от 50 до 100 тысяч рублей. Директор предприятия может быть оштрафован на сумму от 5 до 10 тысяч рублей.

Если нарушение, связанное с декларациями, будет выявлено в течение года повторно, то предприятие может быть лишено лицензии на продажу алкоголя.

Чтобы избежать штрафов, кроме высокой скорости формирования декларации в Трактире реализована возможность сверки с данными поставщиков, где показываются расхождения в объеме. Это позволит скорректировать ошибочно заведенные приходные накладные и избежать проблем с проверяющими органами.

Таким образом, Трактиръ позволяет столь ответственную работу делать в нужные сроки и с высоким качеством, что непременно скажется на рациональном использовании рабочего времени сотрудников и финансовом состоянии предприятия.

Возможность планирования производства в общественном питании существенно повышает экономическую эффективность заведения. Производственные столовые со стабильным потоком посетителей, фабрики-кухни, заведения с прогнозируемой посещаемостью, банкетные и свадебные рестораны — все эти типы заведений могут закупать только нужные ингредиенты и только в нужный момент, оптимизируя закупки, минимизируя потери на хранении и порчу, сокращая размер отвлеченных денежных средств.

В основе этого бизнес-процесса в системе лежит документ «План-меню», который может быть основанием для «Выпуска продукции» и «Требования в кладовую», на основании которых в свою очередь могут быть сформированы документы планирования закупок недостающих ингредиентов. Настройки документа «План-меню» позволяют оптимизировать его под работу с «Банкетом» или со «Шведским столом».    

Учет производства на предприятиях общественного питания может строиться по «прямой» и по «обратной» схеме. В первом случае используется классическая схема, основанная на последовательных этапах, начиная с планирования производства, закупки и подготовки ингредиентов, выпуске продукции и ее реализации. Но такая схема хорошо подходит для столовых, фабрик-кухонь, банкетных ресторанов и не всегда реализуема в классических заведениях, где процесс прогнозирования производства сложен — повара готовят те блюда, которые заказали клиенты, делают они это быстро, все внимание уделяя качеству и оперативности свой работы. При этом учетные вопросы списания фактически используемых ингредиентов решают уже по факту, обычно при закрытии смены. Такую схему учета называют «обратной», когда производственные документы и документы товародвижения формируются по факту реализации готовых блюд за смену. Наша система делает это автоматически, на основании отчетов о продажах — в учетной системе будут отражены выпуски проданных блюд, при нехватке ингредиентов на складах производства будут сформированы «перемещения» — система «подгоняет» учетные документы под реальные процессы «задним числом».

Такой подход позволяет сократить затраты на ведение учета в заведении, потому что эти задачи может решать бухгалтер-калькулятор в свободном режиме и в своем графике, не привязанном к реальному времени совершения фактов хозяйственной деятельности. Если при этом будут проходить постоянные сверки и инвентаризации данных, полученных таким расчетным способом с реальными остатками, то и качество информации в учетной системе от такого упрощения не пострадает.

Закупка продукции для производства в общественном питании часто сталкивается с необходимостью заменять тот или иной ингредиент на аналогичный — рост цены, смена поставщика, сезонность и т.д. Лишь немногие рестораны могут позволить себе работать с фиксированным списком закупаемых продуктов, остальные часто используют то, что смогли купить именно сейчас. Чтобы учесть эту особенность и облегчить работу по учету таких замен продуктов в ТТК в нашей системе реализован механизм работы с аналогами ингредиентов.

Для этого в каждой карточке используемой номенклатуры есть возможность ввести список аналогов, указав приоритет их использования. После этого при проведении документов «Выпуск продукции» система при обнаружении недостачи ингредиентов сможет сама заменить их на те аналоги, которые есть в наличии в соответствии с указанным приоритетом. Это позволяет сильно упростить работу бухгалтера-калькулятора по учету продукции и отражает реальную ситуацию на кухне заведения — именно так должны поступать и повара в случае отсутствия необходимых ингредиентов и использовать их аналоги.

Однако такая автоматизация требует особого контроля за соответствием реальных товародвижений расчетным. Повара на кухне могут ошибиться и использовать другие аналоги вместо рекомендуемых, что приведет к ошибкам в учете. Но при хорошо налаженном взаимодействии сотрудников кухни и администрации такие ошибки быстро исправляются и не приводят к серьезным последствиям.

В общем случае, если на указанном в документе складе недостает ингредиентов, необходимых для выпуска заданного количества продукции, то проведение документа «Выпуск продукции» становится невозможно. Однако в реальности если повару для приготовления нужно 200 грамм продукта, а в наличии есть только 190 грамм, он все равно будет готовить блюдо. Чтобы учесть такие ситуации в системе реализован механизм учета недовложений. При установленном флаге «Разрешить недовложения» предусмотрена возможность выпуска продукции с недовложением недостающих ингредиентов на величину, не превышающую заранее установленный допустимый процент (но не более 9%).

Такой механизм создан для отражений реальных ситуаций, возникающих на предприятиях общественного питания, и помогает максимально приблизить данные в учетной системе к реальным данным, а значит повысить их достоверность и полезность.

Шведский стол — способ подачи пищи, при котором множество блюд выставляются рядом, и еда разбирается по тарелкам самими гостями. Такая технология очень популярна в банкетных ресторанах, ресторанах при отелях или развлекательных центрах и очень хорошо воспринимается гостями. Разновидностью шведского стола можно считать форматы «фуршет», «банкет» или «буфет», при которых по такой технологии подается только часть блюд (например, десерты, закуски или салаты).

Производственный учет такой технологии работы заведения представляет собой не простую задачу. Ведь можно просто списать все продукты, использованные при приготовлении блюд для шведского стола, зафиксировав общую итоговую выручку от реализации. Но реальная картина гораздо сложнее! Что делать с остатками блюд, как учесть стаф-питание, разные варианты оплаты шведского стола? В нашей системе реализованы гибкие механизмы, позволяющие отражать различные варианты работы по такой технологии, как при прямом так и при обратном методе учета.

Основой технологии является документ «Отчет шведского стола», собирающий в себе всю информацию о мероприятии — приготовленные блюда, проведенные оплаты, фактическая реализация блюд, возвраты на кухню и списания на питание персонала. На основании этих данных система автоматически формирует все необходимые движения товаров и денежных средств, максимально полно отображая в учетной системе реальную информацию.

Работа по технологии «Шведский стол» сложна в контроле, т.к. дает большие возможности для злоупотреблений, как со стороны гостей, так и со стороны персонала. Однако, при хорошо поставленном учете и контроле со стороны руководства, эта технология становится не только привлекательной для гостей заведения, но и прибыльной для его владельцев. Трактиръ дает для этого все возможности.

При закрытии смены в заведении автоматически формируются отчеты кассовой смены. Эти отчеты могут быть загружены в «Трактиръ: Management» (документ «Отчет ФО») и «Трактиръ: Back-Office». При проведении этих документов можно настроить режим автоматического формирования документов «Выпуск продукции» и «Перемещение товаров» по тем блюдам, реализация которых произошла за смену. В этом случае будет происходить списание продуктов с того склада, где хранятся ингредиенты и осуществляется производство, а оприходование готовой продукции будет производиться сразу на розничный склад, с которого идет продажа. Такой подход к работе «по факту» позволяет существенно облегчить задачи по учету ингредиентов для бухгалтера-калькулятора, что позволит ему уделять больше времени фактическому контролю за движением запасов в заведении.

Необходимые схемы движения продуктов и блюд нужно заранее указать на закладке «Товародвижение» в карточке номенклатуры.

Ведение учета в разрезе нескольких юридических лиц в одной базе данных. Все юридические лица организации могут иметь свою учетную политику и применять свой режим налогообложения. Такой подход позволяет организации существенно оптимизировать затраты на налоги при полном соблюдении требования фискального законодательства.
Как правило предприятия выделяют юридическое лицо для торговли алкогольной продукцией, работа с которой налагает дополнительные требования к виду юридического лица и применяемой системы налогообложения. При этом весь остальной оборот проводят через другое юридическое лицо, применяющее льготную систему налогообложения.

Такое разделение требует дополнительных усилий при учете, но позволяет существенно экономить на налогах. Системы Трактиръ позволяют максимально упростить такой учет, автоматически разделяя оплаты на нужные кассовые аппараты, формируя внутрифирменные перемещения, учитывая раздельное движение денежных средств и формируя нужную регламентированную отчетность.

Бэк-офисные решения «Трактиръ» поддерживают обмен данными с широким спектром специализированных кассовых программных продуктов, что позволяет сделать конфигурацию учетной системы заведения более гибкой. Владелец заведения может выбрать кассовую систему под свои потребности или оставить используемую ранее систему, заменив только модуль бэк-офиса.

Для предприятий общественного питания реализована загрузка данных о продажах для следующих решений:

• Трактиръ: Front-Office,
• Frontol
• R-Keeper v.6 и v.7,
• Эвотор.

В общем случае обмен данными осуществляется в двустороннем режиме, когда из бэк-офисного решения во фронт-офис выгружаются данные о продаваемой номенклатуре и розничных складах, а из фронт-офиса в бэк-офисные решения загружаются данные о продажах за смену. 

Для ряда решений реализована возможность получать данные не только на конец смены, но и оперативные данные по текущим продажам, что позволяет получить актуальную информацию по текущим остаткам товаров, блюд и полуфабрикатов на складе. Такая возможность будет полезна для проведения внезапной инвентаризации и формирования заказа поставщикам.